Дадим краткую характеристику основным представителям деловой корреспонденции.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импор­теру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о това­ре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и ис­пользуются для подготовки и заключения сделок.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий со­бой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества то­вара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

Среди служебных писем можно выделить письма циркуляр­ные, информационные, гарантийные, сопроводительные, пись­ма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, рекламные письма и ряд других.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая органи­зация, которая сообщает подчиненным предприятиям опреде­ленные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантиро­ваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по при­лагаемым документам. Сопроводительное письмо является так­же средством контроля за движением документов и материаль­ных ценностей.

Письма-подтвержд ения высылаются для подтверждения по­лучения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и пере­чень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной ин­формацией.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность орга­низации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благо­дарность за усилия по ее исполнению.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного кон­такта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на за­прос и начинаются со слов «сообщаем на Ваш запрос», «изве­щаем Вас».

Информационные письма. Это разновидность письма-извеще­ния, своевременно информирующего заинтересованное долж­ностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для та­кого письма достаточно подписи секретаря-референта. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо под­писывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивиду­альному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать напечатанные типограф­ским способом трафареты, в которых свободные места запол­няются от руки указанием фамилии, имени, отчества пригла­шенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Структура служебного письма

Оформление служебного письма складывается из подготов­ки соответствующего бланка (см. п. 3.5) и нанесения необходи­мых реквизитов на его рабочее и служебное поля.

Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо — это малообъем­ный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматривается не­сколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и бо­лее страниц. Однако, каким бы письмо ни было, в нем просмат­ривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, реше­ния вышестоящих организаций и другие аргументы, послужив­шие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатировать­ся отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем пример структуры письма-просьбы:

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Тексты сложных, многостраничных писем могут разбивать­ся на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости — и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с по­мощью абзацев — отступов в строке при начале новой смысло­вой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Для современной деловой пе­реписки характерна подготовка простых писем, в которых обыч­но рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не дол­жно занимать более одной страницы формата А4.

Служебные письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организа­циями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 ис­пользуют, если письмо не превышает 8 строк.

Письмо как минимум оформляют в двух экземплярах. Пер­вый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, вто­рой (его называют «копией») распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело, как свидетельство выполненной работы.

Составление текста письма и его оформление требуют к себе творческого отношения. Руководитель, каждый специалист дол­жен быть не только компетентным в своей области деятельнос­ти, но также владеть мастерством формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения по­каза макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.

На рис. 5.10, 5.11 приведены макет и образец входящего слу­жебного письма. Автор старался выдержать их в полном соот­ветствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Далее (с. 139—142) приведен ряд текстов реальных служебных писем с целью дать возможность учащемуся самостоятельно проанализировать структуру документов, определить их вид, оценить язык и стиль изложения, предложить пути улучшения текста.

Опыт, практика показывают, что нет такого документа, тек­ста (включая эту книгу), где не было бы ошибок, опечаток, опи­сок, в крайнем случае, повода для замечаний.

4. Оформление информационно-справочной документации. Телеграммы. Акты. Протоколы. Объяснительные записки.

Телеграмма — документ, отличающийся от других способом передачи — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с не­сколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом — в разные пункты.

Телеграммы бывают следующих категорий: простая, срочная, правительственная и международная. Применяются такие раз­новидности телеграммы: фототелеграмма, телеграмма с заверен­ной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др. Адрес телеграммы часто является услов­ным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без со­юзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости ис­пользуются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (но­мера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Телетайпограммы оформляются аналогично.

Телефонограмма — оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и от­чества должностных лиц: номер, дата и время передачи и при­ема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и под­пись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 как для служебного письма, т. е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О при­бытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, чет­ко, простыми предложениями. В первой части телефонограм­мы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы из­лагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Факс (телефакс) — как способ передачи информации полу­чает все большее распространение. Он удобен, так как со ско­ростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ фор­мата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требова­ний к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст дол­жен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Актом называют документ, составленный несколькими лица­ми (комиссией), подтверждающий установленные факты, собы­тия или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.

Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги фор­мата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных рекви­зитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения (см. п. 3.5, стр. 53). Название документа печатается от левого поля формуляра с двойной разрядкой «А К Т».

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатиру­ющей. Вводная часть включает изложение основания для со­ставления акта и перечень лиц, присутствовавших при актиро­вании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.

Протокол — документ, в котором фиксируется последова­тельность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. д.) поставленных во­просов и принятых решений.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и харак­тер обсуждения, — предпочтительнее. Первая страница прото­кола оформляется на общем бланке ОРД формата А4. Последу­ющие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида доку­мента (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллектив­ного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последователь­ности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕ­ШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИ­ЛИ, печатают от левого поля формуляра.

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно офор­млению выписок из приказа по основной деятельности (см. п. 5.2.3).

Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возмож­но оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения.

Докладная записка — документ, адресованный вышестояще­му руководителю, с изложением конкретной проблемы или по­становкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения докладные за­писки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут пред­ставляться руководству систематически.

Текст докладной записки делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вто­рая, как было сказано, содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внут­ренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается ру­кописный способ) формата А4 с угловым расположением посто­янных реквизитов.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лица­ми, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, иници­ативный или отчетный характеру. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо.

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части из­лагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во вто­рой — делаются выводы и даются предложения по поставлен­ному вопросу.

Объяснительная записка — документ, объясняющий вышесто­ящему непосредственному руководителю причины невыполне­ния какого-либо поручения, нарушения трудовой или техноло­гической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объясни­тельной записки аналогичны реквизитам докладной записки.