Унифицированные системы документации

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназна­чены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим норма­тивным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Формуляр-образец

Совокупность реквизитов для конкретного документа определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества.)то свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных «ручных» технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных (информационных) технологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант. Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Требования к построению формуляра-образца следующие: форматы бумаги — от A3 до А6 с горизонтальны» (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста; служебные поля — поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм; конструкционная сетка с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машинки (2,6 на 4,25 мм), что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman Cyr 14 или Times New Roman 14; состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

2. Требования к оформлению реквизитов документов

Каждый документ состоит из отдельных составляю­щих его информационных элементов, которые называют­ся реквизитами (подпись, печать, текст, название доку­мента и т.д.). Реквизиты — это опознавательные элемен­ты документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей лекальной теме, например авторство, возможность дос­тупа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основ­ном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (гри­фы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она на­зывается постоянной частью, т.е. постоянные реквизи­ты — это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.

Дополняющая, конкретизирующая информация вно­сится при этом только при оформлении конкретного до­кумента и называется переменной частью, т.е. перемен­ные реквизиты — это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте определено 30 реквизитов (было 29). Расположение их показано на схемах.

(Из стандарта)

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Таблица — перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка, ведомость. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92.

Существуют следующие обязательные элементы таб­лицы и порядок их графического расположения:

Таблицы в тексте (за исключением таблиц приложе­ний) нумеруются арабскими цифрами сквозной нуме­рацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельной; нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед jцифрой обозначения приложения.

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Заголовок пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую стра­ницу, то ее можно разделить на части, которые помеща­ются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таб­лицы...», повторяют ее головку и боковик.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с про­писной буквы, а подзаголовки граф — со строчной бук­вы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указы­вают в единственном числе.

Не допускается включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ста­вится в боковике таблицы непосредственно перед наиме­нованием.

Перед числовыми значениями величин и обозначения­ми типов, марок и др. продукции порядковые номера не проставляют. Числовые значения показателя должны проставлять­ся на уровне последней строки наименования показате­ля.

При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (так тире).

Если в пределах одной графы текст, состоящий из од­ного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками.

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не раз­решается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фра-1ы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. Если в таблице строки разделены горизонтальными пиниями, текст повторяется полностью.

Значительно улучшает восприятие информации, и прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление — то есть в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллеги­альных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в до­кументах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (т.н. презентации), исполь­зуются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в до­кументах определен ГОСТ Р 1.5-92.

Требования к бланкам документов

Основные форматы бумаги

ИСО - А ряд		ИСО - В ряд
(основные	форматы)	(вспомогательные форматы)
Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм
АО	841x1189	ВО	1000x1414
А1	594x841	В1	707x1000
А2	420x594	В2	500x707
A3	297x420	ВЗ	553x500
А4	210x297	В4	250x353
А5	148x210	В5	176x250
А6	105x148	В6	125x176
А7	74x105	В7	88x125
А8	52x74	В8	62x88
А9	37x52	В9	44x62
А10	26x37	В10	31x44

Из стандарта

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая сле­дующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, пра­вое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографского издания.

Оформление полей согласно гост 6.30-2003.

4. Корректурные знакии правила их применения

При оформлении оригинала документа нередко допус­каются ошибки, а также может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст допол­нительных слов или фраз. Кроме того, возможно, потре­буется сделать указания для машинистки, которая будет печатать документ, о выделении элементов текста печа­танием вразрядку, подчеркиванием и т.д. Для этой цели используются корректурные знаки.

Корректурные знаки — это система графических зна­ков, служащих для указания места и характера исправ­ления ошибок в тексте. Графические начертания этих зна­ков приведены в ГОСТ 16347-76 «Знаки корректурные», который введен в действие с 1 января 1977 г. (в настоя­щее время он не отменен).

Корректурные знаки подразделяются на следующие группы: 1) знаки замены, выкидки и вставки; 2) знаки перестановки печатных знаков; 3) знаки изменения пробе­лов; 4) знаки абзацного отступа, красной строки; 5) знаки исправления технических дефектов набора.

Основные корректурные знаки, их назначение и при­менение представлены в таблице.

Назначение и применение корректурных знаков

Корректурный знак	Назначение	Применение в тексте
	Сделать абзац. Знак ставят в том месте, где должен быть сделан абзац	В учреждениях существует три организации делопроизводства. Z централизованная, децентрализованная, смешанная
	Печатать текст без абзаца (в подбор)	Загнутыми концами линии соединяют конец предыду­щей и начало последующей строки. Это означает печатать текст в подбор
	выключить строку посередине формата в красную строку). Знак ставится в на­чале и в конце вы­ключаемой строки	Заголовок, формулы пишут посередине формата. На­пример: -» Номенклатура дел
	Записать слово вразрядку	Этим знаком подчеркивают слова, в которых надо сде­лать разрядку.
	Убрать разрядку внутри слов	Этим знаком подчеркивают слова, в которых следует уничтожить разрядку
	Поменять местами соседние буквы, слова или группы слов	Половиной знака охватыва-ют! букву I одну I или группу 5укв (слов), другой полови­ной знака — другую
	Переставить слова	За словами ставят скоб­ки с цифрами, показываю­щими, в порядке каком слова переставить следует
	Переставить слова или группу слов из одной строки з дру­гую	Подлежащий переста­новке текст обводят круж­ком, от которого проводит­ся к месту перестановки стрелка
	Подвинуть текст	Линейка, в которую упира­ется стрелка, показывает, до какого предела сдвинуть текст
	Сделать пробелы между словами	Этим знаком разделяют слова, ошибочно напечатанных слитно
	Уничтожить пробел в слове или умень­шить между словами	Знаком пользуются для уничтожения пробелов между буквами или уменьшения пробела между сло­вами
	Уничтожить лиш­нюю букву в слове	Этим знаком вычеркивают лишние буквы в середине слов
	Исключить ошибоч­но написанное слово	Ошибочно напечатанные слова зачеркиваю горизонтальной чертой поперечными черточками хвостиками на концах
	Убрать лишний текст, знаком пере­черкивают этот текст	Лишний текст, напечатанный в двух и белее строках зачеркивают и обводят
	Восстановить оши­бочно зачеркнутое слово	При отмене исправление под Е»ачоркпутым1.слово1 ставят точки
	Вставить букву в слово, заменить букву	Этим знаком зачеркиваютнеправильно написанную букву и сверху пишут ту, которую надо
	Вставить слово или несколько слов	Знак ставят на месте пропуска и надписыва­ют недостающее слово
	Заменить несколько рядом стоящих букв или слов	Знаком перечеркивают не­правильно написанные |деяв
	Заменить строчную букву прописной и прописную строчной	В первом случае букву под­черкивают двумя черточка­ми снизу, Во втором слу­чае две черточки ставят над буквой
	Сделать вставку текста с подобным с знаком	Рядом с данным знаком должно стоять указание, откуда берется вставка — страница или пометка «см. m обороте» ®

Тема 3. Составление и оформление основных видов документов

Оформление организационных документов

Как уже было сказано (п/3.1), в состав ОРД входит органи­зационная документация. К числу организационных докумен­тов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и неко­торые другие документы.

В зависимости от организационно-правовой формы органи­зации к учредительным документам относится устав организа­ции; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях со­ответствующего вида.

Обязанности администрации по организации труда работни­ков обычно оговариваются в правилах внутреннего распорядка. В некоторых организациях действует аналогичный документ — положение о персонале. Документы определяют трудовые пра­воотношения работников с организацией, взаимоотношение персонала с руководством организации и другие вопросы.

При наличии в организации нескольких структурных подраз­делений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой ста­тус, задачи функции, права, обязанности и ответственность. Должностные инструкции определяют функции, права и обя­занности сотрудников организации.

Устав организации основным учредительным документом, опре­деляющим правовой статус организации, необходимым соглас­но закону для ее государственной регистрации. С момента ре­гистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано толь­ко данной организацией.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участ­никами) хозяйственных обществ, производственных кооперати­вов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собрани­ем его членов. Устав государственного и муниципального уни­тарного предприятия утверждается уполномоченным на то го­сударственным органом или органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.

Устав — это сложный и объемный документ. В нем излагают­ся правила, регулирующие деятельность организации, взаимо­отношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закреп­ляет организационно-правовую форму организации, ее назва­ние, адрес, органы управления, контроля, порядок распределе­ния прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном рас­писании закрепляется должностной и численный состав орга­низации, указывается фонд зарплаты.

Образцом устава акционерного общества (открытого, закры­того) может служить Устав, подготовленный на основе действующего российского законодательства с учетом опыта работы акционерных обществ, а именно, Федерального закона «Об ак­ционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. Устав оформляется на общем бланке организации.

Структура текста и его содержание определяются разработ­чиками устава. В число обязательных разделов включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи создавае­мой организации).

2. Организационная структура (состав структурных подраз­делений, их функции и взаимосвязи).

3. Регламент организации (формы и методы управления, пра­ва и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (определение размеров ос­новных и оборотных средств, источники, порядок распоряже­ния средствами и ценностями).

5. Отчетная и ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации организации.

Штатное расписание — документ, устанавливающий структу­ру, штатный состав и штатную численность организации в со­ответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме №Т-3.

Положение — организационно-правовой акт, определяющий. порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответ­ственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений-.

Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. Проект положения о подразделении согласовывают с юриди­ческим отделом и представляют на утверждение руководителю предприятия.

Текст положения может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, органи­зация работы предприятия в целом или конкретного структур­ного подразделения.

Краткая характеристика содержания разделов положения на примере Положения о пер­сонале предприятия, организации.

Раздел 1 «Общие положения» определяет цель, для которой разработано Положение, и перечисляет конституционные га­рантии персонала в области занятости.

Раздел 2 «Порядок найма и высвобождения персонала» включает процедуры приема на работу персонала, в частности, перечень необходимых документов, оформление приказа о приеме, про-

ведение инструктажа по технике безопасности, условия работы. Подробно разъясняются права и обязанности работников, во­просы продвижения персонала по службе, регламентируются вопросы перевода на другую должность. Детально расписыва­ется порядок расторжения трудового договора (контракта) как по инициативе работника, так и по инициативе администрации.

Раздел 3 «Основные обязанности персонала» перечисляет круг обязанностей по своей специальности, квалификации или долж­ности, которые должен выполнять персонал в рабочее время.

Раздел 4 «Основные обязанности администрации» определяет перечень обязанностей руководства организации, которые дол­жны выполняться в соответствии с действующим законодатель­ством. В число таких обязанностей входят эффективная органи­зация труда персонала, совершенствование форм и методов оплаты труда, соблюдение законодательства об охране труда и технике безопасности, контроль за соблюдением рабочими, спе­циалистами и администрацией инструкций по гигиене труда и производственной санитарии, противопожарной охране и т. п.

Раздел 5 «Рабочее время и его использование» оговаривает на­чало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания, оп­ределяет график сменности, формы и организацию учета явки на работу, порядок предоставления отпусков и некоторые дру­гие вопросы.

Раздел 6 «Поощрения за успешные результаты работы» пере­числяет виды поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, разработку и внедрение рационализаторских предложений, повышение про­изводительности труда и т. д.

Раздел 7 «Ответственность за нарушение трудовой дисципли­ны» оговаривает меры дисциплинарного воздействия на неради­вых работников, перечисляет виды нарушений трудовой дисцип­лины, порядок их фиксирования и соответствующие санкции.

При необходимости тексты положений корректируются со­ответственно приказом вышестоящей организации или руково­дителя предприятия.

Должностная инструкция — организационно-правовой доку­мент, устанавливающий для работника организации (подразде­ления) конкретные трудовые (должностные) обязанности в со­ответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция — эффективное средство управле­ния персоналом. Она выполняет организационную, регламен­тирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудо­вой договор (контракт) с работником. Трудовой договор (кон­тракт) и должностная инструкция используются при разреше­нии конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязан­ность руководителя подразделения и отдела управления персо­налом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждает­ся руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом ру­ководителя организации.

Оформление распорядительных документов

Распорядительные документы играют важную роль в управ­лении предприятиями, организациями.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к ни­жестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым кол­лективам и организациям.

Постановление является правовым актом, принимаемым выс­шими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важ­ных и принципиальных задач, стоящих перед данными органа­ми.

Юридическими основаниями для издания постановлений являются законы Российской Федерации, постановления Сове­та Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления дол­жны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ); наименование вышестоящего органа или должностного лица, издающего постановление; наименование вида документа (постановление); дату документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст постановления; подпись руководителя органа, издающего постановление, председателя и секретаря комиссии.

Текст постановления, как правило, имеет вступительную часть, в которой, если требуется, разъясняются цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постанов­ления и другие ведомственные нормативные акты. Вступитель­ная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯ­ЕТ», «ПОСТАНОВЛЯЮ».

Постановляющая часть документа излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления со­держат конкретные поручения и включают: наименование орга­на или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.

Указание — распорядительный документ, издаваемый орга­нами государственного управления, министерствами, ведом­ствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания ука­заний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командиро­вания, наложении взыскания и т. д. В этом случае указание мо­жет быть оформлено на ПК упрощенно на чистом листе бума­ги формата А4 с расположением постоянных реквизитов флаговым методом в угловом варианте исполнения (см. п. 3.5, с. 53).

Приказ по основной деятельности — это важнейший правовой распорядительный доку­мент, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и такти­ческих задач. Приказы по организации работы трудового кол­лектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Кроме приказов по основной деятельности существуют при­казы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение ра­ботников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: конста­тирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа, Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫ­ВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ста­вится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько раз­нохарактерных действий, тс его распорядительная часть делит­ся на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подраз­деления, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается долж­ностное лицо или структурное подразделение, которому вменя­ется контроль за исполнением приказа.

В процессе разработки приказа составляется список рассыл­ки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям. Пример при­каза по основной деятельности приведен на рис. 5.6.

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае дела­ется выписка из него. По составу реквизитов и оформлению, выписка практически не отличается от самого приказа. В вы­писке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИ­КАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо пол­ного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть оформлена (на ПК, пишу­щей машинке) на чистом листе бумаги формата А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым спо­собом. Часть реквизитов при этом опускается.

Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

Решение— распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организаци­ями и т. д.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядитель­ной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной — наименование органа, принимающего решение.

При необходимости решение визируется руководителем под­разделения, вносящим проект решения, юрисконсультом, долж­ностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично ру­ководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до испол­нителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок дей­ствия и касается узкого круга должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу тако­вых в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непо­средственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, текст распорядительной части документа начи­нается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Макет оформления распоряжения дается в варианте оформления документа на ПК на чистом листе бумаги (формата А4) упрощенно с угловым расположени­ем постоянных реквизитов и флаговым способом их печати (по аналогии с оформлением выписки из приказа).

3. Оформление информационно-справочной документации. Служебные письма.

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая корреспонденция) — обще­принятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.

Письмо — наиболее массовый способ обмена деловой ин­формацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

Всю массу писем можно условно классифицировать по ряду признаков — по функциональному признаку, по специализации и т. д. Мы выделим две группы писем по тематическому призна­ку: коммерческие письма и служебные письма (остальное деле­ние носит теоретический характер).

Обе группы писем в совокупности будем называть деловой корреспонденцией, а письма — служебными письмами.