Тема 8. Введение в делопроизводство. Документ и системы документации

Требования к бланкам документов

Основные форматы бумаги

ИСО - А ряд		ИСО - В ряд
(основные	форматы)	(вспомогательные форматы)
Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм
АО	841x1189	ВО	1000x1414
А1	594x841	В1	707x1000
А2	420x594	В2	500x707
A3	297x420	ВЗ	553x500
А4	210x297	В4	250x353
А5	148x210	В5	176x250
А6	105x148	В6	125x176
А7	74x105	В7	88x125
А8	52x74	В8	62x88
А9	37x52	В9	44x62
А10	26x37	В10	31x44

Из стандарта

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая сле­дующие размеры полей: левое — не менее 30 мм, пра­вое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографского издания.

Оформление полей согласно гост 6.30-2003.

4. Корректурные знакии правила их применения

При оформлении оригинала документа нередко допус­каются ошибки, а также может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст допол­нительных слов или фраз. Кроме того, возможно, потре­буется сделать указания для машинистки, которая будет печатать документ, о выделении элементов текста печа­танием вразрядку, подчеркиванием и т.д. Для этой цели используются корректурные знаки.

Корректурные знаки — это система графических зна­ков, служащих для указания места и характера исправ­ления ошибок в тексте. Графические начертания этих зна­ков приведены в ГОСТ 16347-76 «Знаки корректурные», который введен в действие с 1 января 1977 г. (в настоя­щее время он не отменен).

Корректурные знаки подразделяются на следующие группы: 1) знаки замены, выкидки и вставки; 2) знаки перестановки печатных знаков; 3) знаки изменения пробе­лов; 4) знаки абзацного отступа, красной строки; 5) знаки исправления технических дефектов набора.

Основные корректурные знаки, их назначение и при­менение представлены в таблице.

Назначение и применение корректурных знаков

Корректурный знак	Назначение	Применение в тексте
	Сделать абзац. Знак ставят в том месте, где должен быть сделан абзац	В учреждениях существует три организации делопроизводства. Z централизованная, децентрализованная, смешанная
	Печатать текст без абзаца (в подбор)	Загнутыми концами линии соединяют конец предыду­щей и начало последующей строки. Это означает печатать текст в подбор
	выключить строку посередине формата в красную строку). Знак ставится в на­чале и в конце вы­ключаемой строки	Заголовок, формулы пишут посередине формата. На­пример: -» Номенклатура дел
	Записать слово вразрядку	Этим знаком подчеркивают слова, в которых надо сде­лать разрядку.
	Убрать разрядку внутри слов	Этим знаком подчеркивают слова, в которых следует уничтожить разрядку
	Поменять местами соседние буквы, слова или группы слов	Половиной знака охватыва-ют! букву I одну I или группу 5укв (слов), другой полови­ной знака — другую
	Переставить слова	За словами ставят скоб­ки с цифрами, показываю­щими, в порядке каком слова переставить следует
	Переставить слова или группу слов из одной строки з дру­гую	Подлежащий переста­новке текст обводят круж­ком, от которого проводит­ся к месту перестановки стрелка
	Подвинуть текст	Линейка, в которую упира­ется стрелка, показывает, до какого предела сдвинуть текст
	Сделать пробелы между словами	Этим знаком разделяют слова, ошибочно напечатанных слитно
	Уничтожить пробел в слове или умень­шить между словами	Знаком пользуются для уничтожения пробелов между буквами или уменьшения пробела между сло­вами
	Уничтожить лиш­нюю букву в слове	Этим знаком вычеркивают лишние буквы в середине слов
	Исключить ошибоч­но написанное слово	Ошибочно напечатанные слова зачеркиваю горизонтальной чертой поперечными черточками хвостиками на концах
	Убрать лишний текст, знаком пере­черкивают этот текст	Лишний текст, напечатанный в двух и белее строках зачеркивают и обводят
	Восстановить оши­бочно зачеркнутое слово	При отмене исправление под Е»ачоркпутым1.слово1 ставят точки
	Вставить букву в слово, заменить букву	Этим знаком зачеркиваютнеправильно написанную букву и сверху пишут ту, которую надо
	Вставить слово или несколько слов	Знак ставят на месте пропуска и надписыва­ют недостающее слово
	Заменить несколько рядом стоящих букв или слов	Знаком перечеркивают не­правильно написанные |деяв
	Заменить строчную букву прописной и прописную строчной	В первом случае букву под­черкивают двумя черточка­ми снизу, Во втором слу­чае две черточки ставят над буквой
	Сделать вставку текста с подобным с знаком	Рядом с данным знаком должно стоять указание, откуда берется вставка — страница или пометка «см. m обороте» ®

Тема 3. Составление и оформление основных видов документов

Оформление организационных документов

Как уже было сказано (п/3.1), в состав ОРД входит органи­зационная документация. К числу организационных докумен­тов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и неко­торые другие документы.

В зависимости от организационно-правовой формы органи­зации к учредительным документам относится устав организа­ции; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях со­ответствующего вида.

Обязанности администрации по организации труда работни­ков обычно оговариваются в правилах внутреннего распорядка. В некоторых организациях действует аналогичный документ — положение о персонале. Документы определяют трудовые пра­воотношения работников с организацией, взаимоотношение персонала с руководством организации и другие вопросы.

При наличии в организации нескольких структурных подраз­делений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой ста­тус, задачи функции, права, обязанности и ответственность. Должностные инструкции определяют функции, права и обя­занности сотрудников организации.

Устав организации основным учредительным документом, опре­деляющим правовой статус организации, необходимым соглас­но закону для ее государственной регистрации. С момента ре­гистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано толь­ко данной организацией.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участ­никами) хозяйственных обществ, производственных кооперати­вов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собрани­ем его членов. Устав государственного и муниципального уни­тарного предприятия утверждается уполномоченным на то го­сударственным органом или органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.

Устав — это сложный и объемный документ. В нем излагают­ся правила, регулирующие деятельность организации, взаимо­отношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закреп­ляет организационно-правовую форму организации, ее назва­ние, адрес, органы управления, контроля, порядок распределе­ния прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном рас­писании закрепляется должностной и численный состав орга­низации, указывается фонд зарплаты.

Образцом устава акционерного общества (открытого, закры­того) может служить Устав, подготовленный на основе действующего российского законодательства с учетом опыта работы акционерных обществ, а именно, Федерального закона «Об ак­ционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. Устав оформляется на общем бланке организации.

Структура текста и его содержание определяются разработ­чиками устава. В число обязательных разделов включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи создавае­мой организации).

2. Организационная структура (состав структурных подраз­делений, их функции и взаимосвязи).

3. Регламент организации (формы и методы управления, пра­ва и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (определение размеров ос­новных и оборотных средств, источники, порядок распоряже­ния средствами и ценностями).

5. Отчетная и ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации организации.

Штатное расписание — документ, устанавливающий структу­ру, штатный состав и штатную численность организации в со­ответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме №Т-3.

Положение — организационно-правовой акт, определяющий. порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответ­ственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений-.

Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. Проект положения о подразделении согласовывают с юриди­ческим отделом и представляют на утверждение руководителю предприятия.

Текст положения может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, органи­зация работы предприятия в целом или конкретного структур­ного подразделения.

Краткая характеристика содержания разделов положения на примере Положения о пер­сонале предприятия, организации.

Раздел 1 «Общие положения» определяет цель, для которой разработано Положение, и перечисляет конституционные га­рантии персонала в области занятости.

Раздел 2 «Порядок найма и высвобождения персонала» включает процедуры приема на работу персонала, в частности, перечень необходимых документов, оформление приказа о приеме, про-

ведение инструктажа по технике безопасности, условия работы. Подробно разъясняются права и обязанности работников, во­просы продвижения персонала по службе, регламентируются вопросы перевода на другую должность. Детально расписыва­ется порядок расторжения трудового договора (контракта) как по инициативе работника, так и по инициативе администрации.

Раздел 3 «Основные обязанности персонала» перечисляет круг обязанностей по своей специальности, квалификации или долж­ности, которые должен выполнять персонал в рабочее время.

Раздел 4 «Основные обязанности администрации» определяет перечень обязанностей руководства организации, которые дол­жны выполняться в соответствии с действующим законодатель­ством. В число таких обязанностей входят эффективная органи­зация труда персонала, совершенствование форм и методов оплаты труда, соблюдение законодательства об охране труда и технике безопасности, контроль за соблюдением рабочими, спе­циалистами и администрацией инструкций по гигиене труда и производственной санитарии, противопожарной охране и т. п.

Раздел 5 «Рабочее время и его использование» оговаривает на­чало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания, оп­ределяет график сменности, формы и организацию учета явки на работу, порядок предоставления отпусков и некоторые дру­гие вопросы.

Раздел 6 «Поощрения за успешные результаты работы» пере­числяет виды поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, разработку и внедрение рационализаторских предложений, повышение про­изводительности труда и т. д.

Раздел 7 «Ответственность за нарушение трудовой дисципли­ны» оговаривает меры дисциплинарного воздействия на неради­вых работников, перечисляет виды нарушений трудовой дисцип­лины, порядок их фиксирования и соответствующие санкции.

При необходимости тексты положений корректируются со­ответственно приказом вышестоящей организации или руково­дителя предприятия.

Должностная инструкция — организационно-правовой доку­мент, устанавливающий для работника организации (подразде­ления) конкретные трудовые (должностные) обязанности в со­ответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция — эффективное средство управле­ния персоналом. Она выполняет организационную, регламен­тирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудо­вой договор (контракт) с работником. Трудовой договор (кон­тракт) и должностная инструкция используются при разреше­нии конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязан­ность руководителя подразделения и отдела управления персо­налом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждает­ся руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом ру­ководителя организации.

Оформление распорядительных документов

Распорядительные документы играют важную роль в управ­лении предприятиями, организациями.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к ни­жестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым кол­лективам и организациям.

Постановление является правовым актом, принимаемым выс­шими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важ­ных и принципиальных задач, стоящих перед данными органа­ми.

Юридическими основаниями для издания постановлений являются законы Российской Федерации, постановления Сове­та Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления дол­жны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ); наименование вышестоящего органа или должностного лица, издающего постановление; наименование вида документа (постановление); дату документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст постановления; подпись руководителя органа, издающего постановление, председателя и секретаря комиссии.

Текст постановления, как правило, имеет вступительную часть, в которой, если требуется, разъясняются цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постанов­ления и другие ведомственные нормативные акты. Вступитель­ная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯ­ЕТ», «ПОСТАНОВЛЯЮ».

Постановляющая часть документа излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления со­держат конкретные поручения и включают: наименование орга­на или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.

Указание — распорядительный документ, издаваемый орга­нами государственного управления, министерствами, ведом­ствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания ука­заний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командиро­вания, наложении взыскания и т. д. В этом случае указание мо­жет быть оформлено на ПК упрощенно на чистом листе бума­ги формата А4 с расположением постоянных реквизитов флаговым методом в угловом варианте исполнения (см. п. 3.5, с. 53).

Приказ по основной деятельности — это важнейший правовой распорядительный доку­мент, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и такти­ческих задач. Приказы по организации работы трудового кол­лектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Кроме приказов по основной деятельности существуют при­казы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение ра­ботников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: конста­тирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа, Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫ­ВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ста­вится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько раз­нохарактерных действий, тс его распорядительная часть делит­ся на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подраз­деления, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается долж­ностное лицо или структурное подразделение, которому вменя­ется контроль за исполнением приказа.

В процессе разработки приказа составляется список рассыл­ки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям. Пример при­каза по основной деятельности приведен на рис. 5.6.

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае дела­ется выписка из него. По составу реквизитов и оформлению, выписка практически не отличается от самого приказа. В вы­писке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИ­КАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо пол­ного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть оформлена (на ПК, пишу­щей машинке) на чистом листе бумаги формата А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым спо­собом. Часть реквизитов при этом опускается.

Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

Решение— распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организаци­ями и т. д.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядитель­ной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной — наименование органа, принимающего решение.

При необходимости решение визируется руководителем под­разделения, вносящим проект решения, юрисконсультом, долж­ностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично ру­ководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до испол­нителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок дей­ствия и касается узкого круга должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу тако­вых в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непо­средственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, текст распорядительной части документа начи­нается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Макет оформления распоряжения дается в варианте оформления документа на ПК на чистом листе бумаги (формата А4) упрощенно с угловым расположени­ем постоянных реквизитов и флаговым способом их печати (по аналогии с оформлением выписки из приказа).

3. Оформление информационно-справочной документации. Служебные письма.

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая корреспонденция) — обще­принятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.

Письмо — наиболее массовый способ обмена деловой ин­формацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

Всю массу писем можно условно классифицировать по ряду признаков — по функциональному признаку, по специализации и т. д. Мы выделим две группы писем по тематическому призна­ку: коммерческие письма и служебные письма (остальное деле­ние носит теоретический характер).

Обе группы писем в совокупности будем называть деловой корреспонденцией, а письма — служебными письмами.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; письмо — рекла­мация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу. Кроме того, к коммерческим письмам относят также пе­реписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта продукции (услуг).

Служебные письма — это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых от­ношений между предприятиями и организациями.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в орга­низацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями. Учет, регистрация, оформление ответов на частные письма будут освещены ниже (п. 9.6).

Структура служебного письма

Оформление служебного письма складывается из подготов­ки соответствующего бланка (см. п. 3.5) и нанесения необходи­мых реквизитов на его рабочее и служебное поля.

Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо — это малообъем­ный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматривается не­сколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и бо­лее страниц. Однако, каким бы письмо ни было, в нем просмат­ривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, реше­ния вышестоящих организаций и другие аргументы, послужив­шие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатировать­ся отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем пример структуры письма-просьбы:

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Тексты сложных, многостраничных писем могут разбивать­ся на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости — и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с по­мощью абзацев — отступов в строке при начале новой смысло­вой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Для современной деловой пе­реписки характерна подготовка простых писем, в которых обыч­но рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не дол­жно занимать более одной страницы формата А4.

Служебные письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организа­циями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 ис­пользуют, если письмо не превышает 8 строк.

Письмо как минимум оформляют в двух экземплярах. Пер­вый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, вто­рой (его называют «копией») распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело, как свидетельство выполненной работы.

Составление текста письма и его оформление требуют к себе творческого отношения. Руководитель, каждый специалист дол­жен быть не только компетентным в своей области деятельнос­ти, но также владеть мастерством формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения по­каза макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.

На рис. 5.10, 5.11 приведены макет и образец входящего слу­жебного письма. Автор старался выдержать их в полном соот­ветствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Далее (с. 139—142) приведен ряд текстов реальных служебных писем с целью дать возможность учащемуся самостоятельно проанализировать структуру документов, определить их вид, оценить язык и стиль изложения, предложить пути улучшения текста.

Опыт, практика показывают, что нет такого документа, тек­ста (включая эту книгу), где не было бы ошибок, опечаток, опи­сок, в крайнем случае, повода для замечаний.

4. Оформление информационно-справочной документации. Телеграммы. Акты. Протоколы. Объяснительные записки.

Телеграмма — документ, отличающийся от других способом передачи — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с не­сколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом — в разные пункты.

Телеграммы бывают следующих категорий: простая, срочная, правительственная и международная. Применяются такие раз­новидности телеграммы: фототелеграмма, телеграмма с заверен­ной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др. Адрес телеграммы часто является услов­ным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без со­юзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости ис­пользуются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (но­мера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Телетайпограммы оформляются аналогично.

Телефонограмма — оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и от­чества должностных лиц: номер, дата и время передачи и при­ема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и под­пись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 как для служебного письма, т. е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О при­бытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, чет­ко, простыми предложениями. В первой части телефонограм­мы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы из­лагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Факс (телефакс) — как способ передачи информации полу­чает все большее распространение. Он удобен, так как со ско­ростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ фор­мата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требова­ний к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст дол­жен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Актом называют документ, составленный несколькими лица­ми (комиссией), подтверждающий установленные факты, собы­тия или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.

Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги фор­мата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных рекви­зитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения (см. п. 3.5, стр. 53). Название документа печатается от левого поля формуляра с двойной разрядкой «А К Т».

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатиру­ющей. Вводная часть включает изложение основания для со­ставления акта и перечень лиц, присутствовавших при актиро­вании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.

Протокол — документ, в котором фиксируется последова­тельность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. д.) поставленных во­просов и принятых решений.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и харак­тер обсуждения, — предпочтительнее. Первая страница прото­кола оформляется на общем бланке ОРД формата А4. Последу­ющие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида доку­мента (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллектив­ного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последователь­ности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕ­ШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИ­ЛИ, печатают от левого поля формуляра.

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно офор­млению выписок из приказа по основной деятельности (см. п. 5.2.3).

Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возмож­но оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения.

Докладная записка — документ, адресованный вышестояще­му руководителю, с изложением конкретной проблемы или по­становкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения докладные за­писки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут пред­ставляться руководству систематически.

Текст докладной записки делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вто­рая, как было сказано, содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внут­ренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается ру­кописный способ) формата А4 с угловым расположением посто­янных реквизитов.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лица­ми, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, иници­ативный или отчетный характеру. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо.

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части из­лагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во вто­рой — делаются выводы и даются предложения по поставлен­ному вопросу.

Объяснительная записка — документ, объясняющий вышесто­ящему непосредственному руководителю причины невыполне­ния какого-либо поручения, нарушения трудовой или техноло­гической дисциплины.