Глава 3 предложения по совершенствованию организационной структуры управления «ип Низукова»

Анализ выделенными и изученными нами недостатки деятельности предприятия показал, что состав и количество органов управления «ИП Низукова» создавались, исходя из целей и задач управления, определения круга управленческих функций, установления состава подразделений и распределения функций и объема работ по подразделениям [12, с. 110-112].

Для устранения всех выявленных недостатков пришли к выводу менять структуру предприятия. Анализируя структуру предприятия пришли к выводу, что необходимо кардинально менять структуру аппаратного управления.

Изыскивая пути совершенствования организационной структуры проделали работу. В начале мы исследовали уровень профессиональных сотрудников «ИП Низуковой».

Для дальнейшего более полного, выявление профессионально-квалификационного уровня персонала помимо бесед можно воспользоваться таким методом сбора информации как анкетирование.

    Анализ данных анкетирования проводимого на оптово-розничном предприятии «ИП Низукова» согласно анкете (см. приложение Е).

    Анкетному опросу было подвержено 25 человек.

    Из них:

- бухгалтерия: проанкетировано 3 человека

- отдел сбыта: проанкетировано 4 человека

- отдел кадров: проанкетировано 4 человека

- плановый отдел: проанкетировано 4 человека

- работники магазинов и киосков: проанкетировано 10 человек.

    На основании по документам был выявлен профессионально-квалификационный уровень работников, см. таблица

 

 

Таблица 8 - Результаты анкетного опроса работников «ИП Низукова»по уровню образования

Подразделение	Образование				Общее количество сотрудников, участвующих в опросе
	Высшее	Неполное высшее	Среднее специальное	Среднее техническое
1 Бухгалтерия	2			1	3
2 Отдел сбыта	1		2	1	4
3 Отдел кадров	4				4
4Плановый  отдел	3			1	4
5 Работники магазинов и киосков			10		10

 

- работники бухгалтерии: состоит из сотрудников, которые имеют два высших образования и стаж работы более 10 лет; одно средне техническое образование.

 - отдел сбыта: состоит из сотрудников, которые имеют одно высшее образование, одно среднее техническое и два средне-специальных.

- отдел кадров: состоит из сотрудников, которые имеют четыре высших образования, из них два со стажем более 10 лет.

- плановый отдел: состоит из сотрудников, которые имеют три высших образования, из них одно со стажем более 10 лет; одно средне-техническое образование.

- работники магазинов и киосков: самый низкий показатель; имеющие в основном средне-специальное образование.

Вероятная точность ответов составляет примерно 65-70%, из них 30% приходится на искажение, скрытая информация и преувеличения (занижение) своих фактических возможностей.

    Скорее всего это проявляется из-за не совсем серьезного отношения к проводимому мною исследования.

    Рассмотрим наиболее важные вопросы, выявляющие профессионально-квалификационный уровень персонала:

1. Последнее прохождение курсов повышения квалификации?

Были даны следующие ответы:

    Бухгалтерия – два человека проходили 4 года назад.

    Отдел сбыта – один человек проходил 6 лет назад.

    Отдел кадров – три человека проходили 5 лет назад; один 3 года назад.

    Работники магазинов и киосков – последнее прохождение курсов повышения данных работников проводился 9 лет назад.

Таблица 9 - Результаты анкетного опроса в «ИП Низукова»по сведениям о прохождении курсов повышения квалификации  

Подразделение	Срок с момента прохождения курсов повышения квалификации				Общее количество сотрудников, участвующих в опросе
	год	с 2 до 3 лет включительно	с 4 до 5 лет включительно	свыше 6 лет
1 Бухгалтерия	1		2		3
2 Отдел сбыта	3			1	4
3 Отдел кадров		1	3		4
4 Плановый отдел	1			3	4
5 Работники магазинов и киосков				10	10

 

2. Имеете ли Вы необходимые знания теории?

Были даны следующие ответы:

    Бухгалтерия,  отдел кадров дали положительные ответы.

    Остальные же руководствовались тем, что при их деятельности главное это практический опыт.

Таблица 10 - Результаты анкетного опроса в «ИП Низукова» по наличию необходимых знаний теории   

№ п/п	Подразделение	Присутствует знание теории	Отсутствует знание теории, но присутствует знание практики	Общее количество сотрудников, участвующих в опросе
1	Бухгалтерия	3	-	3
2	Отдел сбыта	-	4	4
3	Отдел кадров	-	4	4
4	Плановый отдел	2	2	4
5	Работники магазинов и киосков	2	8	10

 

3. Хотели ли бы Вы занимать боле высокую должность?

Были даны следующие ответы:

    Бухгалтерия дала положительный ответ. У отдела сбыта мнения разделились: два человека сказали да, а двое сказали нет. Данная ситуация прослеживалась и по другим отделам. Не желали занимать более высокую должность, охарактеризовывалась нежеланием возлагать на себя более высокий уровень ответственности.

4. Вы работаете без ошибок?

Были даны следующие ответы:

    Практически все опрашиваемые дали ответ, что при ежедневной работе на своих счетах не часто, но все таки происходят некоторые допущения ошибок. Данный ответ меня устроит потому что я считаю, что постоянно работать без ошибок невозможно, хотя и нужно стараться избегать их допущения.

    Делая оценку профессионально-квалификационного уровня персонала «ИП Низукова», при этом пользуясь следующими методами: методом анкетирования, тестирования и бесед пришел к следующему выводу:

- постоянная потребность предприятия в повышении производительности труда для этого в первую очередь необходима качественная рабочая сила. Потому важнейшим фактором эффективной работы предприятия является непрерывная переподготовка персонала.

- между квалификацией работника и эффективностью его труда существует прямая зависимость: чем выше его разряд, тем выше его производительность труда.

- на выполнение одной и той же работы у квалифицированных работников уходит значительно меньше времени, чем у менее квалифицированного. Более квалифицированные работают быстрее и эффективнее, чем остальные. Быстрее осваивают новую технику, технологию, между организацией труда. Благодаря своей высшей образовательной и профессиональной подготовки, такие работники получают возможность технологически «видеть» значительно более своих непосредственных обязанностей в процессе реализации. Именно это во многом предопределяет более высокую степень удовлетворения своим трудом.

    Директору и управленческому составу предприятия необходимо обратить на это серьезное внимание и попытаться бороться с этой актуальной проблемой. Особенно в наше стремительно развивающееся время. Потому что большинство вытекающих проблем предприятиями вытекает именно из этого – низкий образовательный уровень работников.                

   Руководству необходимо заинтересовать работников в повышении своей квалификации. Необходимо довести до работников важность для них самих обучения, повышения квалификации; объяснить им, что профессиональное мастерство является для человека в условиях рынка настоящим капиталом. Также необходимо поощрять тех работников, которые прошли переподготовку: повышать зарплату, перевод на новые должности, увеличение льгот; на время обучения нужно установить выплату среднего заработка.

Анализ результатов исследования позволяет сформировать следующие выводы [51, с. 8-11]:

- Меняющаяся хозяйственная среда ставит и опытных руководителей предприятий перед необходимостью по-иному строить свои отношения с персоналом и управлять им, просчитывая все будущие шаги.

- Если руководитель рассчитывает на процветание и успех своего дела, то должен уметь использовать в управлении те методы, формы и стиль предлагаемых в данной работе.

    Что тема повышения квалификации не случайно, она определяет повышения функции руководителя, который возник в результате реформирования.

    Рекомендации:

1. Разработать план прохождения повышения квалификации.

2. Уточнить содержания курса повышения квалификации.

3. Провести обучение семинар по плану для всех уровней управления.

4. Продумать систему и довести содержания плана до каждого сотрудника.

Таблица 11 - Мероприятия по улучшению организационной структуры управления в «ИП Низукова»

№ п/п	ФИО	Должность	Срок прохождения повышения квалификации	Содержание темы – направления
1	Сафронова Е.В.	главный бухгалтер	15.08. – 21.08.2006	Бухгалтерская отчетность Финансовый менеджмент Экономика предприятия

Продолжение табл. 11

2	Алимова И.А.	бухгалтер	10.08. – 15.08.2006	Бухгалтерский учет Бухгалтерская отчетность
3	Козлова П.О.	бухгалтер	10.08. – 15.08.2006	Бухгалтерский учет Бухгалтерская отчетность
4	Таврина Л.Л.	бухгалтер	10.08. – 15.08.2006	Бухгалтерский учет Бухгалтерская отчетность
5	Олейников О.З.	директор по торговле	05.08. – 7.08.2006	Экономика предприятия Технология продаж
6	Романова Н.Р.	менеджер по сбыту	12.08. – 18.08.2006	Технология продаж Маркетинг Изучение спроса и предложения Планирование продаж
7	Айдарова Ш.А.	менеджер по закупке	16.08. – 22.08.2006	Планирование закупок Маркетинг Изучение спроса и предложения
8	Смирнова А.А.	менеджер по продажам	18.08. – 21.08.2006	Технология продаж Экономика предприятия Планирование и прогнозирование
9	Васильев Г.К.	начальник отдела кадров	25.08. – 31.08.2006	Менеджмент Управление персоналом Управление конфликтами Управление стрессами Мотивация персонала

 

Например:

Главный бухгалтер в новой структуре определяется новыми функциями, нужны курсы финансового менеджмента, повышения прибыльности предприятия. Что тема, сформулирована с одной стороны выявлены недостатки в 1 главе, а с другой необходимостью структурных изменений функций.

Управление персоналом должно осуществляться через согласование целей между сотрудниками и руководителем. Однозначные и ясные цели, которые по возможности должны обсуждаться и согласовываться с сотрудниками при составлении планов их деятельности, учет способностей сотрудников при утверждении рабочих целей, объяснений связи между целями работника, целями подразделений и целями предприятия в целом.

Исходя из реальных условий деятельности «ИП Низукова»  и расстановки сил в ней, происходит ориентация не на бесперспективный конфликт с бюрократией, а на выявление и развитие позитивных демократи­ческих форм управления организацией с привлечением все той же бюрократии, игры на интересах и противоречиях ее отдельных группировок, их подкупа. Существует несколько вариантов совершенствования организационной структуры, важнейшими из которых является: применение новых организационных схем руководства; развитие коллективных методов подготовки и принятия решений; форми­рование принципиально новой модели управления; распростране­ние в системе управления экономических отношений [51, с. 8-11].

Основные направления совершенствования организационной структуры:

1) локализация максимального числа управленческих функций непосредственно на низовом уровне и интеграцию их с произ­водственными;

2) сокращение числа уровней управления и переход от высоких управленческих структур к плоским с соответствующим рас­ширением их прав и ответственности;

3) резкое сокращение функций надзора и контроля в пользу консультирования исполнителей, их "поддержки" в затрудни­тельных положениях;

4) развитие "рабочего представительства" и формирование неко­торых направлений внутренней политики организации пре­жде всего в социальной сфере, состоящих в прямом диалоге ру­ководства и рядовых сотрудников или их представителей, на­пример, профсоюзов, что будет способствовать мотивации труда работников, в направлении принятия решений касающихся их – они знают, что “там (на уровне управленцев) есть их представитель”.

Последнее, что можно предположить в направлении борьбы с бюрократизацией можно рассматривать перевод, где только возможно, внутриорганизационных отношений на экономические рельсы. Его основная идея состоит в том, что все подразде­ления «ИП Низукова» получают право реализовывать друг другу, свою продукцию — товары и услуги на внутриорганизационном рынке. 

Помимо этого руководство «ИП Низукова» централизованно оп­ределяет важнейшие нормативы деятельности подчиненных структур, например, расход ресурсов на единицу товаров, рен­табельность, амортизационные отчисления на реновацию. На их базе подразделения самостоятельно планируют издержки реализации и выступают с предложениями об уровне внутренних рас­четных цен, что позволит обеспечить необходимую доходность. 

Прежде чем решить о введении отдела продаж «ИП Низукова» проводит мониторинг цен «ИП Низукова» и других магазинов.

Таблица 12 - Мониторинг цен отдельных групп товаров 

№ п/п	Продукты	«ИП Низукова»	Пятерочка	Гулливер
1	Хлеб	9,6	9,0	9,8
2	Молоко	13,2	12	13
3	Колбаса «Мускатный», Диком	128,7	122,2	126
4	Яйцо	17,9	17	18,1
5	Пиво «Балтика 9»	21,1	18,9	20,1
6	Лесная долина, газ. вода	7,2	6,9	6,8
7	Сахар-песок	27,5	26	27,2
8	Крупа «Рис»	21,2	18,9	19,5
9	Макароны	15,2	14,2	14,8
10	Чай «Майский чай», пакетиковый	24,5	21,5	23
11	Сайра, рыбные консервы	25	23	25
12	Шоколад «Сникерс»	12	10,5	11,5

 

Анализ показал, что на предприятии высокий уровень цен на товары. Вследствие этого снижается уровень объем продаж. Для того, что бы контролировать уровень цен и объем продаж «ИП Низукова» должно ввести отдел продаж, который будет заниматься именно этим.   

Одним из результатов изучения и прогнозирования рынка должна стать сегментация рынка. Это очень важно для работы магазинов по формированию товарного предложения или ассортимента. На рынке, будет обеспечен бесперебойный сбыт только тому товару, который предназначен конкретной группе потребителя. Поэтому свойство товара должны быть ориентированы на определенные группы потребителя. Разобьем рынок продтоваров «ИП Низукова» на группы потребителей:

По уровню доходов:

- высокий;

- средний;

- низкий;

По возрастной группе:

- до 20 лет;

- до 50 лет;

- свыше 50 лет;

Ассортиментная политика магазинов ориентированна на эти слои населения. Любое предприятие знает, что его товары не могут удовлетворить потребности всех потребителей, они отличаются друг от друга запросами, привычками, поэтому необходимо остановиться на одной части сегмента рынка, которое оно в состоянии эффективно обслуживать, что и сделало торговое предприятие «ИП Низукова». При формировании ассортимента магазина были учтены следующие факторы: покупательский спрос, качество товара, производитель, упаковка, техническое оснащение (выкладка товара), транспортные условия (способ доставки товара), наличие других розничных торговых магазинов в зоне деятельности данного магазина, учитывается взаимозаменяемость товаров. Спрос на продтовары имеет свои особенности. Он характеризуется относительным постоянством, которое объясняется тем, что некоторые продтовары удовлетворяют повседневные потребности населения. Но, несмотря на устойчивость спроса он тоже подвержен изменениям под влиянием многих факторов. Например, снижение денежных доходов населения, высокий уровень инфляции. Анализ показывает, что наиболее устойчивыми группами продуктов питания, в потреблении семьей с малыми дохода (меньше прожиточного минимума), а так же при сокращении реальных доходов, или снижении покупательской способности гривны являются хлеб и хлебопродукты, растительные жиры, сахар, яйца, молочные продукты. Если произойдет колебание цен в сторону увеличения, то спрос на эти товары останется стабильно. Об этом говорят статистические данные по Ульяновску. В 2005 году уменьшилось потребление:

- рыбы на 42 %;

- мяса на 66 %;

- кондитерских изделий на 54 %;

- кофе на 58 %;

- растительного масла на 15 %;

- хлеба на 4 %;

- сахара на 12 %;

- молочных продуктов на 12 %;

- животных жиров на 23 %.

В магазинах «ИП Низукова» есть утвержденный ассортиментный перечень товаров. В этом перечне были учтены товары частого и периодического спроса. К товарам частого спроса относятся хлеб и хлебобулочные изделия, бакалейные товары, молоко и молочные товары, яйца. К товарам периодического спроса относятся деликатесы из рыбы, молочной гастрономии, вина, водка. Широта и глубина ассортимента товаров в магазинах зависит от его специализации и величины торговой площади, местоположения.

Так как на предприятии «ИП Низукова» большая норма управляемости, то необходимо начальников магазинов передать в подчинение отдела продаж, он обеспечивает повышение уровня технической подготовки торговли, контролирует качество услуг, что улучшит скорость передачи решений к начальнику и обратно. Это улучшает финансовое состояние «ИП Низукова» и его прибыль.

Как одно из направлений можно рассматривать сокращение заместителей начальника, из-за того, что на каждого из них приходится слишком мало подчиненных и необходимо оптимизировать это направление.

Одним из направлений можно отметить улучшение стимулирования труда работников «ИП Низукова»: выдача грамот, материальное поощрение, за перевыполнение плана, что увеличит объем продаж.

    И построение функционирования «ИП Низукова», в которой переплетаются административные и экономические методы управления, позволяющие получить наибольшую прибыль благодаря эффективной работе управления и всех его структурных подразделений.

    Для совершенствования структуры управления «ИП Низукова» предлагаю следующие проектные мероприятия:

1. Убрать руководящие должности зам. генерального директора, коммерческого директора и создаем службу директора по торговле, которым будет работать бывший коммерческий директор.

2.      Финансового директора сокращаем.

3.      Начальника вспомогательной службы становится главным инженером.

Таким образом, разбиваем подчинение зам. генерального директора: отдел кадров в подчинение генерального директора, плановый отдел в подчинение главного бухгалтера и отдел товароведов в подчинение отдела продаж. Сократим численность работников на 4 человека, следовательно, сократиться расходы на содержание аппаратного управления «ИП Низукова».

Финансового директора сокращаем и на его должность ставим бывшего главного бухгалтера, также сокращаем ведущего экономиста «ИП Низукова», так как главный бухгалтер  вполне способен выполнять функции ведущего экономиста.

Начальник отдела кадров и юрисконсульт теперь станут подчиняться в «ИП Низукова» генеральному директору.

Новой должности главный инженер станут подчиняться в «ИП Низукова» инженер по ремонту и строительству и начальник гаража.

    Под подчинением директора по торговле в «ИП Низукова» станут находиться старые отдел закупок, торговый отдел и введенный  отдел продаж, которому будет подчиняться сеть магазинов и киосков. Этот отдел продаж будет заниматься изучением цен конкурентов, ценообразованием, организацией и проведением мероприятий по сбыту товаров, организовать акции, для того чтоб поднять объем продаж магазинов.

Проектная организационная структура управления на 2006 год представлена в приложение Ж.

    Благодаря совершенствованию организационной структуры «ИП Низукова» снизит расходы на АУП, на предприятии станет большая доля рабочей массы по сравнению с долей АУП [16, с. 5-12].

Введенный отдел продаж предприятию необходим, так как согласно проведенному мониторингу цены в магазинах «ИП Низукова» достаточно высоки, что снижает объемы продаж и конкурентоспособность. Но предприятию нужно улучшать свои позиции на рынке.

Отдел продаж будет заниматься изучением цен конкурентов, выработкой ценовой политики, повышением спроса на товары народного потребления, реализуемые в сети магазинах и киосках. Главной задачей отдела продаж также является повышение оборота оптово-розничной торговли и уровня рентабельности продаж. Изучение объемов продаж по товарным группам.    

Таким образом, применяя основные направления улучшения организационной структуры и внедряя данный проект уменьшаются некоторые недостатки сложившейся структуры управления на предприятии «ИП Низукова».

    Во-первых, норма управляемости будет иметь оптимальное значение, у генерального директора в подчинении находится 5 человек. Тем самым линейный руководитель будет иметь возможность решать стратегические и управленческие вопросы. И, следовательно, данные управленческих решений и другая информация от руководителя будет доходить до исполнения быстро, или скажем быстрее, чем до этого было, без запоздания.

 Во-вторых, сократятся расходы на работников аппарата управления и, в-третьих, начнет действовать отдел продаж, который поможет предприятию по увеличению объема продаж магазинов и киосков.

Благодаря уменьшению еще одной из ступеней предприятия и перевода ведения этой частью на уровень выше производительности передачи информации ускорится и будет достигнута оптимальная норма управляемости ля генерального директора равная 5 человекам.

Рассмотрим изменения, произошедшие в штатном расписании за счет сокращения аппарата управления 2006 году.

В таблице 12 представим изменение уровня фонда оплаты труда до и после совершенствования организационной структуры

 

 

Таблица 12 - Уровень фонда заработной платы АУП до и после совершенствования организационной структуры в «ИП Низукова»

Должность	2005 г.	Прогнозный 2006 г.	Изменение (+, -)
Генеральный директор	200 000	200 000	-
Финансовый директор	180 000	-	-
Коммерческий директор	180 000	-	-
Директор по торговле	-	180 000	-
Начальник отдела кадров	120 000	120 000	-
Зам. ген. директора	180 000	-	-
Начальник вспомогательной службы	100 000	-	-
Главный бухгалтер	84 000	84 000	-
Ведущий экономист	84 000	-	-
Главный инженер	-	100 000
Фонд оплаты труда АУП	1 128 000	684 000	-444 000

 

Таким образом, согласно проведенным расчетам можно сделать вывод, что с после совершенствования организационной структуры фонд оплаты труда снизится до 684 000 руб., когда в 2005 году составляла 1 128 000 руб. Таким образом, реальная экономия на АУП составляет 444 000 руб.