Структура управления предприятием «ИП Низукова»

       

Схема структуры управления предприятием представлена см. приложение Г.

1. Генеральному директору «ИП Низукова» в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат управления, состоящий из функциональных подразделений (кадровая служба, финансовый отдел и т.д.). Эти подразделения проводят свои решения через генерального директора, либо (в пределах специальных полномочий) прямо доводят их до специализированных служб или отдельных исполнителей на нижестоящем уровне. Функциональные подразделения, как правило, не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям.

Генеральный директор «ИП Низукова» имеет право без доверенности представительствовать от имени Общества, представлять интересы Общества во всех российских и иностранных учреждениях, заключать трудовые договора с работниками Общества, выдавать доверенности, издавать приказы и распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками Общества. Генеральный директор руководит предприятием в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений в «ИП Низукова», направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местными бюджетами, государственными внебюджетными, социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, а также хозяйственных и трудовых договоров. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, выплату заработной платы в установленные сроки. Поручает ведение отдельных направлений деятельности другим лицам. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использовании правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности. Защищает имущественные интересы предприятия в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

1.1. Финансовый директор «ИП Низукова» организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции и получения максимальной прибыли. Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую устойчивость. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств. Определяет источники производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Проводит исследование и анализ финансовых рынков, оценивает возможный финансовый риск и разрабатывает предложения по его уменьшению. Осуществляет инвестиционную политику и управление активами предприятия, определяет оптимальную их структуру, подготавливает предложения по замене, ликвидации активов, следит за портфелем ценных бумаг. Проводит анализ и оценку эффективности финансовых вложений. Организует разработку нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости. Анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Осуществляет контроль за выполнением финансового плана и бюджета, плана реализации продукции, плана по прибыли и другим финансовым показателям, правильным расходованием денежных средств.

Управленческое звено «ИП Низукова» включает следующие отделы: коммерческий, плановый, бухгалтерию. Также в штате состоят инженер по ремонту и строительству.

1.1.1. Главный бухгалтер – контроль и ведение отчётных документов по бухгалтерскому учёту по всей фирме. Составление баланса. Осуществление руководства бухгалтерией.

Главный бухгалтер «ИП Низукова» обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществленных хозяйственных операций, предоставление оперативной информации о финансовом состоянии объединения, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности и проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности объединения. Главный бухгалтер «ИП Низукова» подчиняется непосредственно финансовому директору.

1.1.1.1. Бухгалтерия.

Поступают все сведенья от магазинов, обеспечивает ведение бухгалтерского учёта по всей фирме. Осуществляет контроль за деятельностью бухгалтерий магазинов. Ведёт и контролирует весь документооборот по сделкам.

Бухгалтер «ИП Низукова» находится в подчинении у главного бухгалтера и осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу. Сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. Составляет кассовую отчетность.

Бухгалтер «ИП Низукова» непосредственно подчиняется главному бухгалтеру и выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, товарно-материальных запасов, затрат на производство, реализацию продукции, результатов финансово - хозяйственной деятельности, расчетов с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.). Осуществлять прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета и подготавливать к счетной обработке. Производить начисление и перечисление налогов в бюджет и внебюджетные фонды, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы персонала и других выплат и платежей. Подготавливает данные по соответствующим участкам учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

    1.2. Ведущий товаровед – руководит деятельностью коммерческого отдела, отвечает за свою группу товаров. Несёт ответственность перед директорам. Выполняет обязанности заместителя директора.

1.2.1. Ведущий экономист – обеспечение организации комплексного экономического анализа деятельности фирмы. Осуществление руководства по экономическому планированию товарооборота, валовых доходов, издержек обращения. Анализ товарных запасов по группам товаров и составление расчётных нормативов товарных запасов.

1.2.1.1. Плановый отдел. 

  Проведение и организация экономического анализа деятельности фирмы. Экономическое планирование товарооборота, валовых доходов, издержек обращения по фирме в целом и по каждому магазину в отдельности.

1.2.2. Начальник отдела кадров «ИП Низукова» занимается подбором и приемом на работу квалифицированных работников.

1.2.2.1. Инспектор по кадрам – обеспечение фирмы рабочими и служащими. Разработка текущих и перспективных планов комплектования кадров. Приём и оформление наймов, увольнений и переводов рабочих и служащих. Подготовка документов для назначения пенсий работникам. Обеспечение мероприятий по повышению квалификации кадров. Разработка квалификационных характеристик работников фирмы. Хранение, заполнение трудовых книжек. Учёт личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности. Составление всей установленной для отдела кадров отчётности.

1.2.3. Товароведы в праве заключать договора с поставщиками от имени «ИП Низукова», вправе требовать от поставщиков соблюдения договоров, контролировать организацию продажи товаров в магазинах, предъявлять претензии товароведам магазинов при нарушении правил торговли.

Задачи товароведа:

1. Осуществлять формирование и контроль ассортимента в магазине.

2. Осуществлять контроль за состоянием реализации товаров в магазинах по товарным группам и наименованиям, сроками реализации.

3. Организация закупки товаров.

4. Заключение договоров купли – продажи и контроль за их соблюдением.

Обязанности товароведа. Товаровед должен знать.

1. Руководящие материалы по товароведению организации торговли, законы, законодательные акты, инструкции регулирующие торгово-закупочную деятельность.

2.  Правила заключения договоров.

3. Основных поставщиков и их местонахождения.

4. Правила и режимы транспортирования и хранения товаров различных групп.

5. Основные сопровождающие сделку документы и правила их оформления.

6. Обязан следить за ассортиментом товаров, сроками реализации товаров, сроками действия лицензий на право торговли и сертификатов качества.

Ассортимент товаров, которыми располагает «ИП Низукова» достаточно широк. Товароведы продолжают расширение ассортимента за счёт заключения договоров на поставку отсутствующих в ассортиментном перечне товаров.

1.3. Коммерческий директор «ИП Низукова» осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения товара, сбыта продукции на рынке и по договорам поставки, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств. Организует участие подчиненных ему сотрудников: в составлении перспективных и текущих планов реализации товара, в определении долговременной стратегии коммерческой деятельности и финансовых планов предприятия, в разработке стандартов по материально-техническому обеспечению качества товара, организации хранения и транспортирования товара, сбыту товар. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями товара, расширению прямых и длительных хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам товара (по количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок). Осуществляет контроль за выполнением плана реализации товаров ИП Низукова, за правильным расходованием оборотных средств, прекращением продажи продукции, не имеющей сбыта. Осуществляет контроль за: реализацией товара, материально-техническим обеспечением организации, финансовыми и экономическими показателями деятельности организации, организует работу складского хозяйства, создает условия для надлежащего хранения и сохранности товара, обеспечивает рациональное использование всех видов транспорта, совершенствование погрузочно-разгрузочных работ, принимает меры к максимальному оснащению этой службы необходимыми механизмами и приспособлениями.

    Соблюдение, расширение ассортимента товаров, заключение договоров, обеспечение своевременных поставок товаров в магазины, контроль за сроками действия сертификатов и лицензий, составление заказов на товары. Контроль за соблюдением правил торговли, за качеством товаров, розничными ценами. В коммерческом отделе работают 3 товароведа. Каждый товаровед отвечает за определённые группы товаров.

1.3.1. Отдел закупок «ИП Низукова» организует бесперебойное обеспечение предприятия товаром и товарными ресурсами, заключает договора с поставщиками.

1.3.2. Торговый отдел «ИП Низукова» осуществляет сбыт продукции, подготавливает договора с клиентами, подготавливает отчеты по продажам. Сотрудники отдела принимают участие в выставках и ярмарках.

1.4.1. Юрисконсульт – разработка документов правового характера, правовая помощь структурным подразделениям фирмы (магазинам) в подготовке ответов при предъявлении претензий. Составление исковых материалов при передаче претензий в суд или арбитраж: учёт и хранение дел, анализ результатов рассмотрения судебных и арбитражных дел. Представление фирмы в органах суда и арбитража. Составление справок, расчётов, объявлений, ведение дел по претензиям по договорам поставки.

1.4.2. Инженер по ремонту и строительству – осуществляет планирование, осуществление ремонтно-строительных работ и составление смет по ним.

Должностные инструкции представлены в приложении Д.

Институциональному уровню «ИП Низукова» соответствует руководители высшего звена (генеральный директор, финансовый и коммерческие директора, начальник кадровой службы). Эти руководители отвечают за принятие важнейших решений для предприятия. Они формулируют цели «ИП Низукова», разрабатывают долгосрочные программы для предприятия. Занимаются управлением отношениями между организацией и внешней средой, а также обществом, в котором существует данная организация.

Управленческому уровню «ИП Низукова» соответствуют руководители среднего звена – начальники отделов. Они занимаются координированием и согласованием работ своих подразделений. Они готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена, и передают эти решения в виде конкретных заданий низовым руководителям.

Техническому уровню «ИП Низукова» соответствуют руководители низового звена (мастер-технолог), которые выполняют контроль за выполнением торговых заданий. Их работа характеризуются частыми переходами от одной задачи к другой. Временной период для принятия и реализации решения – короткий. Большую часть времени мастера проводят на производстве со своими подчиненными.

Состав и количество органов управления «ИП Низукова» создавались, исходя из целей и задач управления, определения круга управленческих функций, установления состава подразделений и распределения функций и объема работ по подразделениям [12, с. 108-109].

Уровень образования работников «ИП Низукова» достаточно высокий. Все руководители, начальники отделов, бухгалтеры, мастер-технолог и практически все менеджеры имеют высшее образование. Рабочие, грузчики, водители имеют среднетехническое и среднее образование.   

    Таким образом, на предприятии уровень руководящих должностей почти на одном уровне с рабочими, что отрицательно сказывается на результатах торгово-хозяйственной деятельности. Работает мало, а командует много. «ИП Низукова» следует снизить количество административно - управляющего персонала, улучшив тем самым качество работы предприятия.