Совершенствование функциональных основ управления системой продвижения и сбыта продукции

Предваряя процесс совершенствования функциональных основы управления системой продвижения и сбыта продукции рассмотрим основные этапы торгово-коммерческой деятельности компании «Фарма», представленные на рисунке 3.2.

 Рисунок 3.2 – Структурная схема торгово-коммерческого цикла компании «Фарма».

 

 

        

 

Остановимся подробнее на данных этапах функционирования системы продвижения и сбыта продукции компании «Фарма». Так, закупка фармацевтической продукции осуществляется коммерческими подразделениями. При этом существенную роль играют заявки руководителей торговых подразделений, которые по большей части являются бессистемными, составляются на основании отчасти субъективных данных по реализации, при этом заказчик лишь косвенно отвечает за объем и номенклатуру заказа. Также нет системного ценообразования и управления ценой и наценкой, кроме этого не отслеживается внутренняя конкуренция, слабо обновляется ассортимент, существуют определенные перекосы в ценовом и товарном предложении.

Исследуя процесс хранения товаров, которое осуществляется на складах необходимо отметить, что основными проблемами является отсутствие единого управления запасами (складскими площадями), отсутствие заинтересованности в повышении эффективности использования площадей, неэффективная работа с бракованным и некомплектным товаром (нет схемы возмещения ущерба, низкая мотивация на устранение брака и недопущения появления в будущем).

Также существенные нарекания вызывает распределение товаров, которое осуществляется руководителями торговых подразделений и менеджерами торгового отдела по принципу «кто первый увидел (узнал), того и товар», что является одной из причин несбалансированного ассортимента торговых подразделений и дефицита ликвидной продукции, которая часто резервируется, либо вообще не запускается в закупку. 

С целью устранения вышеуказанных недостатков предлагается создать в компании «Фарма» отдел логистики, целью работы которого является максимально эффективное распределение товарных остатков и остатков продукции среди всех торговых и складских подразделений компании «Фарма» для получения максимального валового дохода от реализации товаров при минимальных издержках.

 Основными задачами отдела являются:

1) Организация процесса максимально эффективного распределения товарных остатков и остатков продукции среди торговых подразделений компании «Фарма» в рамках заказов руководителей торговых подразделений (оптовых и розничных);

2) Организация процесса максимально эффективного использования складского хозяйства компании «Фарма» (площадей, транспорта, складского оборудования, персонала) при минимальных издержках;

3) Планирование и организация процесса доставки товаров транспортом компании «Фарма» со склада производства на оптово-розничные склады по заявкам торгового отдела, а также планирование и организация процесса разгрузки поступающего товара на складах компании «Фарма». Снижение затрат времени в расчете на одну машину и повышение эффективности использования транспорта компании и персонала складов;

4) Планирование и организация отгрузок товара региональным подразделениям в соответствии с заказами руководителей региональных торговых подразделений на основании принципов территориальности и оптимальной загруженности машин;

5) Организация отгрузок товаров транспортом компании на региональные магазины и крупным клиентам;

 6) Оптимизация расходов компании «Фарма» связанных с логистикой, а именно:

- транспортные расходы (в части перемещения товаров среди торговых и складских помещений компании);

- расходы на содержание отдела (ФЗП + прочие накладные расходы, включая связь, канцтовары и проч.);

- расходы на содержание складов (ФЗП персонала складов (относимых на расходы Компании) + расходы на упаковочный материал и проч.);

- коммунальные расходы по складам

- прочие расходы, распределяемые на склады товаров и отдел логистики.

Отдел логистики должен состоять из следующих штатных единиц:

- Начальник отдела;

- Заместитель начальника отдела (руководитель складов компании «Фарма»);

- Менеджер по транспорту;

- Менеджер по распределению товаров;

- Диспетчер;

- Бригада грузчиков-сдельщиков.

Количество и состав сотрудников отдела логистики устанавливается соответствующим штатным расписанием и утверждается руководством компании «Фарма».

 Количественный состав и график работы грузчиков-сдельщиков определяется начальником отдела исходя из текущего и планируемого объема работ. Наличие грузчиков – сдельщиков в соответствии с планом-графиком работы, а также соответствие качества погрузочно-разгрузочных работ обеспечивается заместителем начальника Отдела.

 В непосредственном управлении отделом логистики находятся склады продукции компании «Фарма», а также транспортный участок в части обеспечения транспортом потребностей компании.

 Для решения задач, указанных выше, отдел логистики должен осуществлять следующие функции:

1) Ежедневно собирает у руководителей торговых подразделений заказы на поставку товаров с центрального склада в Москве и информацию о величине остатков товаров на торговом подразделении и соответствующем складе;

2)  Ежедневно собирает у коммерческих структур информацию о планируемом объеме, номенклатуре и сроках закупки товаров;

3)   Осуществляет организацию доставки товаров с закупочного склада на оптово-розничный центральный склад компании «Фарма». Для этого, на основании полученной информации определяет тип транспортного средства, резервирует транспортное средство в транспортном участке компании, планирует маршрут транспортного средства, а также последовательность, места и время загрузки. Обеспечивает водителя необходимой информацией и документацией;

4)   Координирует процесс загрузки транспортного средства и планирует время прибытия транспортного средства на оптово-розничный центральный склад в Москве.

5)   Ежедневно контролирует наличие товаров из основного ассортимента на каждом торговом подразделении компании «Фарма» и на складах в количестве, определенном совместно отделом маркетинга, руководителями соответствующих торговых подразделений, соответствующими менеджерами привлечения, менеджерами по направлениям отдела логистики и утвержденном зам. директором по оптово-розничной торговле.

6)   Осуществляет комплектование транспорта товаром, выбор транспортного средства и маршрут доставки, позволяющий осуществить доставку с минимальными издержками.

7)   Планирует время и очередность погрузки товара в транспорт, а также последовательность погрузки по складам.

8)   Осуществляет заказ транспорта в транспортном участке и подготовку всей необходимой документации для доставки товара.

9)   Заранее информирует водителя, начальников соответствующих складов о готовящейся отправке транспорта и согласовывает с ними оптимальное время и последовательность загрузки транспорта.

10)   При необходимости распределяет требуемое количество грузчиков – сдельщиков для осуществления процесса погрузки.

11)   Информирует получателя груза о готовящейся отправке и ориентировочном времени прибытия груза для подготовки процесса разгрузки и приемки товара.

12)    Ежедневно получает и обобщает информацию у менеджеров торгового отдела о сроках, объеме и номенклатуре планируемых поставок товаров;

13)   На основании данных о наличии свободных складских площадей определяет места разгрузки (хранения) поступающего товара. При необходимости проводит мероприятия по освобождению и перераспределению складских площадей.

14)   Планирует очередность проведения погрузочно-разгрузочных работ на основании информации о поставках и отгрузках.

15)   На основании результатов планирования организует работу бригады грузчиков – сдельщиков. По прибытии водителя определяет последовательность и сроки разгрузки поступающего товара. При необходимости осуществляет резервирование товара на складах для торговых подразделений, осуществивших продажу товаров под заказ.

16)    Планирует сроки и объемы внутренних перемещений (поставок) товаров для нужд торговых подразделений. Приоритетом при распределении товаров из основного ассортимента, высоколиквидных товаров и новинок является обеспечение крупных торговых подразделений компании «Фарма».

В рамках выполнения данных задач сотрудники отдела несут ответственность за организацию бесперебойного процесса товародвижения, с момента поступления товаров на склад от закупок и распределения среди торговых подразделений компании «Фарма» и до момента отгрузки покупателям; организацию процесса распределения имеющихся на складах товаров из основного ассортимента, высоколиквидных товаров и новинок среди оптово-розничных торговых подразделений на основе заявок торговых подразделений; эффективное использование складских площадей, транспорта, подчиненного персонала, а так же других материально технических ресурсов в интересах компании; снижение издержек (стоимостных и временных) обращения товаров.

В целом планируемую структуру и взаимосвязи между подразделениями товаропроводящей системы компании «Фарма» и место в данной системе Отдела логистики представлено на рисунке 3.3

Рисунок 3.3. – Планируемая структура и краткая схема взаимосвязей между подразделениями торговой сети компании «Фарма»