Описание особенностей основных бизнес-процессов в документообороте.

Ту часть документооборота, которая связана с внесением/изменением информации в системе можно разделить условно на два вида – бухгалтерская и оперативная. Под бухгалтерскими будем понимать внесение таких изменений в систему, которые вызывают формирование бухгалтерских проводок. Особенностями бухгалтерской информации являются:

1. Изменения вносятся только на основании правильно оформленных документов, имеющих в обязательном порядке дату и номер (такие документы называются первичными).

2. Первичные документы при складировании упорядочиваются (обычно по номерам). Должна существовать возможность всегда легко найти и проверить первичный документ, на основании которого была внесена бухгалтерская проводка.

3. Высокие требования к достоверности внесения информации, так как ошибки могут вызвать финансовые потери на штрафы при налоговых проверках.

Всю остальную информацию (учет переписки, нарядов-заказов на выполнение работ, сведений о клиентах) можно отнести к оперативной.

При больших объемах документооборота удобно использовать следующую схему формирования и контроля исходящих бухгалтерских документов:

- оператор формирует и распечатывает документ с уникальным штрих-кодом, состоящим из номера и контрольной суммы документа;

- после оператор проверяет документ, и считывает штрих-код сканером;

- система находит документ, проверяет контрольную сумму и если она совпадает, выполняет проведение документа, если контрольная сумма не совпадает то выдается информационное сообщение.

Такой же процесс можно использовать при учете большого потока скажем заказов-нарядов.

 

 

Процессноая схема работы фирмы в будущем состоянии Рис. 10

 

           

Планирование нововведения

Таблица 3.4

Тактический план развития

	1 этап. Подготовительный.
1-ый месяц	Назначение менеджера курирующего проект.
	Обеспечение информированности сотрудников
	Подбор сотрудников в группу проводящую разработку и реализацию проекта.
	2 этап. Проектирование и постановка задачи.
2-ой месяц	Внутренний аудит для выявлений проблем учета.
	Описание бизнес-процессов для постановки задачи и написания интерфейса.
	Создание структурной схемы организации.
	3 этап. Создание системы.
3-ий месяц	Создание оболочки.
	Тестирование и доработка.
	Перекачивание данных из БД Access и БД 1:С Бухгалтерия 6:0.
	Анализ остатков за период и проверка корректности переноса данных.
	4 этап. Внедрение системы.
4-ый месяц	Обучение пользователей.
	Плавный перевод пользователей на новую системы.
	Сбор отзывов пользователей и доработка системы по мере возникновения необходимости.
	5 этап. Поддержание работоспособности системы.
	Назначение лица или группы лиц ответственных за поддержание системы.

Стратегический план развития (срок 1 год)

Введение бухгалтерской подсистемы и обеспечение получения информации по оплате в режиме реального времени.

Создание налаженной системы регулярного напоминания должникам.

Создание эффективной системы учета работ.

Улучшение существующей системы поставок и сервиса.

Анализ полученного эффекта и планирование дальнейших изменений.