Изучение видов деловой документации

 

При письменном заключении договора поставки используются следующие юридические нормы:

оферта - письменное предложение о поставке партий товаров на оговоренных условиях. Различают свободные и твердые оферты. Свободная оферта представляет собой предложение на одну партию товара, которое направлено нескольким возможным партнерам, т.е. это предложение без обязательств. Срок ответа на свободную оферту не указывается и согласие партнера еще не означает признание договора заключенным, т.к. сторона, отправившая свободную оферту, имеет право выбора. Отвечать на такую оферту не обязательно, однако покупатель, заинтересован в поддержании хозяйственных отношений со стороной, приславшей свободную оферту, должен отказаться от нее в тактичной форме;

твердая оферта - предложение на поставку определенной партии товара, посланное только одному возможному покупателю, с указанием срока, в течение которого продавец считает себя связанным данным предложением, т.е. не вправе изменить либо отменить или сделать предложение другому покупателю. При согласии с условиями твердой оферты, сторона получившая предложение акцептует его и таким образом договор заключается на предложенных условиях. При несогласии с условиями твердой оферты покупатель может направить продавцу, приславшему ее контроферту (протокол разногласий). Если ответ от какой-либо стороны не последует либо стороны не придут к согласию в указанные сроки, то такая ситуация расценивается как отказ от заключения договора и стороны освобождаются от ответственности;

акцепт - согласие со всеми условиями оферты, что предполагает согласие на заключение договора поставки. При несогласии с условиями акцептант посылает контроферту со своими условиями и сроками ответа;

товарные документы - выписываются продавцом и изготовителем товара. В эту группу входят: счет, спецификация, упаковочный лист, извещение об отгрузке.

Основным товарным документом является счет (фактура, накладная). Счет-фактура выписывается продавцом на имя покупателя при фактической отгрузке товара и является требованием оплатить указанную в счете сумму. Она может также выписываться и в случае предоплаты.

Реквизиты счет-фактуры: наименование продавца и покупателя, их адреса, номер и дата счета, данные, характеризующие товаров (наименование товара, его количество, развернутый ассортимент, цена и стоимость по каждой позиции).

Спецификация - является обязательным приложением к договору. В ней указывается развернутый ассортимент товаров, подлежащих отгрузке. Кроме того, каждая партия товара может сопровождаться отгрузочной спецификацией, где указывается ассортимент отгруженной партии товаров, его цена, количество.

Документы, удостоверяющие качество:

. Сертификат качества (качественное удостоверение) - удостоверяет соответствие товара ГОСТам, нормативно-технической документации, и сопровождает каждую партию товара. Он содержит: органолептические, физико-химические показатели, срок реализации, дату выработки, соответствие упаковки, маркировки, сортность продукции. Его выдает производитель товара или специальная аккредитованная лаборатория.

. Сертификат соответствия - подтверждает безопасность товара и обязателен для товаров, включенных в специальный перечень. Выдается национальной системой по сертификации РБ, Государственным комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации и Торгово-промышленной палатой.

Контроль за исполнением договорных обязательств на данном предприятии возложен на коммерческую службу. Договорам присваивается личный номер. Все договора в ОАО ЦУМ регистрируются в "Журнале учета договоров поставок", а данные по ним в компьютер, где систематизируются по видам товаров, срокам их заключения и т.д. Вся договорная работа выполняется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.