Організація інформаційного обслуговування менеджера

Інформаційне обслуговування повинно базуватися на вив­ченні потреб менеджера в інформації, шляхом аналізу його функцій, змісту і характеру управлінських рішень, що прийма­ються. Для визначення потреб у необхідних даних треба враховува­ти можливі нестандартні ситуації, коли необхідно не тільки приймати рішення, а и правильно поставити завдання підлег­лим. Окрім відомостей, які необхідні безпосередньо для рішення поточних і стратегічних завдань, менеджеру для розширення професійного кругозору необхідна інформація і конкуруючих організацій. При цьому треба враховувати, що повністю задо­вольнити потреби в інформації неможливо, та і не треба, тому що в якийсь момент витрати на одержання додаткових даних стають більше від того ефекту, який вона може дати при обґрунтуванні рішення. При неефективності даних створюється ілюзія інформованості. Тому менеджер повинен забезпечити перевірку їх досто­вірності шляхом одержання її із різних джерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання різних даних. Актуальність даних тісно пов´язана з їх новизною і може оцінюватися часом від конкретних подій, фактів, стануло невико­ристання даних про нього. Оперативні данні втрачають свою актуальність дуже часто і використовуються тільки один раз. Дані узагальненні, аналітич­ного характеру зберігають свою актуальність на протязі довгого періоду і використовуються багаторазово. Своєчасність даних — це властивість, близька до актуаль­ності, але все ж таки відрізняється від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюються відносно оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно — не означає завчас­но, тому що зібрані раніше дані втрачають актуальність. Своєчасність інформації забезпечується використанням су­часних технічних засобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативних даних. Дуже важливим є вимога до змістовності і доступності їх сприймання. Оперативні дані можна надавати у формі таблиць, діаграм, схем та ін. В документах аналогічного характеру дані порівнюються з минулим періодом. Тут важливим є стислість викладення, але досягти її треба не за методом відхилення, а шляхом узагальнення і виділення важливих факторів. Менеджер повинен отримувати агреговані, узагальнені по­казники, доповнені характеристикою факторів, які обумовили їх зміну. Це можна показати графічним відображенням і корот­ким коментарем до таблиць і діаграм. Менеджер одержує інформацію із різних джерел і повинен вміло їх поєднувати. Головним джерелом інформації для нього є письмові документи (внутрішні та зовнішні), а також огляди і доповіді, підготовлені спеціалістами апарату управління. Чим вище ранг менеджера, тим більша питома вага узагаль­неної, аналітичної інформації про стан справ в організації. Разом з тим у письмових документах висвітлюються деяким чином відфільтровані уявлення про реальну дійсність. Тому для менеджера будь-якого рангу мають велике значення такі дже­рела інформації, як: безпосереднє спостереження; усні бесіди; наради. А при обґрунтуванні стратегічних рішень можуть викорис­товуватися спеціальні обстеження окремих структурних підрозділів. В залежності від рангу і кола обов´язків менеджер повинен відібрати найбільш важливі дані, з якими необхідно знайомитися обов´язково, і менш важливі відомості, ознайомлення з якими ба­жано. Випадкові, непередбачені відомості, оперативні данні по­винні надходити до менеджера тільки тоді, коли він компетент­ний у вирішенні питань щодо цих даних.

58. Процеси комунікації у діяльності менеджера: сутність поняття „комунікація”, засоби, види. Правила комутативної поведінки менеджера

Термін к омунікація походить від латинського слова «communis», що в перекладі на українську мову означає «загальне», тобто той, хто передає інформацію, хоче встановити «загальність» з тим, хто її отримує. Комунікації – це обмін інформацією за допомогою слів, літер, символів, жестів, за допомогою яких менеджер отримує інформацію для прийняття ефективних рішень і доведення їх до виконавців.Основна роль комунікацій у поєднанні всіх функцій менеджменту, в досягненні бажаної поведінки окремих осіб чи колективу в організації. Основними групами комунікацій є усна, письмова та візуальна інформація. Усна інформація – це інформація, передана словом.
Письмова інформація – це інформація, передана на листку паперу.
Візуальна інформація – це інформація, що передається жестами. Основними видами комунікацій є: інформативна, експресивна, переконуюча, соціально-ритуальна, паралінгвістична інформація. Інформативна інформація – це інформація, яка носить інформативний характер. Експресивна інформація – це інформація, яка передається з силою почуттів, переживань тощо. Переконуюча інформація – це інформація, яка передається із захопленням. Соціально-ритуальна інформація – це інформація, яка обов’язково відповідає нормам звичаїв соціально-культурної поведінки країн, регіонів, організацій тощо. Паралінгвістична інформація – це інформація, яка передається за допомогою міміки, рухів, поз тощо. При передачі рішень на виконання своїх вимог до підлеглих менеджер повинен забезпечити усі необхідні умови для того, щоб:інформація була краще сприйнята (щоб не виникло емоційного психологічного бар'єру);• інформація була зрозуміла (щоб не виникло смислового психологічного бар'єру);• інформація була засвоєна працівником (стала мотивом його поведінки). Виділяють такі способи звернення керівників до працівників:• спонукання: довірливо доручає, психологічно стимулює, морально підтримує (шанобливий тон); переконання: роз'яснює ситуацію, пояснює завдання, дає компетентні ради (доброзичливий тон); • умовляння: просить, умовляє, обіцяє, висловлює побажання (дружній тон); вказівка: настійно рекомендує, дає вказівки, ставить в альтернативну ситуацію (офіційний тон); • примушення: вимагає, наказує, розпоряджається (владний тон, аж до застосування загроз, санкцій).Вибір того або іншого способу залежить від того, як поєднуються довіра і вимогливість керівника по відношенню до працівників. Менеджери на усіх рівнях управління підприємством повинні знати власні потреби в інформації, а також вищих керівників і підлеглих. У зв'язку з цим необхідно оптимізувати якісно і кількісно інформаційні потреби. Оптимальним вважають такий інформаційний обмін, при якому передають тільки ту інформацію і в такому обсязі, який необхідній для забезпечення процесу управління.