Документи власного архіву менеджера, робота з ними.

Усі документи, що надходять до керівника незалежно від того, оригінали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційними документами. Після виконання офіційні документи направляють у відповідну справу. Справи, які заводять в установі, згідно з номенклатурою справ зберігають до передавання у відомчий архів у секретаря, в канцелярії або структурних підрозділах. Як правило, офіційні документи у керівника не зберігають. До виконання їх зберігають у виконавця, після - у справі. Офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до архівного фонду підприємства і їх зберігають у його справах. Порушення цієї вимоги ускладнює пошук документів, знижує оперативність їх виконання, дезорганізує роботу апарату управління. У процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника утворюється комплекс документів, що становить його власний архів (цей термін умовний. Слід підкреслити, що тут під власним архівом розуміють зібрання документів, що утворилися в процесі виробничої, громадської і творчої діяльності керівника і не належать до архівного фонду підприємства). До власного архіву керівника, як правило, входять такі документи: 1. копії деяких внутрішніх документів (наказів, актів, протоколів, довідок, службових і доповідних записок), які керівник вважає за необхідне зберігати певний час на своєму робочому місці, а також копії деяких документів, виготовлені за його вказівкою (оригінали або завірені копії цих документів зберігають у справах, що формуються у підрозділах згідно з номенклатурою справ); 2. копії деяких вихідних листів та інших документів, підписаних керівником (завірені копії їх також зберігають у структурних підрозділах);3. підготовчі і чорнові матеріали деяких документів; 4. примірники текстів доповідей, довідок, службових записок та інших документів, у підготовці яких брав участь керівник;5. особисті документи (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи) і документи власного походження (звернення, заяви, листи, анкети) та ін.;6. різні публікації і матеріали до них;7. відбитки друкованих видань;8. витяги і вирізки з періодичної преси і книг, фотографії; 9. документи творчої діяльності керівника (рукописи, рисунки, креслення та ін.);10.власне листування;11. відгуки, рецензії, висновки тощо; 12.робочі блокноти, зошити із записами, зробленими під час відряджень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, нарадах;13.проспекти виставок, інститутів, підприємств і подібні до них видання, переклади іноземних джерел;14.запрошення, проспекти семінарів, нарад та інші документи.

 Ефективне використання власного архіву керівника передбачає раціональну систематизацію документів, створення довідкового апарату до них, забезпечення їх збереження. З цією метою документи власного архіву розподіляють за окремими групами (комплексами), їх систематизують за ознаками таких архівів: 1. Тематичний або предметно-запитальний (соціальний розвиток підприємства, застосування прогресивних технологій, форм організації праці, закордонні відрядження, громадська робота та ін.). 2. Авторський (кореспондентський) - документи міністерства і об’єднання, НДІ, КБ, проектних і громадських організацій, власні документи та ін. 3. Хронологічний (документи, розподілені за певними періодами). 4. Номінальний (інструкції, рішення, накази, листи, проекти, кошториси, договори, доповіді). 5. Географічний (по регіонах України, інших країнах). 6. Алфавітний (у цьому разі використовують прізвища авторів, назви установ і адміністративно-територіальних одиниць, об’єктів, предметів).

 Іноді доцільно поєднувати кілька ознак, наприклад предметно-запитальних з хронологічними, номінальних з авторськими. Документи кожного комплексу зберігають в окремій справі (справах). Кожна справа повинна мати заголовок, складений так, щоб виключити можливість потрапляння однакових або аналогічних документів у різні справи.Документи власного архіву керівника, як правило, накопичуються у справах протягом кількох років, тобто формування справ відбувається за мірою надходження документів. Для того щоб визначити, у яку справу направити документ, необхідно мати перелік справ, який складають довільно. Першими у ній розміщують заголовки справ, які найчастіше використовує керівник. Перелік зберігають у зручному для огляду місці (під склом, у робочому щоденнику, на внутрішній поверхні дверцят шафи або боксу для документів та ін.). У переліку справ доцільно вказувати дату початку кожної справи. Це суттєво полегшує використання справ і пошук документів у них. З метою полегшення пошуку відомості про окремі документи або їх групи, об”єднані будь-якою ознакою, фіксують на картках -вказують найважливіші пошукові ознаки документа (автор, дата, питання) і назву або індекс папки, де він зберігається. Доцільно відображувати у картотеці не всі документи, тобто не перетворювати її в опис справи, а лише найважливіші, що визначають її зміст. Перегляд такої картотеки дасть змогу відносно безпомилково орієнтуватися в документах власного архіву.