Функції та обов’язки керівника-ведучого наради

Нарада - форма організації спільної діяльності працівників одного або кількох підприємств, установ, підрозділів, груп, яких збирає керівник для обговорення того чи іншого питання вироблення чи прийняття рішень. Готуючись до наради керівник повинен продумати перелік питань, визначити порядок їх розгляду в залежності від важливості, об’єму і скласти графік кожної із фаз наради. Слід продумати декілька можливих варіантів рішення, чітко сформулювати власну думку. Функції керівника: визначення проблеми, мети та порядку роботи;розробка графіку витрат часу і контроль за його виконанням;складання проекту ймовірних рішень;ведення постійного спостереження за ходом дискусії;забезпечення робочої і в той же час вільної обстановки;спрямування обговорення в потрібному напрямку;стимулювання активності присутніх, використання методу опитування;створення в необхідних випадках психологічної розрядки;контроль за паузами під час обговорення, підтримання необхідного ритму наради;оцінка запропонованих варіантів рішень і їх аргументація;підведення підсумків роботи у відповідності з поставленими завданнями;здійснення контролю за виконанням рішень.

Рекомендації ведучому (голові) наради:1. Не слід розпочинати нараду доти, поки запрошені не зайняли місця, розмістили свої матеріали, поки не зник загальний шум. Треба уникати прохань про встановлення тиші. 2. Наради треба відкривати точно у встановлений час незалежно від того, чи усі запрошені присутні у момент відкриття. Голова повинен зайняти своє місце за 3-5 хв до початку засідання, даючи зрозуміти, що наближається час відкриття. 3. Доцільно інформувати присутніх про склад учасників, про те, хто і чому відсутній на нараді або скільки чоловік із запрошених прибули на нараду. 4. Необхідно нагадати присутнім мету засідання, порядок денний, встановити регламент. Регламент повинен передбачати 10-15-хвилинні перерви після кожних 80-90 хв роботи. Час, який відводять для виступу, становить, як правило, 5-10 хв. Досвід свідчить, що за цей час людина, яка підготувалася до виступу, встигає викласти свої міркування. 5. Рекомендується з'ясувати, чи немає у учасників запитань, зауважень, пропозицій щодо порядку денного, регламенту і складу присутніх. Якщо вони є, керівник залежно від форми організації наради приймає рішення сам або разом з учасниками наради. 6. Керівник повинен сприяти тому, щоб виступив кожен бажаючий. При цьому ніхто не повинен зловживати увагою інших. Ведучий має право ввічливо нагадати тому, хто виступає, про регламент, мету наради і питання, яке обговорюється, запропонувати викладати свої думки ближче до теми. Проте при цьому неприпустимі репліки «Говоріть за темою», «Це нам нецікаво» та ін .7. Керівник, що веде нараду, не повинен одночасно виконувати інші обов'язки — підписувати документи, розмовляти по телефону, вести переговори із співробітниками та ін. 8. Особливу увагу ведучий має приділяти висловлюванням опонентів. Людей, які заради інтересів справи розкривають невірність прийнятих методів, викладають нові погляди, нетривіальні підходи до вирішення проблем, необхідно всебічно стимулювати. Саме до таких виступів слід привертати увагу учасників наради. Керівник повинен створити обстановку, коли той, хто виступає, має бути впевнений у тому, що він не постраждає за критику. Навіть коли керівник не згоден з тим, хто виступає його критика повинна бути максимально коректною та аргументованою. 9. Ведучий наради не повинен допускати дублювань у виступах. Необхідно ввіч ливо вказати, що доповідач повторюється, що ці положення вже лунали, ставлення д(них відоме і повторне звертання до них позбавлено сенсу .10. Найважливіше завдання голови — організувати і підтримати полеміку, за цікавлений, відвертий і доброзичливий обмін думками між учасниками наради. Цш цього він загострює одні проблеми, просить висловити думку з інших, не допускає нетактовних виступів і реплік, з повагою ставиться до кожної думки. 11. Обов'язок голови — підтримувати у залі атмосферу зацікавленості, доброзич ливості. Не слід вступати у полеміку з учасниками наради, нав'язувати їм свою думку.

Авторитету ведучого наради сприятимуть такі рекомендації: дякувати кожному оратору за виступ; • усі повідомлення робити стоячи за винятком коротких коментарів;називати не тільки прізвище того, хто виступає, а й його ім'я, по батьков і посаду.