ЕдинАЯ АрхивнАЯ Информационная Система

ЕдинАЯ АрхивнАЯ Информационная Система

Пермского КРАЯ «Архивы прикамья»

 

Техническое задание

На выполнение работ 1-й очереди по созданию

Единой архивной информационной системы Пермского края

«Архивы Прикамья»

 

Пермь

2019

Содержание

 

1 Общие положения. 4

1.1  Полное наименование работ 4

1.2  Полное наименование Системы и ее условное обозначение 4

1.3  Шифр (номер) Государственного контракта 4

1.4  Заказчик. 4

1.5  Исполнитель 4

1.6  Пользователь 4

1.7  Перечень нормативных правовых актов, на основании которых выполняются работы 4

1.8  Сроки начала и окончания выполнения работ 10

1.9  Сведения об источниках и порядке финансирования работ 10

1.10    Порядок внесения изменений и дополнений. 11

1.11    Перечень терминов, сокращений и обозначений. 11

2 Назначение и цели создания Системы.. 13

2.1  Назначение Системы. 13

2.2  Цели и задачи создания Системы. 13

3 Характеристика объекта автоматизации. 15

3.1  Краткие сведения об объекте автоматизации. 15

3.2  Адреса Агентства и архивов. 15

3.3  Текущее состояние объекта автоматизации. 19

4 Требования к Системе 23

4.1  Требования к Системе в целом. 23

4.1.1  Требования к структуре и функционированию. 23

4.1.2  Требования к режимам функционирования Системы. 25

4.1.3  Требования к показателям назначения 26

4.1.4  Требования к уровню доступности. 27

4.1.5  Требования к масштабированию Системы. 28

4.1.6  Требования к надежности. 28

4.1.7  Требования к техническому обеспечению при выполнении работ по созданию Системы 29

4.1.8  Требования к защите информации от несанкционированного доступа.. 29

4.1.9  Требования к эргономике и технической эстетике 30

4.1.10  Требования к численности и квалификации персонала 31

4.1.11  Требования к патентной чистоте 31

4.2  Требования к функциям, выполняемым Системой. 34

4.2.1  Требования к подсистеме управления архивным делом. 34

4.2.2  Требования к подсистеме «Портал «Архивы Прикамья». 46

4.2.3  Подсистема интеграция с внешними системами. 49

4.2.4  Подсистема администрирования 52

4.3  Требования к видам обеспечения 53

4.3.1  Требования к информационному обеспечению. 53

4.3.2  Требования к лингвистическому обеспечению. 55

4.3.3  Требования к техническому обеспечению. 55

4.3.4  Требования к программному обеспечению Системы. 55

4.4  Требования к загрузке данных из ПК «Архивный фонд». 56

4.5  Требования к загрузке данных из тематических БД архивов. 57

5 Требования к составу и содержанию работ. 61

6 Требования к подготовке пользователей Системы.. 64

7 Требования к порядку контроля и приемки Системы.. 65

7.1  Виды, состав, объем и методы испытаний Системы. 65

7.2  Общие требования к приемке работ по этапам. 66

8 Требования к документированию. 67

 

 

Общие положения

Полное наименование работ

Выполнение работ по созданию Единой архивной информационной системы Пермского края «Архивы Прикамья» (далее - выполнение работ).

Полное наименование Системы и ее условное обозначение

Полное наименование: Единая архивная информационная система Пермского края «Архивы Прикамья».

Краткое наименование, условное обозначение: ЕАИС Архивы, Система.

Шифр (номер) Государственного контракта

Номер Государственного контракта (далее – ГК) определяется после подведения итогов открытого конкурса в день заключения ГК.

Заказчик

Государственный заказчик: Агентство по делам архивов Пермского края (далее – Агентство).

Исполнитель

Определяется по результатам проведения конкурсной процедуры в соответствии с Федеральным законом от 05 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Пользователь

Пользователями Системы являются сотрудники Агентства по делам архивов Пермского края, сотрудники государственных и муниципальных архивов, жители Пермского края.

Сроки начала и окончания выполнения работ

Срок начала и окончания выполнения работ: с момента заключения ГК
по 14 декабря 2019 г.

Назначение и цели создания Системы

Назначение Системы

ЕАИС Архивы – государственная информационная система, предназначенная для автоматизации деятельности Агентства, государственных и муниципальных архивов (далее – архивы), централизации хранения и использования архивных документов в электронном виде, повышения качества оказания услуг в сфере архивного дела и удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства в ретроспективной информации.

Адреса Агентства и архивов

Перечень и срок начала

 Агентства и архивов:

- Агентство по делам архивов Пермского края, ул. Куйбышева, д. 14, оф. 34, г. Пермь, Пермский край, 614006;

- ГКБУ "Государственный архив Пермского края", ул. Студенческая, д. 36, г. Пермь, Пермский край, 614070;

- ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив», ул. Леваневского, 16, г. Кудымкар, Пермская область, 619000;

- ГКБУ «Пермский государственный архив социально-политической истории», ул. Екатерининская, д. 162, г. Пермь, Пермский край, 614068;

- Архивный отдел администрации Бардымского муниципального района, ул.1 Мая, д. 8, село Барда, Пермский край, 618150;

- Архивный отдел администрации Березовского муниципального района, ул. Куйбышева, д. 1, с. Березовка, Березовский район, Пермский край, 617570;

- Архивный отдел администрации Большесосновского муниципального района, пер. Торговый, д. 3, с. Большая Соснова, Большесосновский район, Пермский край, 617080;

- Архивный отдел администрации Верещагинского муниципального района, ул. Октябрьская, д. 65, г. Верещагино, Пермский край, 617120;

- Архивный отдел администрации Александровского муниципального района, ул. Ленина, д. 20 а, г. Александровск, Пермский край, 618320;

- Муниципальное бюджетное учреждение "Архив города Березники", ул. Свердлова, д. 128, г. Березники, Пермский край, 618416;

- Архивный отдел администрации Гремячинского муниципального района, ул. Попова 1а, г. Гремячинск, Пермский край, 618270;

- Муниципальное казенное учреждение "Архив города Губахи", ул. Суворова, д. 5, г. Губаха, Пермский край, 618250;

- Архивный отдел администрации Добрянского муниципального района, ул. Жуковского, д.23, г. Добрянка, Пермский край, 618740;

- МКУ «Архив города Кизела», ул. Пролетарская, д. 104, г. Кизел, Пермский край, 618362;

- Архивный отдел администрации Краснокамского городского округа, ул. Карла Либкнехта, д. 21, г. Краснокамск, 617060;

- Архивный отдел администрации города Лысьвы, г. Лысьва, ул. Первомайская, д.37, 618900;

- Муниципальное бюджетное учреждение «Архив г. Соликамска», ул. Осокина, д.38, г. Соликамск, Пермский край;

- МКУ "Архив Чайковского муниципального района", ул. Ленина, д. 61/1, г. Чайковский, Пермский край, 617760;

- Муниципальное бюджетное учреждение "Архив Чусовского района", ул. Победы, д.70, г. Чусовой, Пермский край, 618204;

- Архивный отдел администрации Гайнского муниципального района, ул. Дзержинского, д. 4, п. Гайны, Пермский край, 619650;

- Архивный отдел администрации Горнозаводского муниципального района, ул. Октябрьская, д. 14, г. Горнозаводск, Пермский край, 618820;

- Архивный отдел администрации Еловского муниципального района, ул. Ленина, 32, с. Елово, Еловский район, Пермский край, 618170;

- Архивный отдел администрации Ильинского муниципального района, ул. Теплоуховых, д. 10, п. Ильинский, Ильинский район, Пермский край, 617020;

- Архивный отдел администрации Карагайского муниципального района, ул. Энергетиков, д.13, с. Карагай, Карагайский район, 617210;

- Архивный отдел администрации Кишертского муниципального района, ул. Советская, д. 36, с. Усть-Кишерть, Кишертский район, Пермский край, 617600;

- Архивный отдел администрации Косинского муниципального района, ул. Ленина, д. 68 с. Коса, Косинский район, Пермский край, 619430;

- Архивный отдел администрации Кочевского муниципального района, ул. Калинина, д. 5, с. Кочево, Кочевский район, Пермский край, 619320;

- Архивный отдел администрации Красновишерского муниципального района, ул. Куйбышева, д. 11/1, г. Красновишерск, Пермский край, 618590;

- Архивный отдел администрации Кудымкарского муниципального района, ул. Пермяцкая, д. 47, г. Кудымкар, Пермский край, 619000;

- Архивный отдел администрации Куединского муниципального района, ул. Ленина, д. 4б, п. Куеда, Куединский район, Пермский край, 617700;

- Архивный отдел администрации Октябрьского муниципального района, ул. Ленина, д. 52 п. Октябрьский, Октябрьский район, Пермский край;

- Архивный отдел администрации Ординского муниципального района, ул. Советская, д. 12, с. Орда, Пермский край, 617500;

- Архивный отдел администрации Осинского муниципального района, ул. Ленина, д. 29, г. Оса, Пермский край, 618122;

- Архивный отдел администрации Оханского городского округа, ул. Куйбышева, д. 35, г. Оханск, Пермский край, 618100;

- Муниципальное бюджетное учреждение "Архив Очерского района", ул. Ленина, д. 157а, г. Очер, Пермский край, 617140;

- МКУ "Архив Пермского района", ул. Камская, д. 5Б, д. Кондратово, Пермский район, Пермский край, 614506;

- Архивный отдел администрации Сивинского муниципального района, ул. Садовая, д. 22а, с. Сива, Пермский край, 617240;

- Архивный отдел администрации Суксунского муниципального района, ул. Колхозная, д. 4, п. Суксун, Суксунский район, Пермский край, 617560;

- Архивный отдел администрации Уинского муниципального района, ул. Кирова, д. 3, с. Уинское, Уинский район, Пермский край;

- Архивный отдел администрации Частинского муниципального района, ул. Производственная, д. 14, с. Частые, Пермский край,617170;

- Архивный отдел администрации Чернушинского муниципального района, ул. Октябрьская, д. 19, г. Чернушка, Пермский край, 617831;

- Архивный отдел администрации Юрлинского муниципального района, ул. Ленина, д. 15, с. Юрла, Юрлинский муниципальный район, Пермский край, 619200;

- Архивный отдел администрации Юсьвинского муниципального района, ул. Комсомольская, д.10, с. Юсьва, Юсьвинский район, Пермский край, 619170;

- Муниципальное бюджетное учреждение ""Архив города Перми", проезд Якуба Коласа, 5, г. Пермь, 614068;

- Муниципальное бюджетное учреждение ""Архив Кунгурского муниципального района", ул. Степана Разина, д. 216, г. Кунгур, Пермский край, 617475;

- Архивный отдел администрации Нытвенского муниципального района, ул. Чапаева, д.1, г. Нытва, Пермский край;

- Архивный отдел администрации Чердынского муниципального района, ул. Юргановская, д. 57, г. Чердынь, Пермский край, 618601;

- Муниципальное бюджетное учреждение «Кунгурский городской архив», ул. Свободы, д.18, г. Кунгур, Пермский край, 617470;

- Муниципальное казённое учреждение «Кудымкарский городской архив», ул. Володарского, д. 15, г. Кудымкар, Пермский край, 619000.

Требования к Системе

Требования к Системе в целом

Система должна содержать необходимый объем информации для выполнения пользователями функциональных задач, подлежащих автоматизации, а также механизмы дополнения и своевременной актуализации этой информации.

Система должна реализовывать базовый набор сервисов работы с информацией, обеспечивающий требуемую полноту и актуальность информационных и иных услуг, предоставляемых пользователям.

Структура представления информации и пользовательские интерфейсы по доступу к ресурсам и сервисам должны быть интуитивно понятны широкому кругу пользователей.

Система должна обеспечивать сохранность хранимых данных, в том числе через механизмы резервирования информации.

В целях обеспечения юридической значимости сведений, документов, материалов Система должна обеспечивать поддержку ЭП при ведении Системы, проверку подписанных ЭП документов на предмет отсутствия внесения изменений в документ после его подписания.

Система должна обеспечивать защиту информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации. Разграничение прав доступа к объектам и функциям Системы должны быть организованы через роли (группы) пользователей Системы (матрица доступа настраивается в Системе Администратором).

Требования к структуре и функционированию

ЕАИС Архивы должна представлять собой единую централизованную систему, состоящую из набора функциональных и вспомогательных подсистем.

В целях обеспечения модульности информационной системы и снижения затрат на ее интеграцию и эксплуатацию взаимодействие подсистем должно строиться на основе общепринятых открытых технологических стандартов.

Модули системы должны разрабатываться с учетом многоуровневой архитектуры.

Архитектура решения должна быть разработана Исполнителем в рамках этапа проектирования и согласована с Государственным заказчиком.

Архитектура системы должна быть разработана в соответствии с трехуровневой клиент-серверной архитектурой и состоять из следующих уровней:

- уровень хранения данных;

- уровень приложений;

- презентационный уровень, обеспечивающий взаимодействие с клиентскими приложениями.

Уровень презентаций должен быть разработан в соответствии с принципами архитектуры «тонкого клиента».

При создании Системы должно быть обеспечено преимущественное использование свободного программного обеспечения.

Система должна состоять из следующих подсистем:

- Подсистема управления архивным делом;

- Портал «Архивы Прикамья»;

- Подсистема интеграция с внешними системами;

- Подсистема администрирования.

4.1.1.1 Подсистема управления архивным делом

Подсистема предназначена для автоматизации направлений деятельности архивных учреждений.

Подсистема включает в себя модули:

- Модуль «Справочная информация».

- Модуль «Архивный фонд».

- Модуль «Тематические базы данных».

- Модуль «Комплектование».

- Модуль «Читальный зал».

- Модуль «Учет приема и исполнения запросов».

- Модуль «Планово-отчетная документация».

- Модуль «Менеджер файлов».

- Модуль «Интеграция с внешними системами».

- Модуль «Конвертер из ПК «Архивный фонд».

- Модуль «Администрирование».

4.1.1.2 Подсистема «Портал «Архивы Прикамья»

Портал «Архивы Прикамья» (далее - Портал) является публичной частью системы и предназначен для информационного обеспечения граждан и взаимодействия архивов с потребителями архивной информации.

Подсистема включает в себя модули:

- Модуль «Справочная информация».

- Модуль «Информационные ресурсы архивов».

- Модуль «Личный кабинет пользователя».

- Модуль «Платежи».

Требования к режимам функционирования Системы

Система должна функционировать в следующих режимах:

- штатный режим, при котором обеспечивается выполнение задач в объеме функций, предусмотренных ТЗ;

- сервисный режим, необходимый для проведения обслуживания, реконфигурации и пополнения технических и программных средств Системы новыми компонентами;

- аварийный режим работы.

В штатном режиме функционирования Система должна обеспечивать доступность функций в режиме: 24 часа в сутки, 7 дней в неделю (24х7). Круглосуточный режим работы Системы не требует организации круглосуточной работы пользователей и допускает работу пользователей в соответствии со штатным расписанием.

В сервисном режиме Система должна обеспечивать возможность проведения следующих работ:

- техническое обслуживание;

- модернизация аппаратно-программного комплекса;

- устранение аварийных ситуаций.

Система должна переходить в аварийный режим при возникновении нештатной ситуации и невозможности штатной работы.

Регламентные работы должны производиться с учетом требований к уровню доступности Системы, указанному в пункте 4.1.4 настоящего ТЗ.

Функционирование Системы при отказах и сбоях серверного общесистемного и специального ПО и оборудования, в том числе структурных узлов Системы, не предусматривается.

Требования к показателям назначения

Система должна обеспечивать одновременную работу всех пользователей Системы (сотрудников Агентства и архивов), а также посетителей Портала.

Исполнитель должен обеспечивать работоспособность Системы при одновременном подключении до 30 000 пользователей. Пользователями Системы могут быть авторизованные пользователи (ограниченный круг лиц, использующий ресурсы Системы в закрытом контуре с использованием аутентификации и авторизации) и неавторизованные пользователи (неограниченный круг лиц, использующий ресурсы Системы в публичном контуре без авторизации в Системе).

Система должна обеспечивать следующий режим работы: доступность функций Сервиса в режиме – 24 часа в день, 7 дней в неделю (24х7), при основной нагрузке с 8:00 до 20:00 с учетом часового пояса времени Заказчика.

Система должна обеспечивать возможность одновременной работы не более 30 000 пользователей при следующих характеристиках времени отклика Системы:

- для операций навигации по экранным формам Сервиса (загрузка страниц, не содержащих больших отчетных форм, исключая запросы к внешним системам) – не более 10 сек.;

- для операций поиска (выполнение поискового запроса, не содержащих большого объема) – не более 15 сек.

Требования к уровню доступности

Уровень доступности (период времени, в течение которого Система должна предоставлять требуемые функциональные возможности, за исключением простоя на регламентное обслуживание) определяется как максимальное допустимое время недоступности за определенный период. Уровень недоступности приведен в Таблице 1.

Таблица 1 – Уровень недоступности

Уровень недоступности
Время внеплановой недоступности за 365 дней	Не более 2,5 %
Время плановой недоступности за 365 дней	Не более 5 %

Недоступность Системы – состояние, при котором в Системе (либо в ее подсистемах) полностью, либо частично нарушена работа ключевых функций (явно, либо потенциально) для определенной группы пользователей и/или систем-пользователей. Время недоступности Системы определяется максимальным временем из возможных: время устранения инцидента блокирующего приоритета в соответствии с записями в системе управления инцидентами, предоставленной Заказчиком, или временем с момента оповещения системы мониторинга о сбое / недоступности Системы до момента оповещения о восстановлении штатного режима.

Время внеплановой недоступности Системы – период недоступности из-за инцидентов, программных сбоев, неверно установленных обновлений, ошибочных действий персонала Исполнителя.

Время плановой недоступности Системы – период недоступности в соответствии с заранее согласованными с Заказчиком плановыми периодами недоступности Системы во время проведения эксплуатационных мероприятий (установки новых релизов, функционального и нагрузочного тестирования, проверки системы мониторинга доступности и работоспособности, контрольного восстановления Системы из резервной копии).

Требования к масштабированию Системы

Система должна предусматривать возможность масштабирования по количеству подключаемых компонентов без существенного изменения архитектурных решений.

Возможности масштабирования должны обеспечиваться за счет увеличения мощности оборудования комплекса технических средств, исходя из перспективы увеличения количества пользователей и объема обрабатываемой информации.

Требования к надежности

Спроектированные архитектурные решения Системы должны быть устойчивы по отношению к программно-аппаратным ошибкам, отказам технических и программных средств, а также должны иметь возможность восстановления ее работоспособности и целостности информационного содержимого при возникновении таких ошибок и отказов.

Требования к техническому обеспечению при выполнении работ по созданию Системы

В целях обеспечения требуемого уровня доступности
и отказоустойчивости Системы Исполнитель должен обеспечить проведение работ по разработке Системы на тестовом контуре. Проведение приемо-сдаточных работ должно осуществляться на продуктивном контуре. Все работы по подготовке тестового и продуктивного контура выполняются силами Исполнителя на мощностях Заказчика. Заказчик предоставляет Исполнителю требуемые реквизиты доступа до технических средств (мощностей) Заказчика.

Требования к защите информации от несанкционированного доступа

Система должна обеспечивать контроль доступа посредством запроса пароля и его идентификации, а также разграничение прав доступа для групп пользователей, имеющих разные полномочия.

Передача информации должна осуществляться по защищенным каналам связи.

Атрибуты доступа предоставляются Заказчиком после получения соответствующего запроса от Исполнителя в рабочем порядке по электронной почте. После принятия атрибутов доступа Исполнитель в течение 1 (одного) рабочего дня обязан произвести изменение атрибутов доступа.

Информация, предоставляемая Исполнителю с целью оказания услуг, является конфиденциальной и не должна передаваться третьим лицам без письменного разрешения Заказчика.

Имена и пароли, используемые Исполнителем и иная предоставленная Заказчиком для выполнения работ в рамках настоящего ТЗ, информация:

- не должны храниться в каких-либо информационных системах Исполнителя;

- должны быть уничтожены Исполнителем по окончанию выполнения работ.

Разработка подсистемы информационной безопасности, и аттестация Системы должны быть проведены во 2-ю очередь создания Системы.

Требования к эргономике и технической эстетике

Интерфейс пользователя основных используемых программных компонент Системы должен удовлетворять следующим требованиям к функциональности:

- функциональная полнота: набор управляющих элементов интерфейса пользователя, и их функциональная взаимосвязанность должны обеспечивать доступ ко всем функциональным возможностям Системы, разрешенным к использованию данному пользователю в соответствии с его ролью;

- корректность: реализация функциональных возможностей посредством предоставленных управляющих элементов и экранных форм должна соответствовать автоматизируемым задачам и обеспечивать достоверность результатов;

- информативность: в экранных формах и их элементах должна адекватно отображаться информация, позволяющая однозначно идентифицировать предоставляемые функциональные возможности и состояние исполняемых процедур.

Интерфейс Системы должен удовлетворять требованиям ГОСТ Р 52872-2012 к версии сайта для слабовидящих, в том числе:

- Возможность изменить размер шрифта текста в пределах до 200% без использования вспомогательных технологий и без потери контента или функциональности;

- Ссылки на графические файлы, несущие смысловую нагрузку, должны иметь поясняющий текст (в атрибуте ALT);

- Возможность смены фона веб-страниц;

- Возможность управления функциональностью контента с помощью интерфейса клавиатуры.

- Интерфейс Системы должен предусматривать мобильную версию или адаптивный дизайн.

Требования к численности и квалификации персонала

Численность технического персонала должна быть достаточной для обеспечения бесперебойной работы Системы в соответствии с требованиями, определенными в настоящем документе, а также для функционирования Системы в штатном режиме, реализующем выполнение всех заявленных функций и работу в круглосуточном режиме.

Персонал, допущенный к эксплуатации и обслуживанию Системы, должен иметь подготовку и квалификацию, необходимую для обеспечения функционирования Системы.

Численность и организационная структура персонала должны быть определены на этапе технического проектирования.

Требования к патентной чистоте

Использование программного обеспечения должно осуществляться в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ, Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Программное обеспечение, используемое при создании Системы, должно иметь соответствующие лицензии на его использование и быть свободным от обязательств перед третьими лицами. Средства, входящие в состав программного и технического обеспечения Системы, в случае приобретения их у сторонних фирм и предприятий, должны сопровождаться документацией, подтверждающей право этих организаций поставлять данную продукцию, и лицензионными соглашениями.

В случае если в создаваемом СПО Исполнитель использует программы для электронных вычислительных машин (далее — ЭВМ) (системы управления базами данных, программные библиотеки, сервера приложений и иные объекты интеллектуальной собственности), разработанные Исполнителем или третьей стороной, не подразумевающие свободного использования, права (исключительные или неисключительные) на использование данных программ для ЭВМ должны быть переданы Заказчику.

Передаваемые права на программы для ЭВМ должны соответствовать требованиям к составу, количеству и характеристикам программного обеспечения (далее — ПО), необходимого для создания и эксплуатации СПО Системы, представленным в рамках настоящего Технического задания. Объем передаваемых прав должен обеспечивать возможность использования СПО Системы пользователями Системы на всей территории Пермского края, в неограниченном количестве. Срок действия прав – бессрочно, либо на срок действия исключительных прав. Состав прав должен допускать модификацию ПО с привлечением Заказчиком третьих лиц.

При этом в составе СПО не должны использоваться программы для ЭВМ, не подразумевающие свободного использования и не обеспеченные поддержкой производителя (разработчика). Программы для ЭВМ, не подразумевающие свободного использования, должны быть обеспечены гарантийным и постгарантийным обслуживанием фирмы-производителя, соответствующие обязательства должны быть переданы Заказчику.

До начала работ Исполнитель должен уведомить Заказчика о результатах интеллектуальной деятельности, имеющих правовую охрану, принадлежащих Исполнителю, которые планируется использовать при выполнении Государственного контракта.

При необходимости использования в ходе выполнения работ по Государственному контракту исключительных прав третьих лиц на результаты интеллектуальной деятельности, Исполнитель должен направить Заказчику условия приобретения прав на использование объектов интеллектуальной собственности в рамках Государственного контракта и в пределах стоимости (цены) работ Государственного контракта, при этом риск нарушения прав третьих лиц на результаты интеллектуальной деятельности несет Исполнитель.

Исключительные права на разработанное в результате работ по созданию Системы ПО, СПО, Систему в целом, а также иные права, необходимые для нормальной эксплуатации Системы по ее непосредственному назначению, передаются Исполнителем Государственному заказчику в момент подписания Акта сдачи-приемки работ по последнему принятому этапу выполнения работ.

Все созданные и использованные при исполнении Государственного контракта объекты интеллектуальной собственности подлежат отражению в отчетных документах Исполнителя о результатах выполнения работ по Государственному контракту и передаче Заказчику в соответствии с требованиями законодательства и Государственного контракта.

Программное обеспечение, требующее каких-либо отчислений, закупается Исполнителем самостоятельно в рамках цены Контракта с учетом требований к исключительным и неисключительным правам, предусмотренным настоящим Техническим заданием и Контрактом.

Приобретение и использование программного обеспечения должно осуществляться в соответствии с требованиями Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 188-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и статью 14 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и постановлением Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2015 г. № 1236 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Требования к функциям, выполняемым Системой

Требования к подсистеме управления архивным делом

Подсистема предназначена для автоматизации направлений деятельности архивных учреждений.

Подсистема включает в себя модули:

- Модуль «Архивный фонд».

- Модуль «Тематические базы данных».

- Модуль «Комплектование».

- Модуль «Читальный зал».

- Модуль «Учет приема и исполнения запросов».

- Модуль «Менеджер файлов».

- Модуль «Интеграция с внешними системами». 

- Модуль «Конвертер из ПК «Архивный фонд».

- Модуль «Планово-отчетная документация».

- Модуль «Справочная информация».

- Модуль «Администрирование».

Исполнитель должен предоставить на согласование Заказчику не менее двух вариантов дизайн-макетов разделов подсистемы управления архивным делом. Разработанные дизайн-макеты предусматривают:

- информативность – обеспечение простой, доступной и быстрой навигации;

- наглядность – обеспечение быстрого распознавания информации вне зависимости от страны происхождения, от сезонно-климатических условий, от области применения;

- толерантность и законность – соответствие визуальных элементов восприятию представителей различных национальностей, религиозных конфессий, а также лиц с ограниченными возможностями (наличие версии для слабовидящих).

Дизайн-макеты не используют образы, изображения предметов, запрещенные Федеральным Законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе».

4.2.1.1 Модуль «Архивный фонд»

Модуль обеспечивает процессы наполнения, редактирования, хранения и доступа к информации о документах Архивного фонда Пермского края и должен обеспечивать выполнение следующих функций:

- структурированное хранение индексной информации и графических копий документов (архив-фонд-опись-дело/единица хранения-документ), сконвертированных из ПК «Архивный фонд»;

- навигация по каталогу, простой и расширенный поиск по всей информации;

- ведение указателей: именного, географического, организаций; рубрикаторов: тематического, Единого классификатора документной информации (ЕКДИ);

- обеспечение возможности создания произвольных списков (коллекций, описей, единиц хранения, документов), сформированных по поисковому запросу. Возможность предварительного выбора реквизитов списка;

- учет движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива (в том числе на исполнение обращений, в читальный зал, во временное пользование, на реставрацию, на сканирование);

- ввод информации на уровне документа;

-  регистрации и учета электронных документов, реализующие создание учетной записи документа и ее заполнение атрибутами реквизитной и содержательной частей документа;

- функции представления электронных документов, реализующие визуальное представление документов при их предоставлении на рабочие места пользователей, и их представление для хранения и обработки средствами электронно-вычислительной техники;

- функции поиска электронных документов, реализующие атрибутивный поиск по реквизитам документов; поиск как по «справочным» атрибутам (их значения заполняются из справочников), так и по произвольным значениям атрибутов;

- функции полнотекстового поиска по содержимому документов, поиска информации в прикреплённых файлах (pdf, xls);

- обеспечение возможностей интеллектуального ввода текста при формировании поискового запроса;

- настройка и реализация режимов поиска:

- поиск набора слов;

- поиск введённого слова в строке;

- строгий поиск введённого словосочетания;

- поиск любых слов из набора;

- функции управления доступом к электронным копиям документов, защищенных авторскими правами или ограниченного доступа на основе применения специальных программных средств просмотра и использования. Должна быть реализована возможность использования водяных меток для обеспечения защиты авторских прав и прав собственности, владения.

Авторизованные сотрудники могут работать только с информацией своего архива. Режим редактирования доступен ролям «Оператор государственного архива», «Оператор муниципального архива» для сотрудников с соответствующими полномочиями.

Требования к функционалу должны быть уточнены на этапе предварительного проектирования и описаны в ЧТЗ.

4.2.1.2 Модуль «Тематические базы данных»

Модуль предназначен для наполнения массивов баз данных по документам архивных учреждений Пермского края и должен обеспечивать выполнение следующих функций:

- структурированное хранение индексной информации и графических копий документов, сконвертированных из Тематических баз, данных, указанных в п.8.

- Ввод, редактирование и удаление информации в Тематических базах данных.

- Навигация по записям баз данных, простой и расширенный поиск по информации, просмотр графических копий документов должен соответствовать существующему ранее.

Авторизованные сотрудники могут работать только с информацией своего архива. Режим редактирования доступен ролям «Оператор государственного архива», «Оператор муниципального архива» для сотрудников с соответствующими полномочиями.

Требования к функционалу должны быть уточнены на этапе предварительного проектирования и описаны в ЧТЗ.

4.2.1.3 Модуль «Комплектование»

Модуль предназначен для автоматизации деятельности по комплектованию Архивного фонда Пермского края и деятельности экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) и должен обеспечивать функционирование трех взаимодействующих комплексов задач:

- «Источники комплектования».

- «ЭПК госархива».

- «ЭПМК Агентства».

Комплекс задач «Источники комплектования» должен обеспечивать выполнение следующих функций (задач):

- для роли «Оператор государственного архива», «Оператор муниципального архива»:

- ведение списка организаций-источников комплектования архива с описанием архива организации, хранящихся документов, условий хранения, проводимых мероприятий, проверок и предписаний к ним;

- ведение списка граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования архива;

-  назначение источникам комплектования куратора из сотрудников архива;

-  ведение журналов документов, образующихся в архивах организаций и проходящих согласование или утверждение на ЭПМК Агентства (номенклатуры, описи, акты и т.д.);

- построение перечней организаций-источников комплектования архива с устаревшими номенклатурами дел, неутвержденными описями дел постоянного срока хранения и хранящих документы сверх установленного срока;

-  формирование сведений о количестве дел, хранящихся в организациях-источниках комплектования архива сверх установленного срока;

-  контроль сроков хранения документов в архиве организации;

- регистрация документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПМК Агентства, привязка электронной копии рассматриваемого документа;