Текущее состояние объекта автоматизации

В настоящий момент при осуществлении деятельности в сфере архивного дела Агентством и архивами используются следующие программные комплексы, информационные системы и базы данных:

1. Агентство:

- ПК «Архивный фонд»;

- ПК «Фондовый каталог»;

- Программа «Справочник документов по личному составу».

2. Государственное краевое бюджетное учреждение «Государственный архив Пермского края» (далее – ГАПК):

- ПК «Архивный фонд»;

- Информационно-поисковая система «Поколения Пермского края»;

- Программно-информационный комплекс «КАИСА», включающий в себя БД программ «Библиотека», «Фотокаталог», «Указатель «Метрические книги», «Указатель «Картографические документы», «История религий», «АТД»;

- БД «Генеалогия»;

- Программа «Учет местонахождения»;

- БД «Решения Пермского горисполкома»;

- БД «Договора нотариальных контор»;

3. Государственное краевое бюджетное учреждение «Пермский государственный архив социально-политической истории» (далее – ПермГАСПИ):

- ПК «Архивный фонд»;

- Программа «Фотокаталог»;

- Программа «Библиотека»;

- Программа «Фонд печатных изданий (СИФ)»;

- Программа «Жертвы политических репрессий. Территория Пермского края 1918–1980 гг.»;

- Программа «Военнопленные. База данных военнослужащих, призванных из Молотовской области (Пермского края), попавших в плен в ходе Великой Отечественной войны»;

- Программа «Политические деятели Пермского края. 1921–2006 гг.»;

- Программа «Политическая реклама в Пермском крае. Памяти профессора О.Б. Подвинцева»;

- Программа «Политические партии в Пермском крае»;

- Программа «Книга Памяти. База данных военнослужащих, призванных из Молотовской области (Пермского края), погибших в Великой Отечественной войне»;

- Программа «Военнослужащие, умершие в госпиталях на территории Молотовской области (Пермского края) во время Великой Отечественной войны»;

- Программа «База данных промышленных предприятий, эвакуированных в Молотовскую область в период Великой Отечественной войны»;

- Программа «Книга Памяти. Афганистан. 1979–1989. База данных военнослужащих, призванных из Пермской области (края) погибших в ходе военных действий в Афганистане»;

- Программа «Книга Памяти. Чечня. 1994–1996. 1999–2009. База данных военнослужащих, призванных из Пермской области (края) погибших в ходе военных действий в Чечне»;

- Программа «Книга Памяти. Хасан. Халхин-Гол. 1938–1939. База данных военнослужащих, призванных из Молотовской области, погибших в ходе вооруженных конфликтов на озере Хасан и реке Халхин-Гол»;

- Программа «Книга Памяти. Финляндия. 1939–1940. База данных военнослужащих, призванных из Молотовской области, погибших в ходе советско-финляндской войны»;

- Программа «Революционеры Прикамья»;

- Программа «Журналисты Пермского края»;

- Программа «Социологи Пермского края»;

4. Государственное краевое бюджетное учреждение «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив» (далее – КПОГА):

- ПК «Архивный фонд»;

- Программа «Учет обращений граждан и организаций»;

- Программа «Организации-источники комплектования»;

- Программа «Фотокаталог»;

- Программа «Справочник документов по личному составу»;

- Программа «Эвакуированные»;

- Программа «Люди Пармы»;

5. Муниципальные архивы:

- ПК «Архивный фонд»;

- Программа «Распорядительные документы органов власти»;

- Программа «Фотокаталог»;

- Программа «Учет местонахождения документов по личному составу»;

- Программа «Календарь памятных дат»;

- Программа «Свидетельства на право собственности»;

- Программа «Библиотека»;

- Программа «Учет запросов»;

- Программа «Учет работы с организациями - источниками комплектования».

 

Требования к Системе

Требования к Системе в целом

Система должна содержать необходимый объем информации для выполнения пользователями функциональных задач, подлежащих автоматизации, а также механизмы дополнения и своевременной актуализации этой информации.

Система должна реализовывать базовый набор сервисов работы с информацией, обеспечивающий требуемую полноту и актуальность информационных и иных услуг, предоставляемых пользователям.

Структура представления информации и пользовательские интерфейсы по доступу к ресурсам и сервисам должны быть интуитивно понятны широкому кругу пользователей.

Система должна обеспечивать сохранность хранимых данных, в том числе через механизмы резервирования информации.

В целях обеспечения юридической значимости сведений, документов, материалов Система должна обеспечивать поддержку ЭП при ведении Системы, проверку подписанных ЭП документов на предмет отсутствия внесения изменений в документ после его подписания.

Система должна обеспечивать защиту информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации. Разграничение прав доступа к объектам и функциям Системы должны быть организованы через роли (группы) пользователей Системы (матрица доступа настраивается в Системе Администратором).

Требования к структуре и функционированию

ЕАИС Архивы должна представлять собой единую централизованную систему, состоящую из набора функциональных и вспомогательных подсистем.

В целях обеспечения модульности информационной системы и снижения затрат на ее интеграцию и эксплуатацию взаимодействие подсистем должно строиться на основе общепринятых открытых технологических стандартов.

Модули системы должны разрабатываться с учетом многоуровневой архитектуры.

Архитектура решения должна быть разработана Исполнителем в рамках этапа проектирования и согласована с Государственным заказчиком.

Архитектура системы должна быть разработана в соответствии с трехуровневой клиент-серверной архитектурой и состоять из следующих уровней:

- уровень хранения данных;

- уровень приложений;

- презентационный уровень, обеспечивающий взаимодействие с клиентскими приложениями.

Уровень презентаций должен быть разработан в соответствии с принципами архитектуры «тонкого клиента».

При создании Системы должно быть обеспечено преимущественное использование свободного программного обеспечения.

Система должна состоять из следующих подсистем:

- Подсистема управления архивным делом;

- Портал «Архивы Прикамья»;

- Подсистема интеграция с внешними системами;

- Подсистема администрирования.

4.1.1.1 Подсистема управления архивным делом

Подсистема предназначена для автоматизации направлений деятельности архивных учреждений.

Подсистема включает в себя модули:

- Модуль «Справочная информация».

- Модуль «Архивный фонд».

- Модуль «Тематические базы данных».

- Модуль «Комплектование».

- Модуль «Читальный зал».

- Модуль «Учет приема и исполнения запросов».

- Модуль «Планово-отчетная документация».

- Модуль «Менеджер файлов».

- Модуль «Интеграция с внешними системами».

- Модуль «Конвертер из ПК «Архивный фонд».

- Модуль «Администрирование».

4.1.1.2 Подсистема «Портал «Архивы Прикамья»

Портал «Архивы Прикамья» (далее - Портал) является публичной частью системы и предназначен для информационного обеспечения граждан и взаимодействия архивов с потребителями архивной информации.

Подсистема включает в себя модули:

- Модуль «Справочная информация».

- Модуль «Информационные ресурсы архивов».

- Модуль «Личный кабинет пользователя».

- Модуль «Платежи».

Требования к режимам функционирования Системы

Система должна функционировать в следующих режимах:

- штатный режим, при котором обеспечивается выполнение задач в объеме функций, предусмотренных ТЗ;

- сервисный режим, необходимый для проведения обслуживания, реконфигурации и пополнения технических и программных средств Системы новыми компонентами;

- аварийный режим работы.

В штатном режиме функционирования Система должна обеспечивать доступность функций в режиме: 24 часа в сутки, 7 дней в неделю (24х7). Круглосуточный режим работы Системы не требует организации круглосуточной работы пользователей и допускает работу пользователей в соответствии со штатным расписанием.

В сервисном режиме Система должна обеспечивать возможность проведения следующих работ:

- техническое обслуживание;

- модернизация аппаратно-программного комплекса;

- устранение аварийных ситуаций.

Система должна переходить в аварийный режим при возникновении нештатной ситуации и невозможности штатной работы.

Регламентные работы должны производиться с учетом требований к уровню доступности Системы, указанному в пункте 4.1.4 настоящего ТЗ.

Функционирование Системы при отказах и сбоях серверного общесистемного и специального ПО и оборудования, в том числе структурных узлов Системы, не предусматривается.

Требования к показателям назначения

Система должна обеспечивать одновременную работу всех пользователей Системы (сотрудников Агентства и архивов), а также посетителей Портала.

Исполнитель должен обеспечивать работоспособность Системы при одновременном подключении до 30 000 пользователей. Пользователями Системы могут быть авторизованные пользователи (ограниченный круг лиц, использующий ресурсы Системы в закрытом контуре с использованием аутентификации и авторизации) и неавторизованные пользователи (неограниченный круг лиц, использующий ресурсы Системы в публичном контуре без авторизации в Системе).

Система должна обеспечивать следующий режим работы: доступность функций Сервиса в режиме – 24 часа в день, 7 дней в неделю (24х7), при основной нагрузке с 8:00 до 20:00 с учетом часового пояса времени Заказчика.

Система должна обеспечивать возможность одновременной работы не более 30 000 пользователей при следующих характеристиках времени отклика Системы:

- для операций навигации по экранным формам Сервиса (загрузка страниц, не содержащих больших отчетных форм, исключая запросы к внешним системам) – не более 10 сек.;

- для операций поиска (выполнение поискового запроса, не содержащих большого объема) – не более 15 сек.

Требования к уровню доступности

Уровень доступности (период времени, в течение которого Система должна предоставлять требуемые функциональные возможности, за исключением простоя на регламентное обслуживание) определяется как максимальное допустимое время недоступности за определенный период. Уровень недоступности приведен в Таблице 1.

Таблица 1 – Уровень недоступности

Уровень недоступности
Время внеплановой недоступности за 365 дней	Не более 2,5 %
Время плановой недоступности за 365 дней	Не более 5 %

Недоступность Системы – состояние, при котором в Системе (либо в ее подсистемах) полностью, либо частично нарушена работа ключевых функций (явно, либо потенциально) для определенной группы пользователей и/или систем-пользователей. Время недоступности Системы определяется максимальным временем из возможных: время устранения инцидента блокирующего приоритета в соответствии с записями в системе управления инцидентами, предоставленной Заказчиком, или временем с момента оповещения системы мониторинга о сбое / недоступности Системы до момента оповещения о восстановлении штатного режима.

Время внеплановой недоступности Системы – период недоступности из-за инцидентов, программных сбоев, неверно установленных обновлений, ошибочных действий персонала Исполнителя.

Время плановой недоступности Системы – период недоступности в соответствии с заранее согласованными с Заказчиком плановыми периодами недоступности Системы во время проведения эксплуатационных мероприятий (установки новых релизов, функционального и нагрузочного тестирования, проверки системы мониторинга доступности и работоспособности, контрольного восстановления Системы из резервной копии).

Требования к масштабированию Системы

Система должна предусматривать возможность масштабирования по количеству подключаемых компонентов без существенного изменения архитектурных решений.

Возможности масштабирования должны обеспечиваться за счет увеличения мощности оборудования комплекса технических средств, исходя из перспективы увеличения количества пользователей и объема обрабатываемой информации.

Требования к надежности

Спроектированные архитектурные решения Системы должны быть устойчивы по отношению к программно-аппаратным ошибкам, отказам технических и программных средств, а также должны иметь возможность восстановления ее работоспособности и целостности информационного содержимого при возникновении таких ошибок и отказов.

Требования к техническому обеспечению при выполнении работ по созданию Системы

В целях обеспечения требуемого уровня доступности
и отказоустойчивости Системы Исполнитель должен обеспечить проведение работ по разработке Системы на тестовом контуре. Проведение приемо-сдаточных работ должно осуществляться на продуктивном контуре. Все работы по подготовке тестового и продуктивного контура выполняются силами Исполнителя на мощностях Заказчика. Заказчик предоставляет Исполнителю требуемые реквизиты доступа до технических средств (мощностей) Заказчика.

Требования к защите информации от несанкционированного доступа

Система должна обеспечивать контроль доступа посредством запроса пароля и его идентификации, а также разграничение прав доступа для групп пользователей, имеющих разные полномочия.

Передача информации должна осуществляться по защищенным каналам связи.

Атрибуты доступа предоставляются Заказчиком после получения соответствующего запроса от Исполнителя в рабочем порядке по электронной почте. После принятия атрибутов доступа Исполнитель в течение 1 (одного) рабочего дня обязан произвести изменение атрибутов доступа.

Информация, предоставляемая Исполнителю с целью оказания услуг, является конфиденциальной и не должна передаваться третьим лицам без письменного разрешения Заказчика.

Имена и пароли, используемые Исполнителем и иная предоставленная Заказчиком для выполнения работ в рамках настоящего ТЗ, информация:

- не должны храниться в каких-либо информационных системах Исполнителя;

- должны быть уничтожены Исполнителем по окончанию выполнения работ.

Разработка подсистемы информационной безопасности, и аттестация Системы должны быть проведены во 2-ю очередь создания Системы.

Требования к эргономике и технической эстетике

Интерфейс пользователя основных используемых программных компонент Системы должен удовлетворять следующим требованиям к функциональности:

- функциональная полнота: набор управляющих элементов интерфейса пользователя, и их функциональная взаимосвязанность должны обеспечивать доступ ко всем функциональным возможностям Системы, разрешенным к использованию данному пользователю в соответствии с его ролью;

- корректность: реализация функциональных возможностей посредством предоставленных управляющих элементов и экранных форм должна соответствовать автоматизируемым задачам и обеспечивать достоверность результатов;

- информативность: в экранных формах и их элементах должна адекватно отображаться информация, позволяющая однозначно идентифицировать предоставляемые функциональные возможности и состояние исполняемых процедур.

Интерфейс Системы должен удовлетворять требованиям ГОСТ Р 52872-2012 к версии сайта для слабовидящих, в том числе:

- Возможность изменить размер шрифта текста в пределах до 200% без использования вспомогательных технологий и без потери контента или функциональности;

- Ссылки на графические файлы, несущие смысловую нагрузку, должны иметь поясняющий текст (в атрибуте ALT);

- Возможность смены фона веб-страниц;

- Возможность управления функциональностью контента с помощью интерфейса клавиатуры.

- Интерфейс Системы должен предусматривать мобильную версию или адаптивный дизайн.

Требования к численности и квалификации персонала

Численность технического персонала должна быть достаточной для обеспечения бесперебойной работы Системы в соответствии с требованиями, определенными в настоящем документе, а также для функционирования Системы в штатном режиме, реализующем выполнение всех заявленных функций и работу в круглосуточном режиме.

Персонал, допущенный к эксплуатации и обслуживанию Системы, должен иметь подготовку и квалификацию, необходимую для обеспечения функционирования Системы.

Численность и организационная структура персонала должны быть определены на этапе технического проектирования.

Требования к патентной чистоте

Использование программного обеспечения должно осуществляться в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ, Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Программное обеспечение, используемое при создании Системы, должно иметь соответствующие лицензии на его использование и быть свободным от обязательств перед третьими лицами. Средства, входящие в состав программного и технического обеспечения Системы, в случае приобретения их у сторонних фирм и предприятий, должны сопровождаться документацией, подтверждающей право этих организаций поставлять данную продукцию, и лицензионными соглашениями.

В случае если в создаваемом СПО Исполнитель использует программы для электронных вычислительных машин (далее — ЭВМ) (системы управления базами данных, программные библиотеки, сервера приложений и иные объекты интеллектуальной собственности), разработанные Исполнителем или третьей стороной, не подразумевающие свободного использования, права (исключительные или неисключительные) на использование данных программ для ЭВМ должны быть переданы Заказчику.

Передаваемые права на программы для ЭВМ должны соответствовать требованиям к составу, количеству и характеристикам программного обеспечения (далее — ПО), необходимого для создания и эксплуатации СПО Системы, представленным в рамках настоящего Технического задания. Объем передаваемых прав должен обеспечивать возможность использования СПО Системы пользователями Системы на всей территории Пермского края, в неограниченном количестве. Срок действия прав – бессрочно, либо на срок действия исключительных прав. Состав прав должен допускать модификацию ПО с привлечением Заказчиком третьих лиц.

При этом в составе СПО не должны использоваться программы для ЭВМ, не подразумевающие свободного использования и не обеспеченные поддержкой производителя (разработчика). Программы для ЭВМ, не подразумевающие свободного использования, должны быть обеспечены гарантийным и постгарантийным обслуживанием фирмы-производителя, соответствующие обязательства должны быть переданы Заказчику.

До начала работ Исполнитель должен уведомить Заказчика о результатах интеллектуальной деятельности, имеющих правовую охрану, принадлежащих Исполнителю, которые планируется использовать при выполнении Государственного контракта.

При необходимости использования в ходе выполнения работ по Государственному контракту исключительных прав третьих лиц на результаты интеллектуальной деятельности, Исполнитель должен направить Заказчику условия приобретения прав на использование объектов интеллектуальной собственности в рамках Государственного контракта и в пределах стоимости (цены) работ Государственного контракта, при этом риск нарушения прав третьих лиц на результаты интеллектуальной деятельности несет Исполнитель.

Исключительные права на разработанное в результате работ по созданию Системы ПО, СПО, Систему в целом, а также иные права, необходимые для нормальной эксплуатации Системы по ее непосредственному назначению, передаются Исполнителем Государственному заказчику в момент подписания Акта сдачи-приемки работ по последнему принятому этапу выполнения работ.

Все созданные и использованные при исполнении Государственного контракта объекты интеллектуальной собственности подлежат отражению в отчетных документах Исполнителя о результатах выполнения работ по Государственному контракту и передаче Заказчику в соответствии с требованиями законодательства и Государственного контракта.

Программное обеспечение, требующее каких-либо отчислений, закупается Исполнителем самостоятельно в рамках цены Контракта с учетом требований к исключительным и неисключительным правам, предусмотренным настоящим Техническим заданием и Контрактом.

Приобретение и использование программного обеспечения должно осуществляться в соответствии с требованиями Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 188-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и статью 14 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и постановлением Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2015 г. № 1236 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Требования к функциям, выполняемым Системой

Требования к подсистеме управления архивным делом

Подсистема предназначена для автоматизации направлений деятельности архивных учреждений.

Подсистема включает в себя модули:

- Модуль «Архивный фонд».

- Модуль «Тематические базы данных».

- Модуль «Комплектование».

- Модуль «Читальный зал».

- Модуль «Учет приема и исполнения запросов».

- Модуль «Менеджер файлов».

- Модуль «Интеграция с внешними системами». 

- Модуль «Конвертер из ПК «Архивный фонд».

- Модуль «Планово-отчетная документация».

- Модуль «Справочная информация».

- Модуль «Администрирование».

Исполнитель должен предоставить на согласование Заказчику не менее двух вариантов дизайн-макетов разделов подсистемы управления архивным делом. Разработанные дизайн-макеты предусматривают:

- информативность – обеспечение простой, доступной и быстрой навигации;

- наглядность – обеспечение быстрого распознавания информации вне зависимости от страны происхождения, от сезонно-климатических условий, от области применения;

- толерантность и законность – соответствие визуальных элементов восприятию представителей различных национальностей, религиозных конфессий, а также лиц с ограниченными возможностями (наличие версии для слабовидящих).

Дизайн-макеты не используют образы, изображения предметов, запрещенные Федеральным Законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе».

4.2.1.1 Модуль «Архивный фонд»

Модуль обеспечивает процессы наполнения, редактирования, хранения и доступа к информации о документах Архивного фонда Пермского края и должен обеспечивать выполнение следующих функций:

- структурированное хранение индексной информации и графических копий документов (архив-фонд-опись-дело/единица хранения-документ), сконвертированных из ПК «Архивный фонд»;

- навигация по каталогу, простой и расширенный поиск по всей информации;

- ведение указателей: именного, географического, организаций; рубрикаторов: тематического, Единого классификатора документной информации (ЕКДИ);

- обеспечение возможности создания произвольных списков (коллекций, описей, единиц хранения, документов), сформированных по поисковому запросу. Возможность предварительного выбора реквизитов списка;

- учет движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива (в том числе на исполнение обращений, в читальный зал, во временное пользование, на реставрацию, на сканирование);

- ввод информации на уровне документа;

-  регистрации и учета электронных документов, реализующие создание учетной записи документа и ее заполнение атрибутами реквизитной и содержательной частей документа;

- функции представления электронных документов, реализующие визуальное представление документов при их предоставлении на рабочие места пользователей, и их представление для хранения и обработки средствами электронно-вычислительной техники;

- функции поиска электронных документов, реализующие атрибутивный поиск по реквизитам документов; поиск как по «справочным» атрибутам (их значения заполняются из справочников), так и по произвольным значениям атрибутов;

- функции полнотекстового поиска по содержимому документов, поиска информации в прикреплённых файлах (pdf, xls);

- обеспечение возможностей интеллектуального ввода текста при формировании поискового запроса;

- настройка и реализация режимов поиска:

- поиск набора слов;

- поиск введённого слова в строке;

- строгий поиск введённого словосочетания;

- поиск любых слов из набора;

- функции управления доступом к электронным копиям документов, защищенных авторскими правами или ограниченного доступа на основе применения специальных программных средств просмотра и использования. Должна быть реализована возможность использования водяных меток для обеспечения защиты авторских прав и прав собственности, владения.

Авторизованные сотрудники могут работать только с информацией своего архива. Режим редактирования доступен ролям «Оператор государственного архива», «Оператор муниципального архива» для сотрудников с соответствующими полномочиями.

Требования к функционалу должны быть уточнены на этапе предварительного проектирования и описаны в ЧТЗ.

4.2.1.2 Модуль «Тематические базы данных»

Модуль предназначен для наполнения массивов баз данных по документам архивных учреждений Пермского края и должен обеспечивать выполнение следующих функций:

- структурированное хранение индексной информации и графических копий документов, сконвертированных из Тематических баз, данных, указанных в п.8.

- Ввод, редактирование и удаление информации в Тематических базах данных.

- Навигация по записям баз данных, простой и расширенный поиск по информации, просмотр графических копий документов должен соответствовать существующему ранее.

Авторизованные сотрудники могут работать только с информацией своего архива. Режим редактирования доступен ролям «Оператор государственного архива», «Оператор муниципального архива» для сотрудников с соответствующими полномочиями.

Требования к функционалу должны быть уточнены на этапе предварительного проектирования и описаны в ЧТЗ.

4.2.1.3 Модуль «Комплектование»

Модуль предназначен для автоматизации деятельности по комплектованию Архивного фонда Пермского края и деятельности экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) и должен обеспечивать функционирование трех взаимодействующих комплексов задач:

- «Источники комплектования».

- «ЭПК госархива».

- «ЭПМК Агентства».

Комплекс задач «Источники комплектования» должен обеспечивать выполнение следующих функций (задач):

- для роли «Оператор государственного архива», «Оператор муниципального архива»:

- ведение списка организаций-источников комплектования архива с описанием архива организации, хранящихся документов, условий хранения, проводимых мероприятий, проверок и предписаний к ним;

- ведение списка граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования архива;

-  назначение источникам комплектования куратора из сотрудников архива;

-  ведение журналов документов, образующихся в архивах организаций и проходящих согласование или утверждение на ЭПМК Агентства (номенклатуры, описи, акты и т.д.);

- построение перечней организаций-источников комплектования архива с устаревшими номенклатурами дел, неутвержденными описями дел постоянного срока хранения и хранящих документы сверх установленного срока;

-  формирование сведений о количестве дел, хранящихся в организациях-источниках комплектования архива сверх установленного срока;

-  контроль сроков хранения документов в архиве организации;

- регистрация документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭПМК Агентства, привязка электронной копии рассматриваемого документа;

-  формирование отчетности (паспорт архива организации, сводные сведения о хранящихся документах в источниках комплектования, списков организаций по отраслям, по видам хранящихся документов, по кураторам и т.д.);

- для роли «Оператор Агентства» должны быть доступны следующие функции:

- формирование сводного списка источников комплектования архивов;

-  выборка источников по архивам, по задаваемым условиям;  

-  формирование отчетности (сводные сведения о хранящихся документах в источниках комплектования архивов Пермского края, паспорта архивов организаций, списков организаций по отраслям, по видам хранящихся документов, по кураторам и т.д.).

Комплекс задач «ЭПК госархива» должен обеспечивать выполнение следующих функций (задач) для роли «Оператор государственного архива»:

- ведение журнала регистрации документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК архива;

- автоматизированное формирование проектов повестки, протоколов заседаний ЭПК архива, выписок из протоколов заседаний ЭПК архива;

- ведение шаблонов вопросов, рассматриваемых на заседаниях ЭПК архива;

- ведение справочника «Результаты рассмотрения документов на ЭПК архива» с привязкой к вопросам и решениям по ним;

- формирование отчетов об итогах работы ЭПК архива в различных разрезах (за определенный период, по организации, нарастающим итогом, в разрезе протоколов ЭПК архива).

Комплекс задач «ЭПМК Агентства» должен обеспечивать выполнение следующих функций (задач) для роли «Оператор Агентства»:

- автоматическая регистрация документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПМК Агентства, переданных архивами через комплекс задач «Источники комплектования»;

- автоматизированное формирование проектов повестки, протоколов заседаний ЭПМК Агентства, выписок из протоколов заседаний ЭПМК Агентства;

- ведение шаблонов вопросов, рассматриваемых на заседаниях ЭПМК Агентства;

- ведение справочника «Результаты рассмотрения документов на ЭПМК Агентства» с привязкой к вопросам и решениям по ним;

- формирование отчетов об итогах работы ЭПМК Агентства в различных разрезах (за определенный период, по архиву, нарастающим итогом, в разрезе протоколов ЭПМК Агентства).

Требования к функционалу должны быть уточнены на этапе предварительного проектирования и описаны в ЧТЗ.

4.2.1.4 Модуль «Читальный зал»

Модуль предназначен для автоматизации процессов обслуживания пользователей в читальных залах, автоматизации процессов учета движения и сохранности архивных документов, составление отчетности в процессе обслуживания пользователей в читальных залах и должен обеспечивать выполнение следующих функций:

- регистрация новых пользователей и тематик их исследований с предоставлением пользователям информации о правилах работы в читальном зале;

- редактирование учетных сведений существующих пользователей читального зала;

- настраиваемая функция согласования новых требований на выдачу единиц хранения, как на традиционном, так и на электронном носителе;

- настройка ограничений выдачи пользователям оригиналов дел при наличии электронной копии;

- обеспечение заказа автоматизированной выдачи документов через требования (для фоно-, фото-, видеодокументов и фотоальбомов) в Личном кабинете;

- возможность формирования требований, как на основе выбора элементов Путеводителя, так и на основе результатов поиска;

- формирование, прием на исполнение и передача на визирование новых требований;

- ведение текущего перечня требований и истории исполнения требований;

- закрытие исполненных требований;

- учет движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива, и контроль возврата дел в установленный срок;

- ведение топографии мест хранения;

- учет приема и возврата дел в архивохранилище;

- учет выдачи и приема дел от пользователей;

- учет посещений читального зала;

- учет копий документов, изготовленных по заказам пользователей, работающих в читальном зале;

- регламентированный ролевой доступ к просмотру электронных копий описей и дел из состава фонда пользования сотрудниками архивов и пользователями, работающими в читальном зале;

- организация мониторинга дел с истекающими сроками возврата;

- предоставление результатов заказа по различным каналам доставки (электронная почта, Личный кабинет);

- уведомление по электронной почте при оплате или изменении статуса платежа;

- администрирование функционала платных услуг;

- формирование отчетности по оказанным услугам.

Авторизованные сотрудники могут работать только с информацией своего архива. Режим редактирования доступен ролям «Оператор госархива», «Оператор муниципального архива» для сотрудников с соответствующими полномочиями.

Требования к функционалу должны быть уточнены на этапе предварительного проектирования и описаны в ЧТЗ.

4.2.1.5 Модуль «Учет приема и исполнения запросов»

Модуль предназначен для автоматизации работы по исполнению запросов граждан и должен обеспечивать выполнение следующих функций:

- учет поступления в архив запросов (обращений) физических и юридических лиц с возможностью прикрепления к электронной карточке запроса (обращения) электронного образа архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма, подготовленных архивом по запросу (обращению);

- автоматизированная подготовка архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем на основе шаблонов;

- классификация запросов (обращений) по виду, способу поступления, заявителю, запрашиваемым сведениям;

- поиск и определение статуса запроса (обращения) (отклонен, на исполнении, исполнен);

- назначение планового срока исполнения запроса (обращения) и ответственного за исполнение;

- ведение истории исполнения запроса (обращения);

- ведение текущего перечня зарегистрированных запросов (обращений) с указанием плановой и фактической дат исполнения, характера запрашиваемых сведений, состояния запроса (обращения), ответственного за исполнение сотрудника архива; 

- автоматический контроль своевременности исполнения запроса (обращения) с цветографическим выделением просроченных запросов (обращений) в текущем перечне зарегистрированных запросов (обращений);

- контроль исполнения запросов (обращений);

- возможность подписания результатов исполнения запроса (обращения) электронной подписью в соответствии с ГОСТ 2012;

- возможность пересылки запросов, находящихся на исполнении, в другой архив;

- взаимодействие с МФЦ и ЕГПУ(РПГУ) должно осуществляться через региональную систему межведомственного взаимодействия РСМЭВ.

Авторизованные сотрудники могут работать только с информацией своего архива. Режим редактирования доступен ролям «Оператор госархива», «Оператор муниципального архива» для сотрудников с соответствующими полномочиями.

Требования к функционалу должны быть уточнены на этапе предварительного проектирования и описаны в ЧТЗ.

4.2.1.6 Модуль «Менеджер файлов»