Функции управления, цикл управления.

Изучение процесса управления с точки зрения его функций позволяет установить объемы работ по каждой из функций, определить потребность в ресурсах и в итоге сформировать структуру и организацию системы управления.

Каждая управленческая функция наполнена характерным для нее объемом и содержанием работ и имеет специфическую структуру, в рамках которой она реализуется.

Функция управления подчиняется логическому алгоритму, четкой последовательности регламентированных действий. Функции управления весьма многогранны:

· организация,

· планирование (прогнозирование, моделирование, программирование),

· координация,

· регулирование

· мотивация,

· контроль и учет выполнения поставленных задач.

Понятие функции управления появилось еще в эпоху становления основ научного менеджмента. Французский ученый Анри Файоль выделял следующие основные функции менеджмента:

· предвидение (прогнозирование),

· организация,

· распорядительская деятельность (администрирование),

· координация (согласование) и контроль.

Важно, что функции управления определяют деятельность, направленную на организацию выполнения мероприятий по управлению объектом (в соответствии с происхождением самого термина от латинского functio — исполнение, деятельность, совершение).

Существенно и то, что логическая последовательность выполнения работ, определяемая функциональной структурой управленческого процесса, составляет сущность технологии управления.

Основная цель, содержание любой управленческой функции состоит из двух компонентов:

1. анализа состояния системы, контроля ее основных параметров, количественного определения тех факторов, которые выводят систему из состояния равновесия, и причин их появления;

2. определения состава мероприятий, направленных на оптимизацию процесса управления.

Организация управления

Организация —функция управления, направленная на создание необходимых условий для достижения целей.

Основные задачи организации: сформирование структуры организации и обеспечение ее деятельности финансами, оборудованием, сырьем, материалами и трудовыми ресурсами.

Основной показатель высокой организации управления — ее быстрая реакция на изменения внешней среды.

Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности управляемой системы на всех ее иерархических уровнях.

В общем случае задачу организации управления на любом уровне можно определить как обеспечение перехода из имеющегося состояния в желаемое.

Методы управления

Методы управления подразделяются на следующие группы:

1.Организационно-правовые методы определяют основные границы работы: направление деятельности фирмы, ее организационно-правовую форму, условия функционирования, структуру организации, а также регламентируют права и ответственность персонала и многое другое.

2. Административные методы управления предполагают, что вся деятельность организации основывается на жестком подчинении работников и на их беспрекословном выполнении указаний, зачастую основанном на принуждении. Данная группа методов применяется, если велик вес традиций, в соответствии с которыми может быть принято только однозначное решение, если слишком узок выбор возможных альтернатив или если подавляется инициатива подчиненных. Отличительной чертой данного метода является поощрение исполнительности, а не инициативности. Как следствие, эффективность этой группы методов значительно ограничивается, так как не учитывает и не использует всех возможностей организации.

3. Экономические методы основаны на материальной заинтересованности работников и позволяют активизировать их деятельность. Данная группа методов в совокупности с административными может привести к высоким результатам. Это связано с тем, что наряду с дисциплинированностью и ответственностью за принимаемые решения на предприятии стимулируется инициативность работников, и, как следствие, повышается эффективность организации. В результате предприятие получает дополнительную прибыль за счет снижения издержек, из которой выплачиваются премии участникам работ или всем сотрудникам. Для большей заинтересованности работников денежные выплаты (заработная плата, премии) привязываются к прибыли или достигнутым результатам.

4. Социально-экономические методы являются более эффективными, чем административные и экономические, что может быть связано с тем, что материальное вознаграждение удовлетворяет основные потребности работника и у него возникают потребности более высокого порядка (по теории мотивации Маслоу). Кроме того, применение данной группы методов может не оказывать весомого влияния на творческих личностей, занятых интеллектуальным трудом. Они были сформулированы в20-егг. XX в.

5. Социально-психологические методы подразделяются на два вида воздействия: создание благоприятногоморально-психологическогоклимата в коллективе и уважительных (доверительных) отношений между руководителем и подчиненными; предоставление возможности развития и реализации личных способностей работников, что в результате приведет к повышению удовлетворенности и, как следствие, эффективности работы сотрудников и предприятия в целом.

Все вышеперечисленные методы не стоит противопоставлять, так как наибольшего результата организация может добиться только при их взаимодействии.

Все методы системы управления тесно связаны с другими элементы системы, такими как функции управления, технологий управления, технических средств управления, информации, совокупности специализированных органов и подразделений. Так методы управления, которые представляют собой совокупность способов и приемов управления, обеспечивающих достижение целей и решение задач организации: удельные веса организационно-административных, экономических и социально-психологических методов управления; обеспеченность нормативными, методическими и другими документами; уровень учета и контроля исполнения решений; уровень качества используемых методов управления; уровень мотивации труда; уровень творческой активности членов трудового коллектива; уровень организации делопроизводства и др

Формы управления

В общенаучном понимании форма означает внешнее выражение содержания определенного явления или определенных действий. Так, процесс обучения – содержание деятельности может выражаться в чтении лекций, проведении практических занятий (формы обучения).

Что же понимается под формой управленческой деятельности (формой управления)?

Она представляет собой внешне выраженное действие органа управления осуществляемое в рамках его компетенции и вызывающее определенные последствия.

При этом на первый план выдвигаются такие формы, в которых заключено непосредственное управляющее воздействие того или иного субъекта управления на соответствующий объект. Иначе говоря, в первую очередь во внешнем выражении нуждаются внешние управленческие функции. И это понятно, ибо иначе сама цель управления не может быть достигнута.

При анализе форм управления необходимо учитывать, что они могут выступать в роли:

1. форм реализации исполнительной власти;

2. форм деятельности внутри аппаратного характера.

Первые непосредственно выражают внешнее юридическое воздействие. Они являются формами управления в собственном смысле.

Вторые, представляя собой всю совокупность совершаемых органами управления действий, не носящих характер прямого управляющего воздействия, есть формы управления в широком смысле. Значимость их тем не менее высока, так как без должной внутренней организации работы (самоорганизации) субъект управления не сможет результативно и эффективно реализовать саму исполнительную власть.

В административно-правовом лексиконе встречается еще один вариант употребления термина «форма». Имеются в виду организационно-правовые формы управления. Отличие их от рассматриваемых форм управления заключается в том, что под ними понимаются различные виды органов исполнительной власти, действующих в той или иной области или сфере деятельности Например, можно говорить об организационно-правовых формах государственного управления, например, безопасностью.

С учетом разнообразия форм управления можно выделить их конкретные виды: правовые и неправовые формы управления.

Правовые формы всегда вызывают внешние и четко выраженные юридические последствия. Это любые действия субъектов исполнительной власти, совершение которых непременно влечет за собой наступление правовых последствий. В них непосредственно получают свое практическое выражение юридически властные полномочия, являющиеся спецификой субъектов исполнительной власти. Наиболее показательно эти качества данной группы форм проявляются в правовых актах управления.

Неправовые формы прямых юридических последствий не влекут, так как их совершение не связано с изданием правовых актов управления. В частности, они не порождают административно правовых отношений, что характерно для правовых форм (издание индивидуальных актов). Это совершение различного рода организационных действий, способствующих применению правовых форм или их последующей реализации.

Однако приведенной классификацией, имеющей самое общее значение, не исчерпывается видовое разнообразие форм управления. Так, очевидно, что практически невозможно все управленческие действия сводить исключительно к изданию правовых актов управления, как к наиболее показательной форме таких действий. Органами исполнительной власти совершается немало действий иного юридического характера.

В связи с этим заслуживает внимания предлагаемая в административно-правовой литературе классификация форм управления, выходящая за рамки их деления на правовые и неправовые. Наиболее показателен следующий вариант такой классификации:

1. издание нормативных правовых актов;

2. издание индивидуальных правовых актов;

3. осуществление организационных действий;

4. выполнение материально – технических операций.

Контур управления

Взаимосвязь между объектом и субъектом управления можно представить в виде контура системы управления.

Субъект управления – управляющая система, определяемая ответом на вопрос «кто или что управляет”.

Объект управления – управляемая система, определяемая ответом на вопрос «кем или чем управляют» и представляемая в виде «черного ящика», иерархической, сетевой или кибернетической моделей.

«Черный ящик» – определение материальной системы (объекта, процесса, явления), относительно внутренней организации, структуры и поведения элементов которой наблюдатель не имеет никаких сведений, но есть возможность влиять на «ящик» воздействием на входы и выходы с регистрацией реакции выхода.

«Прямая связь» (ПС) – вид соединения элементов кибернетической системы, при котором выходное воздействие одного элемента передается другому на его вход. В это воздействии нет сведений о состоянии управляемого объекта в данный момент времени (например, это приказ, инструкция руководителя, принятая подчиненным).

«Обратная связь» (ОС) – устанавливается между выходом и входомкакого-либо, но одного и того же элемента системы. Главная обратная связь отличается тем, что часть выходного сигнала всей системы (например, предприятия) передается на ее вход. Положительная ОС усиливает действие входного сигнала, ухудшая устойчивость системы, а отрицательная – ослабляет, способствуя восстановлению равновесия.

Все элементы системы управления организацией взаимосвязаны.