Информационное обеспечение деятельности предприятия

Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку накопление и реализацию выходной информации. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Выделяются два вида исходной информации: информация, характеризующая все стороны деятельности торгового предприятия; информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы. Источники сосредоточения массовой и аналитической информации приведены в табл. 9.

Таблица 9

Источники сосредоточения исходной информации

К информации предъявляются следующие требования:

· достоверность — должна быть аргументированной и полной при получении и выдаче;

· надежность — должна постоянно накапливаться в достаточном объеме и обновляться;

· оперативность — должна быть конкретной и качественной, чтобы обеспечивать своевременное принятие коммерческих решений;

· систематичность — ее сбор должен проводиться непрерывно и системно;

· комплексность — должна отражать в комплексе деятельность торгового предприятия, а также данные о рынке и внешней среде.

Для автоматизированного сбора исходной информации, ее обработки и выдачи результатов применяется комплекс технических средств, которые должны обладать информационной, программной и технической совместимостью, а также быть адаптированы к условиям функционирования.

При подборе технических средств учитываются следующие исходные составляющие:

• характер и состав задач, подлежащих выполнению;

• носители и объем входной и выходной информации;

• формы и способы представления полученных результатов;

• согласованность и совместимость действий технических средств различной предназначенности.

В технологический процесс информационного обеспечения входит последовательно задействованные стадии с использованием технических средств, установленной классификации:

• средства сбора информации (регистраторы исходных данных, устройства сбора и преобразования информации в форму, удобную для дистанционной передачи и дальнейшей обработки);

• средства передачи информации во времени и пространстве (передача осуществляется посредством телефонной, телетайпной и факсимильной связи);

• средства накопления и обработки информации (микро ЭВМ или компьютеры, выдающие информацию с различной степенью детализации и в нужном виде для анализа и последующей реализации);

• средства выдачи информации (печатающие устройства, дисплеи, видеотерминалы, предоставляющие выходную результирующую ин формацию, по которой принимаются соответствующие управленческие, решения).

Основными техническими средствами человеко-машинной системы являются компьютеры. Современные компьютеры обладают многофункциональностью, значительным объемом памяти и быстродействием при запрограммированной обработке данных. Они становятся неотъемлемым рабочим элементом коммерческих работников. Программное и микропроцессорное обеспечение компьютера позволяет оперировать и управлять коммерческими процессами на разных уровнях, осуществлять обмен информацией с участниками торгово- хозяйственных связей.

Автоматизированная технология должна отражать идеологию, логику и эффективность использования полученной информации в реально регламентируемое время.

При автоматизированном процессе информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает:

• классификацию и кодирование документооборотной информации; входные и исходные аналитические сведения, циркулирующие внутри торгового предприятия; правила ведения, обмена и хранения документации. Во внемашинной среде информация реализуется в виде движения документов от органа управления к объекту управления; по линии обратной связи — от объекта к органу управления. Информационное сопровождение направлено на представление данных в виде документов, проведение индентификации управляемого объекта, формализацию обращаемой информации.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу на машинных носителях, а также систему накопления, ведения и доступа к ин формации этих массивов. Иначе говоря, основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является банк данных. Он строится из отдельных баз данных, ориентированных на определенный порядок записей, манипулирования и хранения информации. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых нацелен на использование и решение поставленных задач. При этом особое внимание уделяется непрерывному поддержанию аналитической информации.

В настоящее время для информационное обеспечения коммерческой деятельности в торговле наиболее приемлемы компьютеризированные информационные системы внутренней отчетности, которые отражают основные показатели финансового и экономического анализа, а также бухгалтерскою учета. Для их создания необходимы следующие данные:

· товарооборот предприятия и его подразделений (секций, филиалов); товарооборот по товарным группами подгруппам в натуральных и стоимостных показателях; динамика товарооборота за различные периоды товарооборот на 1 м² торговой площади и одного работника;

· выручка от реализации товаров в каждом подразделении и ее удельный вес в общем объеме денежной выручки предприятия;

· покупки — количество чеков и покупок по подразделениям, средняя цена по изменения количества и цены покупок от динамики розничных цен;

· цены — динамика розничных и оптовых цен по товарным группам; информация о надбавках и скидках;

· финансовые показатели (данные балансовой отчетности), прибыль, издержки обращения;

· товарные ресурсы по товарным группам, подразделениям, источникам поступления; учет расхода, прихода и остатков по товарным группам; расчет товарооборачиваемости по товарной номенклатуре и складам;

· поставщики — их юридические адреса, банковские реквизиты условия договоров;

· контракты — исполнение контрактов по отечественным и им— портным товарам, платежи по контрактам;

· трудовые ресурсы — численность работников торгового зала, аппарата управления в целом на предприятии и в подразделениях; товарооборот на одного работника торгового зала и одного работника торгового предприятия.