Відкриття, збереження, перегляд, друкування електронних таблиць

 

Перелічені операції у програмі Excel виконуються традиційними для Windows засобами. Вони докладно розглянуті при вивченні текстового редактора Word. В цьому розділі розглянемо лише перелік команд, потрібних для виконання зазначених операцій.

Треба відмітити, що файлу, у який записується електронна таблиця, автоматично встановлюється розширення xls.

 

№№	Операція	Спосіб введення команди
Меню	Кнопка
	Створення	Файл/Создать
	Відкриття	Файл/Открыть
	Збереження	Файл/Сохранить   Файл/Сохранить как
	Перегляд	Файл/Предварительный просмотр
	Друкування	Файл/Печать

 

Графічне представлення даних в електронних таблицях.

 

Для підвищення наочності отриманих результатів в Excel передбачена можливість їх представлення у вигляді різноманітних графічних діаграм.

 

Діаграми

 

Excel дозволяє будувати діаграми різних типів. Кожний тип діаграми має декілька видів. Розглянемо приклад побудови діаграми для таблиці на Рис. 6.2.

 

 

Рис. 6.2 Приклад таблиці для побудови діаграми

 

Діаграма завжди будується для якогось діапазону клітинок. На діаграмі відображається послідовність значень якого-небудь параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в Excel називають рядом даних, а послідовність значень аргументів – категорією.

У прикладі, що розглядається, будемо будувати діаграму типу Гистограмма для 3 рядів даних: Пилосос, Вентилятор, Водонагрівач.

На діаграму можуть виводитися декілька рядів даних. Щоб розпізнати, де який, кожному ряду задають назву. Назви рядів даних складають легенду. Легенда виводиться збоку або знизу діаграми.

У прикладі, що розглядається, назвами рядів можуть бути слова Пилосос, Вентилятор, Водонагрівач, які розміщені у клітинках А5:А7 електронної таблиці. Excel дозволяє також задати рядам довільні назви, які не містяться у клітинках.

Категорії теж можуть мати мітки, які виводяться під віссю Х. Вісь Х називають віссю категорій, а вісь У – віссю значень. У прикладі, що розглядається, мітками категорій можуть бути слова 1 квартал, 2 квартал, 3 квартал, 4 квартал, які містяться у клітинках В4:Е4.

Крім легенди і міток категорій, на діаграму можуть бути нанесені і інші елементи оформлення. Наприклад, заголовки, які складаються з назви діаграми, назви по віссям Х і У.

Діаграма може будуватися на активному листі з електронною таблицею або на окремому листі, який позначається іменем Діаграмма.

 

Побудова діаграми

 

Для побудови діаграми слід скористатися майстром діаграм, натиснувши кнопку Мастер диаграмм на панелі інструментів Стандартная або виконавши команду Вставка/Диаграмма. Курсор при цьому перетворюється у мініатюрну діаграму. Натиснувши ліву клавішу миші, слід тягнути курсор до того місця, де бажано розмістити діаграму. При відпусканні клавіші миші запускається майстер діаграм. Майстер діаграм створює діаграму за чотири кроки.

На першому кроці треба вибрати тип і вид діаграми.

На другому кроці вводять діапазони клітинок, що містять ряди даних, для яких будуємо діаграму. У рядок Діапазон цього вікна значення діапазону можна ввести вручну. Але краще це зробити шляхом виділення діапазону аналогічно тому, як вводили аргументи функцій. У діапазон, крім рядів даних, доцільно додатково включити клітинки із яких Excel автоматично прочитає мітки легенди і мітки категорій. Читання цих міток здійснюється по такому правилу: якщо ряди даних розміщенні у рядках таблиці, то мітки легенди читаються з першого стовпця, а мітки категорій – з першого рядка введеного діапазону; якщо ряди даних розміщені у стовпцях таблиці, то мітки легенди читаються з першого рядка, а мітки категорій – з першого стовпця виділеного діапазону.

Вкладка Ряд дозволяє ввести довільні мітки легенди або вказати клітинки з яких треба їх прочитати, якщо ці клітинки не були введені у діапазон даних.

Третій крок дозволяє нанести на діаграму потрібні елементи оформлення. У вікні відкрита вкладка Заголовки і показано приклад введення назви діаграми і назв осей Х і У. Вкладка Легенда дозволяє вибрати місце розміщення легенди на діаграмі.

У вікнах на кроках 2, 3 є поле Образец, по якому можна слідкувати за ходом побудови діаграми.

Закінчується побудова діаграми на кроці 4, на якому треба визначити місце розміщення діаграми. Після натискування кнопки Готово цього вікна, діаграма переноситься на лист.

На кожному кроці роботи майстра можна перейти на наступний крок натискуванням кнопки Далее, можна повернутися на крок назад (кнопка Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена).

На (Рис. 6.3) приведена діаграма, побудована для таблиці (Рис. 6.2). Праворуч від діаграми власне розташована легенда, а під віссю Х – мітки категорій.

 

 

Рис. 6.3 Діаграма, побудована для таблиці Рис. 6.2

 

По закінченню роботи майстра діаграма залишається виділеною, про що свідчать квадрати, розташовані по периметру діаграми. Ці квадрати називаються маркерами розміру, вони дозволяють змінювати розмір діаграми. Для цього потрібно встановити курсор миші на потрібний маркер (він приймає вигляд двонаправленої стрілки) і, натиснувши ліву клавішу, перемістити мишу до потрібних розмірів діаграми.

Виділену діаграму можна переміщати в інше місце. Для цього слід ввести курсор у поле виділеної діаграми і, натиснувши ліву клавішу, перемістити діаграму на нове місце.

Щоб зняти виділення діаграми, достатньо клацнути мишею за межами діаграми.

Редагування діаграм.

 

Excel має засоби для редагування елементів побудованих діаграм. Для редагування спочатку треба виділити діаграму, клацнувши мишею по полю діаграми, а потім виділити потрібний елемент, клацнувши мишею по цьому елементу. Виділену діаграму або виділений елемент діаграми можна редагувати (переміщувати, міняти розміри, вилучати, форматувати). Список операцій редагування індивідуальний для кожного елемента. Для редагування виділеного елемента зручно користуватися контекстним меню, яке викликається натискуванням правої клавіші миші. Це меню містить ті операції, які можна виконувати над виділеним елементом.