Додаткова інформація про файл

Якщо користувач бажає додати до файлу вичерпну інформацію про документ, слід скористатись командою Tools/Сервис и Properties/Свойства діалогового вікна Save as/Сохранение документа. У діалоговому вікні Properties/Свойства в підвікні Summary/Документ у поля можна вводити таку інформацію:

• Title/Название - назва документа (за замовчуванням - перший абзац документа);
• Subject/Тема - назва тематики, до якої належить документ;
• Author/Автор - інформація про автора документа;
• Manager/Руководитель - менеджер компанії;
• Company/Учреждение - компанія, де працює автор;
• Category/Группа - підрозділ компанії;
• Keywords/Ключевые слова - ключові слова, які визначають зміст документа;
• Comments/Заметки - коментарі, що стосуються документа;

У підвікні General/Общие можна отримати вичерпну інформацію, щодо типу документа, його місцерозташування на комп'ютері та розміру. Додатково користувач може побачити назву документа в MS DOS середовищі, дату створення, останню дату внесення змін у документ та дату на момент відкривання документа.

У полі Atributes/Атрибуты висвітлюються атрибути файлу, якщо файл:

• призначений лише для читання;
• архівований;
• прихований;
• системний.

Підвікно Statistic/Статистика вміщує інформацію щодо кількісних характеристик документа, зокрема, кількості сторінок, абзаців, рядків, слів, знаків та байтів.

Команда Tools/Свойства и General Options/Параметры викликає на екран діалогове вікно Save/Сохранение з параметрами режиму записування, які дають змогу:

• завжди створювати копію документа;
• дозволити швидке записування;
• при першому записуванні заповнити таблицю Properties Summary/Свойства Документ;
• виводити на екран інформацію про зміну файлу-шаблону Normal.dot;
• забезпечити шрифтову підтримку документів; шрифти True Type будуть відображені на екрані, навіть якщо їх немає у комп'ютері;
• записувати у файл дані тільки для форм;
• записувати у фоновому режимі;
• встановити режим автоматичного записування через певний проміжок часу;
• обрати за замовчуванням тип файлу, що записуватиметься і не записувати у файл об'єкти, які не підтримує версія Word 97;

Утворений документ можна захистити від стороннього доступу за допомогою пароля. Можна вибрати один з трьох рівнів захисту:

• поле Password to open/Пароль для открытия файла - доступ до документа тільки через пароль;
• поле Password to modyfy/Пароль разрешения записи - вільний доступ до читання документа, але для внесення і записування виправлень потрібен пароль;
• опція Read-only recommended/Рекомендовать доступ только для чтения - вільний доступ до читання документа, записування файлу блокується і можливе лише під іншим іменем.

Для перевірки пароля потрібно на вимогу системи, ввести його повторно. Відкрити такі файли можна лише після введення пароля. Якщо файл доступний лише для читання, при відкриванні документа з'являється відповідне вікно попередження. Щоб зняти паролі з файлу, треба повторно виконати зазначені команди й очистити поля для введення паролів.

Захист документа

Для додаткового захисту документа можна використати команду Tools/Сервис и Protect Document/Установить защиту.

У діалоговому вікні можна заборонити вносити зміни в документ, крім:

• Tracked change/Записи исправлений - запису виправлень;
• Comments/Вставки примечаний - уставляння приміток;
• Forms/Ввода данных в поля форм - уведення даних у поля форм.

У полі Password/Пароль потрібно ввести пароль і після натискування на кнопку ОК, підтвердити його. Щоб зняти захист, потрібно виконати команду Tools/Сервис и Unprotect Document/Снять защиту і в діалоговому вікні ввести потрібний пароль.

Створення версій документа

У разі колективної роботі над спільним документом, зокрема Web -сторінкою, можна записати різні версії опрацьованого файлу. Діалогове вікно Save Version/Сохранить версию фіксує ім'я виконавця, дату, час і коментарі до виправлень. В подальшому керівник може врахувати всі версії.