Самоорганизация трудовой деятельности

Современные условия трудовой деятельности ставят задачи организации труда не только на уровне всей организации и ее подразделений, но и перед каждым сотрудником самостоятельно. Такие задачи стоят перед каждым руководителем и сотрудниками и связаны с увеличением объема информации, высоким динамизмом среды организации и необходимостью соответствующих изменений, усложнением технологий работы, требованиями условий труда и др. Поэтому, можно говорить о том, что организация и безопасность труда требует овладением ряда технологий самоуправления, что особенно актуально для руководителей. Все эти причины привели к выделению такой самостоятельной научной области как персональный менеджмент или самоменеджжмент.

В 70-е годы прошлого века отмечалось, что для успеха в бизнесе нужны такие качества, как деловой опыт, творческий подход и целеустремленность. Так, например, Р. Герстенберг руководивший «Дженерал моторс» выделял следующие качества: компетентность, достоинство и ответственность, стремление к новизне, чувствительность и подвижность по отношению к изменениям, высокая работоспособность и стремление к совершенствовании.

Персональный менеджмент можно определять в узком и широком смыслах. Так, в узком смысле, построение и использование систему практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы эффективно ставить и достигать цели. В широком, это комплексная наука управления самим собой. Как синоним используется термин «самоменеджмент».

Вопросы теории персонального менеджмента включают формирование системы качеств и серию технологий. Так, общую модель качеств личности менеджера можно отобразить, используя несколько уровней [6, 10]:

1 общекультурные,

2 специальные (профессиональные и управленческие) качества;

3 индивидуальные (личные) качества.

 

Качества первого уровня являются основой для двух других. Общекультурные формируется под влиянием общественной системы и, во-многом, обусловлены принадлежностью к социальному классу. Специальные складываются из профессиональных и управленческих. Индивидуальные качества обусловлены особенностями и типом личности. Все это формирует необходимые условия управления самим собой.

По мнению С.Д. Резника, одного из первых авторов российских учебников по персональному менеджменту, таких групп качеств (направлений самосовершенствования) должно быть семь [10]:

· формулирование жизненных целей;

· личная организованность;

· самодисциплина;

· техника личной работы;

· поддержание здоровья;

· эмоционально-волевой потенциал;

· самоконтроль жизнедеятельности.

 

По аналогии с управлением процесс самоменеджмента можно представить в виде ряда взаимосвязанных функций самоорганизации деятельности: 1 постановка целей и планирование; 2 организация деятельности и принятия решений; 3 контроль и анализ результатов. Эти функции требуют информационной (как минимально необходимый ресурс) и коммуникационной поддержки (различные уровни взаимодействия). Для реализации и поддержки функций в персональном менеджменте используются различные технологии (техники и приемы).

Условно, технологии персонального менеджмента можно разделить на организационные, коммуникационные и саморазвития.

К организационным можно отнести техники постановки целей, планирования, установки приоритетов, «управления временем», контроля и корректировки результатов и др.

К коммуникационным относятся многие техники делового общения (с подчиненными и руководителями), публичных выступлений, проведения переговоров и совещаний, приемы убеждения и др.

К приемам саморазвития относятся техники запоминания, работы с информацией, формирования эмоционально-волевого потенциала и др.

Безусловно, названные группы техник пересекаются между собой, дополняют и усиливают друг друга, так, например, способность работать с информацией и развитие эмоционально-волевого потенциала человека способствует более успешному планированию, организации и корректировке результатов. Взаимосвязь функций и техник самоменеджмента представлена в таблице 5.9.

 

Таблица 5.9

Взаимосвязь функций и техник самоменеджмента

Функции	Организационные техники (приемы, методы, инструменты)	Коммуникационные техники и техники саморазвития
Постановка целей и планирование	Методы определения и постановки целей Планирование жизни Годовое планирование (месячное, недельное и др.) «Дневник времени» Метод «Альпы» и др.	Приемы ведения ежедневника Методы веления личного архива и др.
Организация деятельности и принятия решений	Приемы установки приоритетов (принцип Парето, Принцип Эйзенхауэра, АВС-анализ и др.). Методы и приемы делегирования полномочий. Распорядок дня, недели и др. Графики продуктивности. Биоритмы и др.	Приемы публичных выступлений Методы работы с текстом Умение слушать Приемы ведения переговоров Приемы тренировки памяти Приемы самонастройки и концентрации Приемы разговора по телефону и др.
Контроль и анализ результатов	Методы самоконтроля. Оценка личных результатов. Корректировка планов и др.	Техники саморазвития Анализ и оценка публичных выступлений и др.

 

Особой популярностью в самоменеджменте пользуются техники «управления временем», остановимся на них немного подробнее.

Термин «тайм-менеджмент» (ТМ) отражает наиболее распространенное определение сферы индивидуальной управленческой деятельности, оформившейся в самостоятельное направление менеджмента организации к 70-м г.г. XX века. ТМ вобрал в себя всю совокупность разнообразных технологий планирования работы сотрудника организации любого уровня, которые используются самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач, а также в группе (корпоративный тайм-менеджмент). Не редко как синоним понятия для обозначения такого рода технологий применяются также термины «самоменеджмент», «персональная (личная) организация труда», в отличие от общего менеджмента (корпоративной организации труда).

В данной части учебного пособия будут рассмотрены основные технологшия тайм-менеджмент для работника офиса оюбого уровня власти.

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов.
К этим элементам относятся:

· постановка целей, которые желает достигнуть человек в своей жизни (профессиональной, личной, семейной и т.д.) в ходе использования технологий ТМ,

· анализ использования рабочего времени,

· планирование рабочего времени,

· выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса

· организация отдыха.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Постановка целей - необходимый этап в ТМ, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Анализ использования рабочего времени - это процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Планирование рабочего времени - это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Организация отдыха по принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Технология анализа деятельности и саморазгрузки в течение рабочего дня позволяет планировать свой отдых и, отдыхая, планировать время.

Приведем несколько примеров техник организации дня, предлагаемых в литературе Г.Архангельским [2,3,15]. Все они носят рекомендательный характер и могут служить лишь импульсом для составления распорядка, поскольку лучшая система ТМ — система, выбранная лично человеком. Но для того чтобы её найти и сформировать, необходимо попробовать уже известные техники, а затем выбрать те, которые наиболее подходят отдельной личности.

Правила начала дня. Начинайте день необходимо с позитивного настроя. Старайтесь порадоваться началу нового дня. Настрой, с которым человек приступает к решению предстоящих задач, имеет немаловажное значение для последующих успехов или неудач. Каждое утро, как рекомендовал это делать великий Пифагор своим ученикам, говорите себе следующие стихи: «Прежде чем встать от сладостных снов, навеваемых ночью, Думой раскинь, какие дела тебе день приготовил». Необходимо составить реалистичный план, в первую очередь включающий ключевые задачи, к решению которых необходимо приступать без «раскачки». Утро — для сложных и важных дел!

Правила середины дня. Отклоняйте дополнительно возникающие несрочные проблемы. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный ритм профессиональной деятельности. Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. Хорошо, если в течение рабочего дня получается выкроить хотя бы полчаса, в течение которого вы обдумываете и анализируете план текущего дня, вносите соответствующие коррективы.

Правила завершения рабочего дня. Все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня. Необходим контроль за результатами и самоконтроль. План на следующий день составляется накануне вечером. Таким образом, день можно завершить спокойным анализом и планированием на завтра в позитивном настроении. Не допускайте тревожных мыслей и несуществующих причин для беспокойства.

Планирование и анализ рабочего дня можно излагать на примере хронокарты, преложенной в таблице 5.10.

Таблица 5.10

Фрагмент хронокарты рабочего дня работника офиса (хронометраж рабочего дня)

Время	Длительность	Вид работы	Мог бы делегировать?	Аннализ	Основные поглотители времени	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению и предложения по улучшению	Возможный выигрыш во времен
6:00	0:07	подъем	-
6:07	0:13	утренний туалет	-
6:20	0:19	завтрак	-
6:39	0:26	проверил e-mail «на бегу», важный файл	+	Делегировать!	Электронная почта	Срывает рабочий настрой.	Поручить секретарю.	26 минут
7:05	1:40	дорога на работу	-			Чтение или прослушивание литературы
8:45	0:20	На рабочем месте, включил компьютер, проверил почту, файла еще нет	+	Делегировать!	Электронная почта	Срывает рабочий настрой.	Поручить секретарю	26 минут

 

Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления.

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

С примером гибкого и жесткого планирование в системе тайм-менеджмента можно ознакомиться в таблице 5.11.

Таблица 5.11

Страница ежедневника с использованием алгоритма гибкого и жесткого планирования

Виды задач
ЖЕСТКИЕ	ГИБКИЕ	БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ
… 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 18.00 19.00 …	Встреча по новому проекту Презентация результатов проекта «А»	1. Подписать документы, счета. 2. Заказать билеты на самолет. 3. Решить проблему с поставками 4. Проект «С»: дать старт 5. Катерина: напомнить чтобы забронировала и подготовила переговорную 6. Выставка: выяснить ситуацию 7. Посетить бассейн 8. Подготовить презентацию 9. Выяснить место презентации 10. Программа: поправить, переслать 11. Рабочий стол: навести порядок 12. Катерина: поставить фильтр на звонки 13. Пообедать 14. Составить план на завтра	1. Обсуждение деталей проекта. (около 1-2 ч). 2. Совещание с Петренко и Бузеевой (не меньше 1 ч.) 3. Выставка продукций (через две недели – в день по 30 минут). 4. Совещание (около 30 мин).

 

Специалисты по ТМ утверждают, что тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать «невосполнимое время» вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.

Будет ли применено гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик - нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели - и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.

Для обеспечения эффективной работы группы людей вплоть до целой организации используют технологии корпоративного тайм-менеджмента, который рассматривается в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности.

Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален.

Практика показывает, что грамотное сочетание приемов и методов организации труда для коллективной и индивидуальной деятельности позволяет достигать желаемых результатов и способствует повышению эффективности деятельности организации.