Оформлення довіреності і журналу реєстрації довіреності

Оформлення довіреності здійснюється таким чином.

Відповідно до розпорядження керівника (як правило, в усній формі), особа, відповідальна за виписування і облік використання довіреностей, видає довіреність працівнику підприємства, довіреній особі, якій доручено отримати цінності і доставити їх на підприємство.

Довіреність може бути виписана тільки працівнику підприємства.

Довіреність може бути видана особі, яка не працює на підприємстві, у випадку якщо вона як довірена особа підприємства "А" повинна отримати від підприємства "Б" цінності, які, в свою чергу, наше підприємство "Б" повинно отримати від підприємства "С". Підприємство "Б" в цьому випадку має право, з дозволу свого керівника, виписати довіреність довіреній особі підприємства "А" на отримання цінностей від підприємства "С" за умови, що ця особа буде мати довіреність на отримання від підприємства "Б" аналогічних цінностей. Трохи заплутано, але, сподіваємося, зрозуміло.

У довіреності вказується:

- найменування підприємства одержувача і його адреса;

- ідентифікаційний код;

- найменування підприємства платника і його адреса;

- № розрахункового рахунка, найменування і код (МФО) банку;

- дата видачі і дата, до якої довіреність дійсна;

- кому видана довіреність: посада і прізвище, ім’я та по батькові. Якщо довіреність видається не працівнику підприємства, то, крім посади, можна вказати найменування підприємства, на якому працює ця особа;

- документ, що засвідчує особу працівника, на якого виписується довіреність, його серія, номер, дата видачі, ким виданий;

- найменування організації-постачальника, від якої повинні бути отримані цінності;

- номер і дата документа, на підставі якого отримують цінності, наприклад, наряду, рахунка, договору, заявки, угоди або будь-якого іншого документа, що їх заміняє. Причому одна довіреність може бути виписана на кілька рахунків, нарядів тощо (всі вони повинні бути вказані в довіреності), якщо цінності, вказані в цих рахунках, нарядах, необхідно отримувати від одного і того ж постачальника і з одного й того ж складу;

- перелік цінностей, які належить отримати, їх найменування, одиниці вимірювання (кілограми, метри, штуки тощо) і кількість. Ціна і сума в довіреності не вказується.

Далі довірена особа підприємства ставить в довіреності свій підпис як зразок, за яким постачальник буде звіряти її підписи на документах на відпуск цінностей.

Після цього довіреність повинна бути підписана керівником і головним бухгалтером підприємства або їх заступниками, а можливо, й іншими посадовими особами підприємства. Коло осіб, які мають право підпису довіреності, визначається керівником підприємства. Довіреність завіряється печаткою.

Довіреність повністю оформлена, але перш ніж вона буде видана довіреній особі підприємства, її необхідно зареєструвати в журналі реєстрації довіреностей.

Для кожної довіреності в журналі відведений один рядок, в якому вказуються основні реквізити довіреності, а саме:

графа 1 - номер довіреності;

графа 2 - дата видачі;

графа 3 - дата, до якої довіреність дійсна;

графа 4 - кому видана довіреність: посада та прізвище, ім’я і по батькові;

графа 5 - найменування організації-постачальника, від якої повинні бути отримані цінності;

графа 6 - номер і дата документа, на підставі якого отримують цінності.

Далі в графі 7 довірена особа повинна поставити свій підпис. Після цього довіреність видається їй на руки.

Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

Особи, одержуючи довіреність, повинні бути проінструктовані про порядок і терміни використання довіреностей, а також про порядок звіту про їх використання і повернення невикористаних.