Универсальная Система Учета (УСУ)

Потребность в управлении заказами испытывают все предприниматели, потому что любая деятельность требует систематизации и грамотного распоряжения информацией. При этом управление производственными запасами и управление заказами интернет магазина будут иметь весомые отличия. Это означает, что программное обеспечение должно иметь возможность подстройки под определенную сферу деятельности. Наша программа учета легко адаптируется под любое предприятие и его методы управления заказами. Заданная схема управления заказами становится основой работы программы.

Служба управления заказами выполняет сопутствующие их выполнению функции. Например, управление доставкой заказов. Могут быть задействованы такие дополнительные возможности как онлайн управление заказами. Можно также применить инструмент автоматической рассылки на электронные адреса и по смс. Применение таких инновационных методов и современных технологий поддерживают оперативное управление заказами.

Программа позволяет работать с резервом и осуществляет управление заказами на закупку, можно вести складской учет и контроль. Систематизированное управление процедурами заказов благотворно сказывается на продажах. Вы можете заказывать товар заранее, полностью контролировать его перемещения, зафиксировать неснижаемый остаток наиболее «ходового» продукта.

Анализ управления заказами на предприятии является тем самым инструментом, который дает почву для развития и роста. Оценка результативности процесса управления заказами в производстве посредством формирования отчетности о наиболее популярных товарах поможет оптимизировать производство, улучшив или устранив невыгодные ниши. Совершенствование управления заказов, таким образом, приводит к улучшению бизнеса в целом.

Управление заказами и управление продажами два очень тесно связанных процесса, результативность которых может быть в разы улучшена при правильном выборе и использовании технических средств. Способы управления заказами при этом могут быть самыми разнообразными. Программа разработана с учетом всех возможных требований современного мира, поэтому сможет стать эффективным инструментом в ведении бизнеса, гарантируя положительный результат и предоставляя возможности для совершенствования и развития.

Программой контроля и управления могут пользоваться:

§ Государственное учреждение, работающее с населением;

§ Любая частная компания;

§ Служба информационной поддержки;

§ Служба поддержки;

§ Отдел поддержки;

§ Отдел технической поддержки;

§ Отдел компьютерной поддержки;

§ Поддержка пользователей;

§ Сервисная компания;

§ Сервисный центр;

§ Сервис-центр;

§ Служба Help Desk;

§ Служба доверия;

§ Справочная служба;

§ и т.п.

Рисунок 13. Интерфейс программы «Универсальная Система Учета»

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

§ УСУ - это гарантия того, что управление заказами будет реализовано от и до;

§ УСУ позволяет комплексно управлять заказами, не упуская из внимания ни одного аспекта;

§ Автоматизированная система для учета заказов имеет удобный и простой интерфейс, эффектно оформленный в разных цветовых схемах;

§ При управлении заказами контроль исполнения обусловлен продуманной системой оповещений;

§ Одна из отличительных особенностей программы для учета заказов является система навигации, делающая работу еще проще и оперативней;

§ В системе может быть реализована любая схема управления заказами, которая будет подходящей именно к Вашей модели ведения бизнеса;

§ Программа управления производственными заказами позволяет вести точный учет на складе с минимальными затратами времени;

§ Программа легко справляется с большим количеством информации и задач;

§ Система управления заказами в организации контролирует весь процесс - от первого звонка клиента до момента доставки заказанного им товара;

§ Служба управления заказами позволяет точно фиксировать все сроки доставки и исполнения заказа в случае предоставления услуг;

§ Управление заказами в автоматизированном режиме по результатам деятельности за определенный период поможет произвести отчетность и провести ее глубокий анализ на самых разных уровнях;

§ Поиск практически мгновенный и может производиться по различным параметрам, внесенным ранее в записи;

§ Благодаря наличию широкого спектра настроек система может быть сконфигурирована под Ваши потребности;

§ В программе по управлению заказами в организации могут определяться индивидуальные права доступа, которые формируются, исходя из обязанностей каждого отдельного работника;

§ Система учета записывает все, что было изменено каждым из работников. При необходимости вся эта информация отражается в аудите;

§ Программа может объединять отделения и филиалы, собирая все данные в одну систему;

§ Система, производя управление заказами, также помогает совершенствовать рабочий процесс, благодаря возможности проведения аналитической работы.

IPI.MANAGER

Благодаря своей многофункциональности IPI.MANAGER™ может использоваться как программа для постановки задач и система управления заказами в любых организациях, использующих элементы логистики в своей работе. Удобный планировщик задач (task-менеджер) позволит значительно повысить эффективность функционирования соответствующих служб, а также вести учет всех поступающих заявок, отслеживать местонахождение посылки или перевозки и полностью автоматизировать управление задачами.

Преимущества:

· Контроль сроков исполнения задач и работы самих исполнителей при помощи как общих сводных отчетов, так и возможности непосредственного наблюдения за каждой отдельной задачей.

· Продуманная система управления заказами клиентов, позволяющая автоматически создавать задания сразу же после обращения клиента к оператору. К каждому заданию, в зависимости от заданных параметров, могут быть автоматически подключены службы заказа, упаковки, курьерские службы и т.д.

· Прозрачность работы системы управления заказами покупателей, благодаря чему наблюдать за ходом работы и отслеживать местонахождение собственного заказа может не только назначенный менеджер, но и сам клиент, получающий упрощенные права доступа в систему.

· Исключение простоя одних сотрудников при несоизмеримой загрузке других, а также возможность координации действий сотрудников, находящихся в других городах или странах.

По мере накопления информации о выполненных заказах в системе управления задачами, сами данные, представленные в структурированном виде, приобретают статус основного источника знаний о способах оптимизации всех логистических операций. Анализ периодов пиковой нагрузки на службы доставки позволит выявить ее узкие места и создать предпосылки для наращивания производительности за счет эффективного управления выполнением заказов.

В рамках создания системы управления заказами целесообразно ввести в работу компании систему учета заявок клиентов и, при необходимости, сотрудников и партнеров. Удобная система учета заявок должна быть понятной для каждого пользователя – как для автора, так и для исполнителя заявки. Также грамотно составленная система учета заявок позволяет точно фиксировать данные о поступающей информации по времени, адресанту и адресату, что обеспечивает возможность своевременного контроля за исполнением задач по каждой конкретной заявке. Управление задачами в программе IPI.MANAGER™ система учета заявок наглядна и удобна в использовании, не требует специальных знаний и дополнительного обучения.

Рисунок 14. Интерфейс программы «IPI.MANAGER»

 

 

Таблица 4 - Сравнительный анализ продуктов

Программный продукт	FastOperator	IPI.MANAGER	Универсальная Система Учета (УСУ)
Критерий выбора, i	Вес критерия, Wi	Степень исполнения, Xi
Возможность работы по сети с единой базой данных	0,2
Управление доставкой заказа	0,1
Добавление собственных внешних отчетов в форматах (Excel, Word)	0,1
Возможность использования СМС-рассылки сообщений	0,15
Ведение истории изменений документов	0,1
Выгрузка контрагентов/работ в Эксель (файл xls)	0,1
Наличие возможности восстанавливать удалённые документы из корзины	0,1
Доступ к настройкам начисления зарплаты	0,05
Контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия	0,1
Итого, S=		1.6	1.5	1.7

 

Таблица 5 - Сравнительный анализ стоимости (С) программных продуктов

Программный продукт	FastOperator	IPI.MANAGER	Универсальная Система Учета (УСУ)
Стоимость(руб.)
Стоимость лицензии (руб.)
Рекомендованная цена тех. поддержки за год (руб.)
Итого
Итоговый показатель, K = (S /C)*1000	0,09	0,16	0,21

 

На основании данных из таблиц можно сделать вывод о том, что для службы доставки зоотоваров «Гав’c» подойдет «Универсальная Система Учета (УСУ)». Хоть он и дешевле, но так же подходит по своему функционалу для автоматизации нашего процесса.

 

2.2.2 Формирование технического задания

Техническое задание создано на приблизительной основе ГОСТ 34.602-89.

Техническое задание на создание автоматизированной системы «Универсальная Система Учета (УСУ)».

1. Общие сведения

1.1. Наименование системы

Автоматизированная информационная система «Универсальная Система Учета (УСУ)».

1.2. Номер договора

Договор №127813 от 17 сентября 2016 года на разработку, внедрение и сопровождение прикладного программного обеспечения для автоматизации деятельности службы доставки зоотоваров «Гав’c».

1.3 Наименования разработчика и заказчика и их реквизиты

Заказчик

г.Брянск, ул. Ростовская д. 4

1.4 Основание для проведения работ
Основанием для проведения работ по созданию системы «Универсальная Система Учета (УСУ)» следующие документы:

Договор №127813 от 17 сентября 2016

Распоряжение №27 от 17.09.2016

1.5 Сроки начала и окончания работ

Дата начала работ: 10.01.2017

Дата окончания работ: 1.09.2017

1.6 Источники и порядок финансирования работ
Финансирование работ осуществляется из средств службы доставки зоотоваров «Гав’c». Порядок финансирования работ определяется условиями договора №127813

1.7 Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ

Работы по созданию системы производятся и принимаются поэтапно.

По окончании каждого из этапов работ разработчик представляет заказчику соответствующую документацию и подписанный со стороны разработчика акт сдачи-приемки работ.

2. Назначение и цели создания системы

2.1 Назначение системы
«Универсальная Система Учета (УСУ)», специализированное программное обеспечение. Система предназначена для автоматизации учета, планирования и анализа работы предприятия.

2.2 Цели создания системы

­ сокращение времени на оформление документов;

­ автоматизации учета работ в службе доставки зоотоваров;

­ выработка сотрудников службы доставки зоотоваров;

­ повышение качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты, достоверности и удобства форматов отображения информации;

3. Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации является информационная система учета службы доставки зоотоваров «Гав’с», направленной на улучшение работы сотрудников предприятия.

Для выполнения указанной цели сотрудники предприятия осуществляют следующие виды деятельности:

- обеспечивать удовлетворение клиентов обслуживанием;

- наиболее качественно и быстро удовлетворять потребности клиентов;

- оказание помощи в выборе продукции для всех животных;

- сертификация услуг;

- своевременная корректировка базы данных при изменении адресов проживания клиентов и их номеров телефонов.;

- организация обмена опытом работы по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров, разработка мероприятий по улучшению подготовки и повышению квалификации кадров на предприятии и представление их на утверждение руководству.;

- открытие магазинов зоотоваров.

4. Требования к системе

4.1 Требования к системе в целом

4.1.1 Требования к структуре системы

Автоматизации подлежат операции калькуляции стоимости доставки товаров с использованием норм времени (трудоемкости работ), учет работ, планирование рабочего времени, учета транспортных средств.

4.1.2 Требования к режимам функционирования системы

Должна обеспечиваться работа в двух режимах:

- Сетевой;

- Автономный.

4.1.3 Требования к совместимости со смежными системами

-Информационный обмен между подсистемами должен осуществляться через единое информационное пространство и посредством использования стандартизированных протоколов и форматов обмена данными.

-Все компоненты подсистем АСУ должны функционировать в пределах единого логического пространства, обеспеченного интегрированными средствами серверов данных и серверов приложений.

4.1.4 Перспективы развития системы

- АСУ должна иметь длительный жизненный цикл.

- АСУ должна быть построена с использованием стандартизованных и эффективно сопровождаемых решений.

- АСУ должна быть реализована как открытая система, и должна допускать наращивание функциональных возможностей.

- АСУ должна обеспечивать возможность модернизации как путем замены технического и общего программного обеспечения (ПО), так и путем совершенствования информационного обеспечения.

4.1.5 Требования к численности и квалификации персонала и его режиму работы

Количество пользователей АСУ определяется текущими потребностями службы доставки зоотоваров «Гав’c».

Количество администраторов АСУ может быть определено по следующей методике: 1 администратор на 20-30 пользователей плюс 1 ведущий специалист.

Текущий контроль технического состояния оборудования АСУ следует возложить на администратора БД.

Перечень мероприятий текущего контроля технического состояния оборудования АСУ должен быть согласован на стадии предпроектные обследования.