Види комерційних ділових листів

Лист – запит

Такий вид комерційної кореспонденції є в письмовій мові реалізацією двостороннього зв'язку.

Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо. Часто лист-запит — це комерційний документ, звертання покупця до продавця із проханням надати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж прислати пропозицію на поставку товару.

Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо. Оформляючи запит на товар, що зацікавив Вас, Ви повинні вказати підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки. Ціна, як правило, в запиті не обумовлюється, але варто вказати, на якій базі, в якій валюті Ви маєте намір заплатити. За необхідності можете також попросити надіслати вам буклети, каталоги, прейскуранти, креслення тощо або зразки товару.

Інші види

Оферта та відповідь на неї. У такому виді листа зазвичай вказується, на яких умовах повинен відбутися обмін товарами (послугами). У відповіді виражають згоду або незгоду з висунутими умовами.

Лист-претензія (рекламація), відповідь на нього. Рекламація містить претензії до сторони, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання та вимоги відшкодування збитків. Вона може бути пред'явлена відносно якості, кількості товарів, термінів поставки і т.п.

Рекламація містить:

- підстави для пред'явлення претензій;

- докази події збитків;

- конкретні вимоги сторони, висувати претензії.

Рекламація подається у письмовій формі, з додатком усіх необхідних документів. Якщо вона не може бути врегульована сторонами, то переноситься до арбітражу.

У відповіді на рекламацію повідомляється, що: інформація прийнята до розгляду; вона розглядається повністю, частково або відхиляється; грошову сплату проведено.

We read your advertisement in... Ми прочитали вашу рекламу в...

We have heard of your products from... Ми узнали про продукцію вашої компанії з...

We have seen your current

catalogue showing... Ми звернули увагу на ваш останній каталог, в якому описані...

We are interested in buying (importing, etc)... Ми хотіли б купити (імпортувати)

Please inform us (let us know)

as soon as possible... просимо вас сповістити якнайшвидше...

Could you let us have a quotation for... повідомте нам, будь-ласка, розцінки на...

We would like to have further

details about... ми хотіли б отримати детальну інформацію про...

Please send us samples of... будь ласка, вишліть нам зразки...

As distributors we have a large

network of... Як дистриб'ютери ми маємо широку мережу...

There is a large market here for

your products Ваші вироби знайдуть у нас свого покупця.

If your prices are competitive

(the samples meet the standards) we may

be able to let you have regular orders. Якщо ваші ціни задовольнять нас (зразки задовольнять вимоги стандартів) ми будемо регулярно замовляти вашу продукцію.

We look forward to your early reply з нетерпінням чекаємо на вашу відповідь.

We were pleased to learn your

interest in... Нам було приємно узнати про вашу зацікавленість

We are glad to say that we

can reserve you... Ми раді повідомити вам, що зможемо залишити за вами

We enclose our catalogue with

the latest price-list Ми додаємо наш каталог з найновішим прейскурантом

Our proposal is valid till... Наша пропозиція дійсна до...

The price covers packing and

transportation expenses. Ціна включає упаковку та транспортні витрати

We can give you a 5 per cent discount Ми зможемо надати вам 5% знижку

We would appreciate if we get the

order from you as soon as possible Ми були б раді отримати від вас замовлення якнайшвидше.

If you are not happy with our proposal

please let us know why Якщо вас не влаштовує наша пропозиція, просимо повідомити нам про причину.

We are looking forward to hearing

from you soon з нетерпінням чекаємо відповіді.

In reply (response) to your

letter of (dated) …, we thank you for... У відповідь на Ваш лист от..., ми дякуємо Вам за...

We enclose (are enclosing) our order for... Ми додаємо наше замовлення на

Please send the copy of this order to us,

duly signed, as an acknowledgement У якості підтвердження замовлення просимо відіслати нам підписану Вами копію замовлення.

We confirm that delivery

will be made by... Ми підтверджуємо, що поставка відбудеться до... (дата)

The goods you ordered are no

longer available Товару, який ви замовляли, в наявності немає.

1. Read and translate the text

The Types of Business Letters

There are different kinds of business letters, used for different purposes. They are divided into two types: the business to business type and the business to client type.

Business-to-business types are intended for company to company communication. Examples are:

· Appreciation letter – a letter of gratitude and appreciation for help extended, or a good business deal.

· Thank you – is a letter of gratitude.

· Congratulations – is a letter that praises the recipient for a job well done.

· Letter of recognition – a written statement of recognized efforts similar to an appreciation letter.

· Letter of reference – is a character reference letter. It is a letter building up the character of a person to be accepted in a job.

· Recommendation – is an endorsement letter to hire a certain person.

· Sympathy letter – is a letter of condolences to a person or family.

· Invitation letter – is a letter persuading a person or a company to join an event or an occasion.

· Letter of credit – is a way of endorsing a certain business to be considered a credit loan.

· Letter of interest – a reply to an invitation that confirms presence on the event/occasion.

· Business memorandum – notices that are distributed to the staff. They are reminders of company activities, or imminent changes in the company.

· Business introduction – is done to introduce a new business to the readers.

· Business letter – a letter that talks about the plans for the business.

· Donation letter – a letter asking for donations.

· Termination letter – more popularly known as a resignation letter. It signifies someone's desire to leave a job permanently.

Business-to-Client letters are:

· Welcome letter – welcomes the client and thanks him for choosing the company.

· Letter of appreciation – thanks the client for having business with the company.

· Apology letter – asks the client for reconsideration, and apologizes for failing to deliver.

· Collection letter – notices outstanding payments due.

· Invoice letter template – this is asking the clients to state the invoice number of their transactions.

· Letter of invitation – invites a client to join a certain gathering.

· Marketing letter – is stating the newest products that the company will provide soon or is presently providing.

· Rejection letter – is stating the rejection of the client's request.

Business letters are more formal in writing. Follow the formats strictly. Be concise, clear and direct to the point.

An Offer. Kinds of Offers

An offer (a quotation) is a statement by the Sellers usually in written form expressing their wish to sell the goods. Offers as a rule include the following information:

— the description of the goods offered (their quality, quantity);

— detailed prices, discounts and terms of payment;

— the date or the time and place of delivery.

There are two kinds of offers.

A free offer is made when Seller offers goods to regular customers without waiting for an enquiry and sends quotation to those who may be interested in the goods. These offers were formerly called offers without obligation. There must be an indication in such an offer that it is made subject to the goods being available when the order is received. The opening phrases in free offers may be: “We think you will be interested in our quotation for the goods” or “We have pleasure in enclosing our latest catalogue (or the price-list of our products)”.

A firm offer is a promise to supply goods on the terms stated (i.e. at a stated price and within a stated period of time). This promise may be expressed in a letter in the following words: “We make you a firm offer for delivery by the middle of May at the price quoted” or in some other words like: “The offer is subject to acceptance within fourteen days”, or “The offer is open for acceptance until the fifteenth of January”.

The Sellers making a firm offer have the right to withdraw it at any time before it has been accepted. In practice, however, no seller will risk his reputation by withdrawing his offer before the stated time.