Управление документами Excel

Создание нового документа, открытие существующего документа, сохранение и печать документа в Excel выполняются аналогично соответствующим действиям в Word.

 

Создание документов

После запуска Excel на экране появляется чистый рабочий лист (книга с установленными по умолчанию параметрами).

Создать документ можно также одним из указанных ниже способов:

– щелкнув на кнопке Создать Стандартной панели инструментов (при этом создается документ на основе шаблона Книга);

– нажав комбинацию <Ctrl + N> (используется шаблон Книга);

– с помощью команды Файл => Создать (рис. 2), выбрав базовый шаблон, на основании которого создается документ – по умолчанию Книга.xlt.

Рис. 2. Диалоговое окно Создание документа

 

Сохранение документов

Первоначальное сохранение нового либо сохранение существующего документа под другим именем, на другом диске, в другом каталоге выполняется командой Файл => Сохранить как (рис. 3).

При сохранении документа имя файлу пользователь задает самостоятельно, вводя его с клавиатуры в поле Имя файла, а расширение Excel присваивает в соответствии с выбранным пользователем из раскрывающегося списка Тип файла форматом сохраняемого документа (книга Microsoft Excel, шаблон и др.). Документы Excel сохраняются в виде файлов со стандартным расширением .XLS. После выбора имени и типа файла необходимо щелкнуть кнопку Сохранить диалогового окна Сохранение документа.

Рис. 3. Диалоговое окно Сохранение документа

Для выбора параметров, обеспечивающих требуемый режим сохранения файлов, необходимо щелкнуть на кнопке Параметры диалогового окна Сохранение документа и в открывшемся окне установить необходимые опции.

Сохранение именованного файла выполняется командой Файл => Сохранить или с помощью кнопки Сохранить панели инструментов Стандартная либо комбинации клавиш <Ctrl + S>.

 

Открытие документов

Excel сохраняет последовательность документов, использованных в последнее время, в виде списка, который находится в нижней части меню Файл; для открытия любого их этих документов следует щелкнуть на его имени.

В общем случае ранее сохраненный документ открывается для последующего использования с помощью команды Файл => Открыть, либо при использовании комбинации <Ctrl + О> (лат), либо с помощью соответствующей кнопки панели инструментов Стандартная.

 

Печать документов

Команда Файл => Параметры страницы, вкладка Страница задает формат и ориентацию печатной страницы.

Перед выводом документа на печать документ может просматриваться с помощью команды Файл => Просмотр или кнопки панели инструментов Стандартная.

Запустить документ на печать можно одним из следующих способов:

1) С помощью кнопки Печать панели инструментов Стандартная осуществляется непосредственный запуск печати документа с ранее установленными параметрами диалогового окна Печать.

2) Команда Файл => Печать вызывает диалоговое окно Печать, в котором задаются установки для печати документа.