Організація документообігу в сучасних службах діловодства

Документознавець є організатором діловодства й, отже, має вміти організувати документообіг належним чином. Організація документообігу в сучасних службах складається з реєстрації, обліку й контролю документів.

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання, відправлення або знищення. Розрізняють вхідні, вихідні та внутрішні документи. Вхідні документи, у свою чергу, поділяються на такі, що направляються керівникам, у структурні підрозділи й окремим виконавцям. Схеми руху всіх документів в організації розробляються керівником служби діловодства для вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Усі вхідні документи незалежно від способу надходження (пошта, телеграф, спецзв'язок, факс та ін.) передаються конкретній посадовій особі служби діловодства. Після попереднього розгляду документи направляються на реєстрацію або реєструються цією ж посадовою особою. Реєстрації підлягають не всі документи, а тільки такі, що надходять із вищих органів, громадських організацій, а також важливі листи інших організацій, звернення громадян та ін. Не реєструються вітальні телеграми, проспекти, запрошення, програми, повідомлення, а також документи, що надходять у копіях для повідомлення. У кожній організації перелік таких документів розробляється керівником служби діловодства й закріплюється у відповідній інструкції з діловодства, затвердженій керівником організації. При визначенні обсягу документообігу (кількості документів, що надійшли в організацію та створені нею за певний період, як правило, за рік) ураховують усі документи, незалежно від їхнього змісту, авторства, обсягу, копійності, факту реєстрації, кількості інстанцій їхнього розгляду та ін. Вхідні, вихідні й внутрішні документи, а також копії документів, виготовлені засобами оперативного розмноження, ураховують окремо.

Контроль за виконанням документів і ухвалених рішень – важлива складова частина діловодного процесу, метою якого є сприяння своєчасному й правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців. В установі складається перелік документів, що підлягають контролю виконання відповідно до діючих нормативних актів і вказівок. Інформація про результати контролю виконання має надходити керівникам, які встановлюють необхідність контролю документів і строки їх виконання.

Г л а в а 5

 

АНАЛІТИКО-СИНТЕТИЧНА ПЕРЕРОБКА ДОКУМЕНТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ У ПРОФЕСІЙНІЙ ДІЯЛЬНОСТІ ДОКУМЕНТОЗНАВЦЯ

 

5.1. Аналітико-синтетична переробка документів:

Суть і значення

Аналітико-синтетична переробка документної інформації(АСПДІ) посідає важливе місце в професійній підготовці документознавців у різних сферах їх діяльності щодо згортання інформації з метою створення вторинних документів та інформаційно-пошукових систем: інформаційній, науково-дослідницькій, журналістській, редакційно-видавничій, перекладацькій, референтській, бібліографічно-бібліотечній тощо. Для цього велике значення має застосування методів інформаційного аналізу і синтезу в процесі створення різноманітних інформаційно-бібліографічних джерел; знання питань теорії, історії та методики складання бібліографічних описів документів, їхньої предметизації, систематизації, реферування й анотування. Усе це вивчається в межах однойменного курсу «Аналітико-синтетична переробка документної інформації», який у різних навчальних закладах, що готують документознавців, називається по-різному, зокрема «Аналітико-синтетична переробка інформації», «Елементи теорії згортання інформації», «Аналітико-синтетична обробка документів» тощо, але зміст курсу залишається практично однаковим. Цей курс акумулює положення, загальні для цілого ряду наук соціально-комунікаційного циклу, зокрема інформатики, рекламознавства, бібліотекознавства, архівознавства, журналістики, документознавства та ін., підводить під ці положення єдину теоретичну й методичну базу і є для них єдиною науковою метамовою.

Отже, АСПДІ – важлива складова сучасної науково-інформаційної діяльності, де основними є поняття аналітико-синтетичної переробки, аналізу і синтезу, інформаційної діяльності тощо.

Аналітико-синтетична переробка документної інформації – це сукупність процесів щодо перетворення інформації, яка міститься в первинному документі, з метою створення вторинних документів.

Аналіз – метод наукового дослідження, що полягає в розчленовуванні цілого на складові елементи.

Синтез – метод дослідження будь-якого явища в його єдності й взаємозв'язку частин; узагальнення відомостей в єдине ціле.

Первинний документ – це документ, який безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора і є результатом наукової, виробничої, творчої та іншої подібної діяльності. Первинні документи часто називають вихідними, які служать для створення документа похідного, тобто вторинного.

Вторинний документ – це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів з метою пристосування інформації до інформаційних потреб споживача.

Інформаційна діяльність – це сукупність процесів збирання, аналізу, перетворення, зберігання, пошуку та поширення документної інформації для якісного оперативного забезпечення споживачів необхідною інформацією.