Поняття про класифікацію документів

Існує декілька визначень поняття «класифікація» (лат. classik — розряд, група), суть яких зводиться до поділення об’єктів на певні групи, види, підвиди відповідно до їх ознак. Для розмежування процесу класифікації та його результату вживають відповідно два терміни – «класифікування» та «класифікація».

У документознавстві класифікація документів – це система їхньої супідрядності, що встановлює зв’язки між класами документів і дозволяє орієнтуватися в їхньому різноманітті. В управлінській сфері – це поділ їх на класи за найзагальнішими ознаками схожості та відмінності.

Класифікування документів – це процес упорядкування або розподілу документів по класах з метою відбиття відносин між ними й складання класифікаційної схеми.

Класифікування документів передбачає багатоступінчастий, ієрархічний і дихотомічний розподіл їх на роди, види, підвиди, різновиди. Ієрархія – розташування документів у порядку від вищого до нижчого, наприклад, документ —> видання —> неперіодичне видання —> книга. Дихотомія — послідовний розподіл документів одного класу на два протилежних види, підвиди, різновиди та ін., наприклад, опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ та ін.

В основі класифікації документів є різні підстави розподілу, що відповідають певним аспектам аналізу документів, кожний з яких вказує фасет (фр. facette — грань) класифікації, тобто перелік видів документів за необхідною ознакою.

Одним із важливих дискусійних питань теорії документознавства є проблема співвідношення понять «класифікація» й «типологізація» документів, в основі яких є відповідно «вид» і «тип» документа.

Типологізація є угрупованням документів, які узагальнюються в моделі, що об’єднує їх як типи. Типологічними ознаками цієї класифікації є функціонально-цільове призначення, читацька адреса, характер інформації документа, що міститься вньому (науковий, виробничий, інформаційний та ін.), жанровий критерій, який відображує особливості внутрішньої структури видання, стиль викладу матеріалу.

Типологічна й класифікаційна схеми створюються внаслідок різних логічних процесів, що відрізняються методикою побудови, способами угруповання. В основі класифікації – диференціація ознак, а типологізації — їхня інтеграція.

Найрозробленішою документною класифікацію є класифікація управлінських (ділових) документів.

 

3.5. Соціальна документно-комунікаційна система:

Загальна характеристика

Соціальна документно-комунікаційна система – це система, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в часі й просторі, тобто забезпечує документну комунікацію в суспільстві. Ця система складається зі складових, які забезпечують її належне функціонування в суспільстві, а саме: документів (документних потоків, масивів, ресурсів, фондів, документації), відправників документної інформації, її споживачів, професійних посередників, документної діяльності (створення, обробка, зберігання, поширення документів).

Підсистемою соціальної комунікації є документна комунікація, тобто комунікація, опосередкована документом у процесі обміну документної інформацією між двома або більше людьми.

В основі документної комунікації є три основних елементи: комунікант (той, хто передає документну інформацію), комунікат (автор документної інформації) і реципієнт (споживач документної інформації). Але слід зважати й на наявність інших елементів, які беруть участь у документній комунікації, а саме: спосіб або канал передачі інформації (документи в різних формах: книги, фільму, дискети та ін.); зміст документної інформації; код, у якому зафіксовано зміст документа; контекст, де розкривається повний зміст документної інформації.

Підсистемами соціально-документної комунікаційної системи є соціальні інститути, спеціально створені для передачі документної інформації (її виробництва, збирання, зберігання та використання) в суспільстві, а саме: архіви, інформаційні служби, бібліотеки, видавництва, друкарні, книжкова торгівля, реферативні служби, музеї та ін.

Документна інформація функціонує у вигляді документних потоків, які організуються в соціальних інститутах як сукупності документів у вигляді масивів, ресурсів, фондів та ін.

Документний потік – величезна кількість документів, що функціонують у соціальному середовищі завдяки комунікаційним каналам від комуніканта до реципієнта.

Документний масив – незмінна в часі величезна кількість (книг, дисків та ін.).

Документні ресурси – це відносно впорядкована величезна кількість документів, що є засобом або об'єктом документообігу або поповнення документного фонду.

Документація – величезна кількість документів, які функціонують у певній сфері діяльності.

Документний фонд – сукупність документів, зосереджених у соціальних інститутах.

Г л а в а 4