Порядок ведення претензійної роботи

5.1. Порядок пред'явлення претензій

5.1.1. У разі невиконання або неналежного виконання іншою стороною умов договору керівник структурного підрозділу, який супроводжує договір, невідкладно вносить письмові пропозиції керівництву облдержадміністрації про проведення претензійної роботи.

5.1.2. За наявності підстав та обґрунтованості вимог структурний підрозділ, який супроводжує договір, готує претензію за участю юридичного управління, сектору з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи та інших відповідальних структурних підрозділів облдержадміністрації.

5.1.3. Претензія, після візування відповідними структурними підрозділами, підписується головою облдержадміністрації (або одним із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень, особою, яка має відповідне доручення (довіреність)), реєструється в журналі обліку, який ведеться сектором з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи, та направляється адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

5.1.4. Структурний підрозділ, що супроводжував договір, здійснює контроль за своєчасним надходженням відповідей від підприємств, установ, організацій, яким були пред'явлені претензії.

У разі необхідності може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, яке підписується в тому ж порядку, що і сама претензія.

5.1.5. Претензія має бути розглянута відповідачем у місячний строк з дня її одержання, якщо інше не визначене законодавством.

5.1.6. По надходженню від відповідального структурного підрозділу інформації про фактичне задоволення претензійних вимог сектор з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи здійснює запис в журналі обліку претензій.

5.1.7. Якщо претензія відповідачем відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без відповіді, структурний підрозділ, що супроводжує договір, готує висновок про безпідставність цього відхилення та разом з юридичним управлінням і сектором з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи готує відповідний позов.

5.2. Порядок розгляду претензій

5.2.1. Голова облдержадміністрації та його заступник, згідно розподілу обов'язків, при надходженні претензій розглядає їх та надсилає відповідному структурному підрозділу для виконання та на перевірку юридичному управлінню і сектору з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи.

5.2.2. При перевірці матеріалів претензії слід з'ясувати такі обставини:

- наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

- правильність складання розрахунку;

- наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.

5.2.3. Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п'яти днів, не враховуючи часу поштового обігу.

Строки розгляду претензій обчислюються з дня одержання претензії і можуть бути подовжені на час, необхідний для досилання заявником на вимогу другої сторони додаткових документів.

Витребувані додаткові документи повинні бути такими, що дійсно необхідні для розгляду претензії і відсутні у облдержадміністрації.

Якщо у встановлений строк відомості чи документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

5.2.4. Після первинної правової оцінки претензійні матеріали передаються юридичним управлінням, сектором з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи у відповідні структурні підрозділи для надання висновку по суті претензійних вимог. Матеріали передаються під розписку через управління діловодства.

5.2.5. Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, повинен перевірити їх та надати письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог. У разі необхідності, структурний підрозділ проводить звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку.

Висновок, підтверджений відповідними документами, з претензійними матеріалами передається в юридичне управління, сектор з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи.

5.2.6. Юридичне управління, сектор з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи з урахуванням висновку готують проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії.

5.2.7. У проекті відповіді про відмову в задоволенні претензії повинні бути вказані мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на відповідні нормативні акти. До нього додаються, у необхідних випадках, документи, що спростовують претензійні вимоги повністю або частково.

5.2.8. При відмові в задоволенні претензії заявнику повертаються подані до неї оригінали документів.

5.2.9. У проекті відповіді про визнання претензії визначається строк і спосіб її задоволення (перерахування суми заборгованості, зміна продукції тощо).

5.2.10. Відповідь на претензію після візування керівником відповідного структурного підрозділу, головним бухгалтером (начальником головного фінансового управління), начальником юридичного управління та завідувачем сектору з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи підписується головою облдержадміністрації (або одним із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень, особою, яка має відповідне доручення (довіреність)) та надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

5.2.11. Залишення претензії без відповіді не допускається.

5.2.12. В разі задоволення облдержадміністрацією претензійних вимог заявника відповідний структурний підрозділ облдержадміністрації надає юридичному управлінню та до сектору з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи копію підтвердження задоволення претензійних вимог (в залежності від способу задоволення претензійних вимог - платіжне доручення, документ про відправлення матеріальних цінностей тощо).

Ведення позовної роботи

6.1. Порядок підготовки позовних заяв

6.1.1. Позовна робота, включаючи підготовку матеріалів для пред'явлення позовів та відзивів на них, здійснюється структурними підрозділами облдержадміністрації, до повноважень яких належать питання, що потребують вирішення в судовому порядку, у разі необхідності за участю юридичного управління та сектору з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи.

6.1.2. Юридичне управління, сектор з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи дають правову оцінку документів, переданих їм відповідним структурним підрозділом, щодо їх обґрунтованості і законності та в процесі підготовки позовної заяви мають право вимагати від нього матеріали, необхідні для пред'явлення позову.

Якщо переданих документів виявляється недостатньо або вони будуть оформлені неналежним чином, юридичне управління, сектор з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи зобов'язані у письмовому висновку встановити строк для усунення недоліків.

У разі, коли структурний підрозділ не передав необхідні документи, юридичне управління, сектор з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи повинні повідомити про це голову облдержадміністрації, який має право накласти стягнення на винних осіб у відповідності з чинним законодавством.

6.1.3. Позовна заява, оформлена відповідно до вимог законодавства, з доданням усіх необхідних доказів підписується головою облдержадміністрації (або одним із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень, особою, яка має відповідне доручення (довіреність), реєструється в журналі обліку позовних заяв, який ведеться сектором з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи, та надсилається до суду (копія відповідачеві) рекомендованим або цінним листом.

6.1.4. Після одержання ухвали суду про порушення провадження у справі за резолюцією керівництва облдержадміністрації відповідний структурний підрозділ облдержадміністрації, юридичне управління, сектор з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи виконують вимоги цієї ухвали у строки, визначені судом.

6.1.5. Рішення, ухвала, постанова суду аналізується відповідним структурним підрозділом облдержадміністрації та юридичним управлінням, сектором з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи, за результатами якого голові облдержадміністрації або його заступнику вносяться пропозиції щодо їх оскарження.

6.1.7. Заява (скарга) на рішення, ухвалу, постанову підписується головою облдержадміністрації (або одним із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень, особою яка має відповідне доручення (довіреність)) та подається до відповідного суду в строки та у порядку, встановлені чинним процесуальним законодавством. Копія заяви надсилається другій стороні (сторонам).

6.2. Порядок підготовки відзивів на пред'явлені позови

6.2.1. При необхідності юридичне управління, сектор з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи передають пред'явлену позовну заяву у відповідний структурний підрозділ, який в 5-денний строк зобов'язаний надати висновок та необхідні документи по суті позовних вимог.

6.2.2. На основі одержаних документів юридичне управління готує мотивований відзив, який підписується головою облдержадміністрації (або одним із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень, особою, яка має відповідне доручення (довіреність)) та подається до суду, який розглянув справу, в строки та у порядку, встановлені чинним процесуальним законодавством.

6.2.3. Про надходження грошових сум за претензіями, визнаними відповідачами за рішеннями суду, а також про перерахування сум у випадках визнання претензій та грошових стягнень за рішеннями суду відповідальне управління повідомляє юридичне управління, сектор з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи, про що вносяться відповідні відмітки в журнали обліку претензій та позовних заяв.

6.3. Порядок підготовки мирової угоди

6.3.1. Структурний підрозділ облдержадміністрації, який отримав позовні матеріали, з метою врегулювання спору на основі взаємних поступок стосовно прав та обов'язків сторін та предмета позову може запропонувати керівництву облдержадміністрації укласти з іншою стороною мирову угоду.

6.3.2. Проект письмової заяви щодо укладення з іншою стороною мирової угоди та умови мирової угоди, включаючи підготовку всіх матеріалів щодо врегулювання спору (відстрочки та (або) розстрочки платежів або припинення зобов'язання за угодою сторін (прощення боргів)), готується відповідальним структурним підрозділом за участю юридичного управління, сектору з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи та інших структурних підрозділів, до повноважень яких належать питання, що потребують вирішення.

6.3.3. Всі переговори щодо умов мирової угоди з іншою стороною здійснюються структурним підрозділом, до повноважень якого належать питання, що потребують вирішення.