Порядок укладання та здійснення контролю за виконанням договорів

2.1. Підготовка проекту договору

2.1.1. Договори, стороною в яких виступає облдержадміністрація, мають укладатися у письмовій формі.

2.1.2. Проект договору готується структурним підрозділом облдержадміністрації, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору.

Цей же структурний підрозділ подає проект договору на візування, підпис та здійснює інші дії з супроводу проекту договору.

Проект договору може розроблятися будь-якою із сторін, що домовляються, крім випадків, передбачених чинним законодавством.

Пропозиція укласти договір має відповідати вимогам чинного законодавства, містити істотні умови договору і відображати намір особи, яка її внесла, вважати себе зобов'язаною у разі її прийняття.

2.1.3. Проект договору повинен бути завізований у тижневий термін:

- керівником структурного підрозділу облдержадміністрації, заступником голови облдержадміністрації згідно розподілу обов'язків, який готує проект договору або, в разі одержання проекту договору від іншої сторони, структурним підрозділом облдержадміністрації, заступником голови облдержадміністрації, до повноважень якого належать питання, що становлять предмет договору (далі - структурний підрозділ, що супроводжує договір);

- завідувачем сектору з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи;

- начальником юридичного управління;

- начальником відділу фінансового забезпечення апарату облдержадміністрації (якщо фінансування договору здійснюватиметься за рахунок коштів апарату облдержадміністрації);

- завідувачем сектору господарського забезпечення апарату облдержадміністрації (якщо фінансування договору здійснюватиметься за рахунок коштів апарату облдержадміністрації);

- керівниками інших головних управлінь, управлінь, відділів, секторів (у разі необхідності);

- заступником голови - керівником апарату облдержадміністрації.

У разі нагальної потреби укладання договору за дорученням голови облдержадміністрації строк візування проекту договору може бути зменшений.

Керівники структурних підрозділів облдержадміністрації, до повноважень яких належать питання, що становлять істотні умови договору, зобов'язані не допускати фактів безпідставних відмов від візування проектів договорів, або затягування термінів візування.

У разі незгоди керівника структурного підрозділу, до повноважень якого належать питання, що становлять істотні умови договору, з певними положеннями запропонованого проекту договору та недосягнення згоди щодо їх редакції зі структурним підрозділом, що супроводжує договір, керівник структурного підрозділу, що має візувати проект договору, зобов'язаний у дводенний термін підготувати проект протоколу узгодження позиції (додаток 6) та надати його структурному підрозділу, який супроводжує договір.

Протокол узгодження позиції підписується керівником структурного підрозділу, що супроводжує договір, додається до проекту договору та є його невід'ємною частиною до моменту підписання останнього.

Рішення щодо врахування зауважень, що містяться в протоколі узгодження, та щодо остаточної редакції проекту договору приймає заступник голови - керівник апарату облдержадміністрації або безпосередньо посадова особа, яка підписує договір.

2.1.4. Проект договору, завізований керівниками зазначених вище підрозділів подається на підпис голові облдержадміністрації або його першому заступнику (одному із заступників голови облдержадміністрації в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень).

Проект договору, пов'язаний з матеріально-технічним та іншим забезпеченням апарату облдержадміністрації, підписується заступником голови - керівником апарату облдержадміністрації.

Проект договору, що укладається за результатами проведення процедур закупівлі, підписується першим заступником голови облдержадміністрації, головою тендерного комітету апарату облдержадміністрації, а у разі його відсутності заступником голови - керівником апарату облдержадміністрації, заступником голови тендерного комітету апарату облдержадміністрації.

2.1.5. Розрахунок вартості договору складається його виконавцем (продавцем, постачальником тощо), а на етапі укладання договору із замовником (покупцем тощо) підписується останнім на знак досягнутої згоди (про що, в разі необхідності, складається протокол узгодження договірної ціни).

2.1.6. Розбіжності, що виникають між сторонами під час укладання договору, розглядаються структурним підрозділом, який супроводжує договір, із залученням, в разі необхідності, відповідних структурних підрозділів облдержадміністрації або заступника голови облдержадміністрації згідно з розподілом обов'язків.

2.1.7. У випадку наявності заперечень щодо умов проекту договору, сторона, яка одержала його, складає протокол розбіжностей, який підписується, про що робиться застереження в договорі, та не пізніше 20-денного строку надсилає іншій стороні два примірники протоколу розбіжностей разом з договором, підписаним в порядку, встановленому підпунктами 2.1.3, 2.1.4 пункту 2.1. розділу 2 цього Порядку.

Сторона, яка одержала протокол розбіжностей, зобов'язана розглянути його, вжити заходів до врегулювання розбіжностей з іншою стороною, включити до договору всі прийняті пропозиції.

2.1.8. Укладений договір реєструється структурним підрозділом, що супроводжує договір, в окремому журналі обліку договорів за зразком, наведеним у додатку 1 до цього Порядку, який зберігається в секторі з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи.

Одночасно з реєстрацією договору структурний підрозділ, що супроводжує договір, зобов'язаний надати до сектору з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи копію підписаного договору з всіма додатками до нього.

2.1.9. Структурний підрозділ, який супроводжує договір, здійснює контроль за його виконанням (окрім питань, що стосуються перерахунку коштів).

2.1.10. Договір повинен містити:

- найменування сторін;

- предмет договору (найменування товарів (робіт, послуг), характер товарів, що поставляються (виконуваної роботи, послуг, що надаються);

- зазначені та додаткові вимоги за згодою сторін можуть бути відображені в додатках до договору;

- строк дії договору;

- строки і порядок поставки товарів (виконання робіт, надання послуг) (за домовленістю сторін);

- визначення вартості товарів (робіт, послуг), порядок розрахунків;

- відповідальність сторін.

Договір, укладений за результатами проведення процедур закупівлі, передбачених чинним законодавством, повинен містити умови, визначені відповідним нормативно-правовим актом як обов'язкові (істотні).

Певні види договорів повинні містити умови, визначені як обов'язкові (істотні) згідно вимог чинного законодавства у відповідній галузі правового регулювання.

Крім умов, зазначених вище, договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать чинному законодавству.

2.2. Підстави для зміни або розірвання договору

2.2.1. Зміна або розірвання договору допускається лише за згодою сторін, якщо інше не встановлено договором або законом, та вчиняється в такій самій формі, що й договір, що змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом.

Сторона, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, надсилає пропозицію щодо цього іншій стороні, у терміни, зазначені у такому договорі.

Сторона, яка одержала пропозицію про зміну або розірвання договору, повинна відповісти на неї. Якщо сторони не досягли згоди щодо зміни або розірвання договору, а також у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення відповідного суду.

У випадку виникнення необхідності внесення за згодою сторін змін до договору, проект таких змін готується структурним підрозділом, що супроводжує договір або іншою стороною по договору в порядку, визначеному пунктом 2.1 розділу 2 цього Порядку.

2.2.2. Договір може бути змінено або розірвано за рішенням суду на вимогу однієї із сторін у разі істотного порушення договору другою стороною, а також в інших випадках, встановлених договором або законом.

2.2.3. У разі зміни договору зобов'язання сторін змінюються відповідно до змінених умов щодо предмета, місця, строків виконання тощо.

У разі розірвання договору зобов'язання сторін припиняються, про що структурним підрозділом, що супроводжує договір, робиться відмітка у журналі реєстрації договорів.

2.3. Порядок приймання товарів, виконаних робіт, наданих послуг

2.3.1. Приймання товарів здійснюється за накладною, а приймання робіт і послуг оформлюється двостороннім актом, який складається сторонами і є підставою для взаємних розрахунків.

Зі сторони облдержадміністрації акт візується структурним підрозділом, що супроводжує договір, та підписується головою облдержадміністрації або одним із його заступників в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень (іншою уповноваженою особою (за довіреністю)).

В разі необхідності для приймання товарів (робіт, послуг) може створюватись відповідна комісія.
2.3.2. Сторони в договорі можуть передбачити інший порядок і терміни приймання переданих товарів, виконаних робіт (наданих послуг), якщо це не суперечитимете вимогам чинного законодавства.

Виконавець має право виконати свій обов'язок достроково, якщо інше не встановлено договором, актами цивільного законодавства або не випливає із суті зобов'язання чи звичаїв ділового обороту.

2.3.3. За невиконання чи неналежне виконання зобов'язань за договором сторони передбачають у договорі відповідальність як передбачену діючим законодавством, так і додаткову відповідно до досягнутої згоди.

2.4. Розрахунки за договором

2.4.1. Розрахунки за виконані за договором зобов'язання здійснюються на підставі вартості, визначеної договором, з урахуванням виконання сторонами договірних зобов'язань та відповідно до строків платежів, передбачених договором.

2.4.2. Попередня оплата товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти, здійснюється лише у випадках, передбачених чинним законодавством.

2.4.3. У договорі може бути передбачена одноразова або поетапна оплата вартості товарів, робіт, послуг за договором у встановлений сторонами термін.

2.4.4. Під час виконання договору виконавець повинен погоджувати із замовником випадки перевищення витрат у порівнянні з договірною ціною, що має оформлюватись протоколом узгодження договірної ціни, який підписується сторонами на знак досягнутої згоди та є невід'ємною частиною договору.

2.5. Відповідальність за ведення договірної роботи

2.5.1. Відповідальність за перевірку відповідності товарів, виконуваних робіт і послуг умовам укладених договорів покладається на структурний підрозділ, що супроводжує договір.

2.5.2. Відповідальність за правильність визначення форм та умов оплати, своєчасність здійснення фінансових операцій покладається на відділ фінансового забезпечення апарату облдержадміністрації (якщо фінансування договору здійснюватиметься за рахунок коштів апарату облдержадміністрації).

2.5.3. Відповідальність за відповідність договірних документів вимогам чинного законодавства та судовій практиці, покладається на юридичне управління та сектор з питань ведення договірної та претензійно-позовної роботи.