Характерні ознаки офіційно-ділового стилю

1. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення і способу опрацювання. Обов'язковим реквізитом будь-якого документа є підпис.

2. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість висловлювання. Офіційно-діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальної авторської своєрідності.

3. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші вияви стандартизації такі:

а) широке вживання готових словесних конструкцій (наприклад, у зв 'язку, відповідно до, з метою, згідно з), що спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів;

б) часта повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат прагнення до однотипності способів вираження думки у подібних ситуаціях.

4. Лексика здебільшого нейтральна, слова вживаються у прямому значенні.

5. З метою чіткішої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.

6. Часте вживання словосполучень з дієсловами у формі теперішнього часу зі значенням позачасовості, постійності дії: рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає. при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо). Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв'язком.

У діловому стилі залежно від сфери вживання виділяють такі підстилі:

1) адміністративно-канцелярський, яким укладаються документи, необхідні для встановлення офіційних, ділових, службових, партнерських контактів між організаціями, установами та громадянами (це заяви, резюме, довідки, листи, доручення, накази, розпорядження та ін.);

2) законодавчий – використовується у сфері законодавства (це акти, закони (Конституція України), указі, постанови, статути, кодекси, видані й затверджені вищими органами державної влади та найвищими посадовими особами);

3) дипломатичний – обслуговує сферу міжнародних відносин у галузі політики, економіки, культури (це міждержавні угоди, конвенції, ноти, меморандуми, комюніке).

Отже, тексти офіційно-ділового стилю потребують документації тверджень, точності формулювань, не припуска­ють двозначності сприймання змісту.

 

Усна і писемна форми офіційно-ділового стилю

Офіційно-діловий стиль існує у двох формах: усній і писемній.

Усне ділове мовлення - це спілкування людей під час виконання ними службових обов'язків (під час бесід, нарад, у години прийому відвідувачів тощо). Це може бути мовлення однієї службової особи перед іншою або перед колективом чи зібранням.

Усне мовлення ділової людини має бути:

• виразним (потрібно з чіткою дикцією вимовляти кожне слово);

• точним і недвозначним (використовувати слова з прямим значенням);

• логічним (продумувати кожну фразу, викладати думки послідовно, логічно);

• відповідним ситуації мовлення (кожен службовець повинен пам'ятати: що — кому — коли — де — про що — чому говорить і відповідно добирати мовні засоби);

• нестандартним;

• доречним;

• змістовним;

• стислим (у народі кажуть, що багато говорити не завжди означає багато сказати).

Писемне мовлення є вторинним щодо усного мовлення. Воно й виникло пізніше. Писемне мовлення офіційно-ділового стилю є монологічним.

1. Писемне мовлення фіксується графічними, матеріальними знаками й сприймається зором.

2. Писемна форма дає нам можливість фіксувати кимось висловлене, а це забезпечує збереження й відтворення чийогось мовлення у просторі й часі (тобто значно пізніше того, як воно було висловлене).

 

Ділова розмова по телефону

Телефонна розмова — один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстрамовними причинами:

- співрозмовники не бачать один одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомогою міміки, жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо (відсутність візуального контакту між співрозмовниками);

- обмеженість у часі (телефонна бесіда не може бути надто тривалою);

- наявність технічних перешкод (втручання сторонніх абонентів, погана чутність).

Фахівці з проблем усного ділового спілкування пропонують дотримуватися таких правил ведення телефонної розмови.

Якщо телефонуєте ви:

Насамперед привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також своє прізвище, ім'я та по батькові.;

Якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім'я та по батькові свого співрозмовника. Можете також повідомити, з ким саме ви хотіли б поговорити;

Якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спочатку, чи є у вашого співрозмовника достатньо часу для бесіди;

Попередньо напишіть перелік питань, котрі необхідно з'ясувати, і тримайте цей перелік перед очима упродовж усієї бесіди:

Не закінчуйте розмову першим: завжди закінчує розмову той, хто телефонує. Завершуючи розмову, неодмінно попрощайтеся, нетактовно класти слухавку, не дочекавшись останніх слів вашого співрозмовника;

У разі досягнення важливих домовленостей згодом надішліть підтвердження листом або факсовим повідомленням.

 

Якщо телефонують вам:

Спробуйте якомога швидше зняти трубку й назвіть організацію, яку ви представляєте;

У разі потреби занотуйте ім'я, прізвище та контактний телефон співрозмовника;

Розмовляйте тактовно, ввічливо: демонструйте розуміння сутності проблем того, хто телефонує;

Не кладіть несподівано трубку, навіть якщо розмова є нецікавою, нудною та надто тривалою для вас.

Не варто телефонувати в особистих справах зі службового телефону, а в службових справах недоречно телефонувати додому тій особі, котра має їх виконати (розв'язати). У разі, якщо вам телефонують на роботу в особистих справах, відповідайте, що ви неодмінно зателефонуєте після роботи.

І насамкінець, не зловживайте займенником я, адже ваша розмова — діалог, а не монолог.