Що таке документ? Класифікація документів

Документ -основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі".

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформлюють їх на папері, дискеті, диску. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширенішим є текстовий документ, зміст якого - мовна інфомація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування.

Документи поділяються на види за кількома ознаками:

1. 3а найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За походженням документи поділяють на службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприєм­ ствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються відповідно до єдиних вимог.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності. До особистих належать також і ті до­ кументи, які містяться у приватному зібранні особи.

3. 3а місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх - документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.

4. За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.

5. За напрямком документи поділяють на вхідні й вихідні.

Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи.

Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й відповідно до обов'язкових правил (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

7. За термінами виконання є документи звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові документи виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи з позначкою "дуже терміново".

8. За ступенем гласності документи поділяють на загальні, таємні, для службового користування (ДСК).

Таємні документи мають угорі праворуч позначку "Таємно". Розголошення змісту такого документа веде до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", який проставляють у правому верхньому куті першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

9. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії та виписки.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потреби завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа вгорі праворуч обов'язково робиться помітка "Копія".

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його части­ ну, робиться витяг з нього. Якщо документ загублено, видається його повторний примірник - дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

10. За складністю документи поділяють на прості (односкладові) і складні.

11. За термінами зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

12. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними й відтвореними механічним способом. Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службови­ ми документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.

 

Реквізити документів

Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра- зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, що називаються реквізитами. Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром.

Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:

01 - зображення Державного герба України, герба Авто­ номної Республіки Крим;

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 - зображення нагород;

04 - код організації;

05 - код форми документа;

06 - назва організації вищого рівня;

07 - назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13- посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складання або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатків;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця і номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження документа до організації;

32 - запис про державну реєстрацію.

Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.

Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.