Вимоги до тексту документа і його оформлення.

Текст - це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа.

В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування.

У закінченні вказують мету документа.

Складаючи текст документа, слід дотримуватися таких правил:

1) текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...', Інститут просить...; Ректорат клопочеться.... Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.;

4) використовувати синтаксичні конструкції на зра­ зок: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надан­ ня матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; На Ваше прохання...;

5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши...; вважаючи...;

6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та зрозумілі для широкого кола читачів;

7) у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);

8) щоб не спричинити загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції.... Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує...;

9) використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію...; відкликати працівників...;

10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...;

11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук;

12) віддавати перевагу простим реченням, використовувати форми ввічливості: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний....

13) текст документів, оформлених на папері формату А4, слід друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

 

Мова документів.

Висока культура усного й писемного професійного мовлення, добре знання державної мови, ділового мовленнєвого етикету – запорука успіху фахівця в будь -якій професійній і громадській діяльності. Культура мовлення безпосередньо залежить від знання норм сучасної української літературної мови:

– лексичних (опрацювання фахової, термінологічної та інших груп лексики, вивчення закономірностей лексичної сполучуваності, розрізнення значень і семантичних відтінків слів);

– граматичних (вивчення особливостей вживання граматичних форм іменників, прикметників, займенників, числівників, дієслівних форм у професійному мовленні; вибір правильного закінчення, синтаксичної форми);

– орфоепічних, акцентуаційних і орфографічних.

Обов ’язковою умовою високого рівня культури усного професійного мовлення є дотримання загальних вимог:

1) ясність, точність, недвозначність у формуванні думки;

2) логічність, стислість, небагатослівність мовлення;

3) відповідність мовних засобів стилю викладу;

4) різноманітність мовних засобів (багатство лексики в активному словниковому запасі мовця);

5) вміння користуватися специфічними мовленнєвими зворотами та словосполученнями;

6) нешаблонність у побудові висловлювань;

7) доречність, відповідність між мовними засобами й обставинами мовлення;

8) виразність дикції, відповідність інтонації мовленнєвій ситуації.