Тема 7. Офіційно-діловий стиль.

Тема 7. Офіційно-діловий стиль.

Характерні ознаки офіційно-ділового стилю

1. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення і способу опрацювання. Обов'язковим реквізитом будь-якого документа є підпис.

2. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість висловлювання. Офіційно-діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальної авторської своєрідності.

3. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші вияви стандартизації такі:

а) широке вживання готових словесних конструкцій (наприклад, у зв 'язку, відповідно до, з метою, згідно з), що спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів;

б) часта повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат прагнення до однотипності способів вираження думки у подібних ситуаціях.

4. Лексика здебільшого нейтральна, слова вживаються у прямому значенні.

5. З метою чіткішої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.

6. Часте вживання словосполучень з дієсловами у формі теперішнього часу зі значенням позачасовості, постійності дії: рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає. при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо). Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв'язком.

У діловому стилі залежно від сфери вживання виділяють такі підстилі:

1) адміністративно-канцелярський, яким укладаються документи, необхідні для встановлення офіційних, ділових, службових, партнерських контактів між організаціями, установами та громадянами (це заяви, резюме, довідки, листи, доручення, накази, розпорядження та ін.);

2) законодавчий – використовується у сфері законодавства (це акти, закони (Конституція України), указі, постанови, статути, кодекси, видані й затверджені вищими органами державної влади та найвищими посадовими особами);

3) дипломатичний – обслуговує сферу міжнародних відносин у галузі політики, економіки, культури (це міждержавні угоди, конвенції, ноти, меморандуми, комюніке).

Отже, тексти офіційно-ділового стилю потребують документації тверджень, точності формулювань, не припуска­ють двозначності сприймання змісту.

 

Усна і писемна форми офіційно-ділового стилю

Офіційно-діловий стиль існує у двох формах: усній і писемній.

Усне ділове мовлення - це спілкування людей під час виконання ними службових обов'язків (під час бесід, нарад, у години прийому відвідувачів тощо). Це може бути мовлення однієї службової особи перед іншою або перед колективом чи зібранням.

Усне мовлення ділової людини має бути:

• виразним (потрібно з чіткою дикцією вимовляти кожне слово);

• точним і недвозначним (використовувати слова з прямим значенням);

• логічним (продумувати кожну фразу, викладати думки послідовно, логічно);

• відповідним ситуації мовлення (кожен службовець повинен пам'ятати: що — кому — коли — де — про що — чому говорить і відповідно добирати мовні засоби);

• нестандартним;

• доречним;

• змістовним;

• стислим (у народі кажуть, що багато говорити не завжди означає багато сказати).

Писемне мовлення є вторинним щодо усного мовлення. Воно й виникло пізніше. Писемне мовлення офіційно-ділового стилю є монологічним.

1. Писемне мовлення фіксується графічними, матеріальними знаками й сприймається зором.

2. Писемна форма дає нам можливість фіксувати кимось висловлене, а це забезпечує збереження й відтворення чийогось мовлення у просторі й часі (тобто значно пізніше того, як воно було висловлене).

 

Ділова розмова по телефону

Телефонна розмова — один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстрамовними причинами:

- співрозмовники не бачать один одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомогою міміки, жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо (відсутність візуального контакту між співрозмовниками);

- обмеженість у часі (телефонна бесіда не може бути надто тривалою);

- наявність технічних перешкод (втручання сторонніх абонентів, погана чутність).

Фахівці з проблем усного ділового спілкування пропонують дотримуватися таких правил ведення телефонної розмови.

Якщо телефонуєте ви:

Насамперед привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також своє прізвище, ім'я та по батькові.;

Якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім'я та по батькові свого співрозмовника. Можете також повідомити, з ким саме ви хотіли б поговорити;

Якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спочатку, чи є у вашого співрозмовника достатньо часу для бесіди;

Попередньо напишіть перелік питань, котрі необхідно з'ясувати, і тримайте цей перелік перед очима упродовж усієї бесіди:

Не закінчуйте розмову першим: завжди закінчує розмову той, хто телефонує. Завершуючи розмову, неодмінно попрощайтеся, нетактовно класти слухавку, не дочекавшись останніх слів вашого співрозмовника;

У разі досягнення важливих домовленостей згодом надішліть підтвердження листом або факсовим повідомленням.

 

Якщо телефонують вам:

Спробуйте якомога швидше зняти трубку й назвіть організацію, яку ви представляєте;

У разі потреби занотуйте ім'я, прізвище та контактний телефон співрозмовника;

Розмовляйте тактовно, ввічливо: демонструйте розуміння сутності проблем того, хто телефонує;

Не кладіть несподівано трубку, навіть якщо розмова є нецікавою, нудною та надто тривалою для вас.

Не варто телефонувати в особистих справах зі службового телефону, а в службових справах недоречно телефонувати додому тій особі, котра має їх виконати (розв'язати). У разі, якщо вам телефонують на роботу в особистих справах, відповідайте, що ви неодмінно зателефонуєте після роботи.

І насамкінець, не зловживайте займенником я, адже ваша розмова — діалог, а не монолог.

 

Реквізити документів

Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра- зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, що називаються реквізитами. Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром.

Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:

01 - зображення Державного герба України, герба Авто­ номної Республіки Крим;

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 - зображення нагород;

04 - код організації;

05 - код форми документа;

06 - назва організації вищого рівня;

07 - назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13- посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складання або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатків;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця і номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження документа до організації;

32 - запис про державну реєстрацію.

Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.

Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

 

 

Мова документів.

Висока культура усного й писемного професійного мовлення, добре знання державної мови, ділового мовленнєвого етикету – запорука успіху фахівця в будь -якій професійній і громадській діяльності. Культура мовлення безпосередньо залежить від знання норм сучасної української літературної мови:

– лексичних (опрацювання фахової, термінологічної та інших груп лексики, вивчення закономірностей лексичної сполучуваності, розрізнення значень і семантичних відтінків слів);

– граматичних (вивчення особливостей вживання граматичних форм іменників, прикметників, займенників, числівників, дієслівних форм у професійному мовленні; вибір правильного закінчення, синтаксичної форми);

– орфоепічних, акцентуаційних і орфографічних.

Обов ’язковою умовою високого рівня культури усного професійного мовлення є дотримання загальних вимог:

1) ясність, точність, недвозначність у формуванні думки;

2) логічність, стислість, небагатослівність мовлення;

3) відповідність мовних засобів стилю викладу;

4) різноманітність мовних засобів (багатство лексики в активному словниковому запасі мовця);

5) вміння користуватися специфічними мовленнєвими зворотами та словосполученнями;

6) нешаблонність у побудові висловлювань;

7) доречність, відповідність між мовними засобами й обставинами мовлення;

8) виразність дикції, відповідність інтонації мовленнєвій ситуації.

 

Організаційні документи

Інструкція - це правовий акт, що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, науко­ во-технічні, технологічні та інші сторони діяльності установ, їх структурних підрозділів, філій та посадових осіб.

Інструкція оформлюється на бланку й має такі реквізити:

1) назву документа;

2) гриф затвердження;

3) заголовок;

4) текст;

5) дату;

6) місце видання;

7) підписи.

Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об'єктів, осіб чи питань, на які поширюються її вимоги.

Текст інструкції починається розділом "Загальні положення", у якому викладе­но мету її видання, вказано на межі поширення та на порядок використання. У тексті інструкції послуговуються словами "необхідно", "повинен", "забороняється", "конче потрібно".

Інструкція набуває юридичної сили з моменту затвердження її керівником установи.

Окрему групу становлять посадові інструкції, що регламентують організаційно-правовий статус працівника, його обов'язки, права та створення належних умов для його праці, їх розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.

Текст посадової інструкції поділяється на такі розділи:

1) загальні положення;

2) посадові обов'язки;

3) права;

4) відповідальність;

5) взаємини (посадові зв'язки).

У розділі "Загальні положення" вказують: - назву посади із зазначенням структурного підрозділу; - порядок призначення на посаду та звільнення;- нормативні документи, якими керується працівник; - кваліфікаційні вимоги (освіта, стаж роботи).

У розділі "Посадові обов'язки" зазначають основні характеристики роботи та вимоги до рівня її виконання. У розділі "Права" перераховують повноваження працівника: право брати участь у нарадах, давати вказівки, самостійно підписувати документи в межах своєї компетенції, звертатися з пропозиціями до керівника тощо.

У розділі "Відповідальність" визначають критерії оцінювання роботи та відповідальність працівника згідно з чинним законодавством.

У розділі "Взаємини" вказують, з ким працівник узгоджує проекти документів, від кого, у який термін і яку інформацію отримує.

Положення - це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, установ та їх структурних підрозділів. Вони поділяються на типові, що розробляються для системи установ, організацій, та індивідуальні, що створюються на основі типових. Положення підписує керівник організації і затверджує вищий орган.

Формуляр положення містить такі реквізити:

1) зображення Державного герба України;

2) назва відомства, організації, структурного підрозділу;

3) гриф затвердження;

4) назва виду документа;

5) місце видання;

6) дата;

7) реєстраційний індекс;

8) заголовок до тексту;

9) текст;

10) підпис.

Правила - це зібрання положень, що визначають певний порядок дій, поведінку юридичних та фізичних осіб.

Дотримання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, а тому вони належать до правових документів.

Правила мають такі реквізити:

1) гриф затвердження;

2) назва виду документа;

3) заголовок (короткий виклад призначення правил);

4) текст.

Тема 7. Офіційно-діловий стиль.