Обліково-фінансові документи.

Таблиця - це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розмішених у певному порядку й за графами. Таблиця має бути компактною і наочною. Матеріал у ній має бути систематизованим, головна роль відводиться цифрам. У таблицях не використовують дієслівних форм, прислівників. Найчастіше вживають слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1) номера;

2) тематичного заголовка;

3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);

4) основної частини, що містить графи й рядки;

5) приміток, що виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Список - це реєстрація предметів, осіб, документів, що складається у певному порядку. Найпоширенішим є алфавітний список, що являє собою перелік кого-небудь або чого- небудь за алфавітом. У списку осіб ім'я та по батькові пишуться після прізвища.

Перелік - це перерахування предметів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми й вимоги.

Отже, список і перелік - дуже близькі документи, що різняться за призначенням.

Список і перелік мають такі реквізити:

1) номер;

2) тематичний заголовок;

3) основну части­ ну, що містить графи і рядки (обов'язковою є графа "№ пор.").

Накладна - це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.

До накладної мають входити такі реквізити:

1) назва (угорі посередині великими літерами - слово НА КЛАДНА від...№...);

2) підстава для видачі накладної;

3) назва установи або прізвище, ім'я, по батькові приватної особи, якій видано накладну;

4) назва або штамп, адреса, телефон, поточний рахунок установи, яка видала накладну;

5) позначення кожної графи:

а) назви предметів;

б) ґатунок;

в) розмір;

г) одиниця виміру;

ґ) номенклатурний номер;

д)кількість (за вимогою, видано);

є) вартість;

є) сума вартості;

6) підпис керівника установи й головного бухгалтера;

7) дата;

8) підписи тих, хто видав і одержав накладну;

9) печатка або штамп установи.

Акт - це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають під час прийому- передачі справ, після переобліку, при проведенні випробувань нової техніки, здачі об'єктів, нещасних випадках.

Акти - це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони оформлюються комісією, що її створює керівник установи, організації чи підприємства.

Текст акта має дві частини: вступну і констатуючу.

У вступній після слова Підстава дається посилання на документ або усне розпорядження посадової особи. Після слова Складений перелічують осіб, які складали акт або були присутні під час його складання з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувала комісія, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії подаються у алфавітному порядку. Перелічуються також прізвища, ініціали та посади присутніх (якщо вони були).

У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) зазначають, у скількох примірниках складено акт і де вони зберігаються.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

До формуляра акта входять такі реквізити:

1) автор документа (назва відомства та організації);

2) дата, номер і місце складання;

3) гриф затвердження;

4) назва виду документа;

5) підстава (наказ керівника організації);

6) склад комісії, присутні;

7) текст;

8) відомості про кількість примірників акта, їх місцезна- ходження;

9) перелік додатків до акта;

10) підписи членів комісії і присутніх. Акти прийому-передачі, обстеження або ревізії набувають юридичної чинності лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником установи чи організації.

Розписка - це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі й отримання документів, товарів. грошей, матеріальних цінностей.

Розписка має такі реквізити:

1) прізвище, ім'я, по батькові та посада того, хто дає роз­ писку;

2) посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кому її дають;

3) у чому конкретно дано розписку (обов'язково слід зазна­ чити точне найменування матеріальних цінностей, предметів);

4) дата й підпис того, хто отримує цінності.

Якщо передаються суми грошей, у розписці вказують адресу, номер і серію паспорта того, хто їх одержує. Підпис особи, яка дає розписку, засвідчується нотаріальною конторою. Розписка пишеться лише в одному примірнику. Жодні виправлення в ній неприпустимі.