Средства автоматизации ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства автоматизации ввода. К числу таких средств относятся автозавершение и автозаполнение

Автозавершение

При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного столбца можно воспользоваться автозавершением. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку Excel проверяет соответствие вводимых символов значениям, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение первых символов, вводимый текст автоматически дополняется имеющимся значением. Нажатие клавиши <Enter> подтверждает операцию автозавершения. Если текст должен быть другим, ввод следует продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Автоматический ввод производится только для записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.

Автозаполнение

В правом нижнем углу текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения.

При наведении указателя мыши на этот маркер, он приобретает форму тонкого черного крестика.

Протягивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. При этом следует сначала ввести значение в ячейку, затем снова сделать ячейку активной и протянуть маркер.

Автозаполнение числами

Протягивание левой кнопкой мыши маркера ячейки, содержащей число, скопирует это число в последующие ячейки. Если при протягивании маркера удерживать клавишу <Ctrl>, то ячейки будут заполнены последовательными числами.

При протягивании вправо или вниз числовое значение увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. По ходу протягивания появляется всплывающая подсказка.

При протягивании маркера заполнения правой кнопкой мыши появится контекстное меню, в котором можно выбрать нужную команду:

·Копировать – все ячейки будут содержать одно и то же число;

·Заполнить – ячейки будут содержать последовательные значения (с шагом арифметической прогрессии 1).

Применение буфера обмена.

В Excel, как и в любой программе Windows, помещение в буфер обмена выполняется командами Копировать / Вырезать, а вставка – командой Вставить. Эти команды выбирают:

в контекстном меню текущей ячейки (диапазона),

на вкладке Главная в группе Буфер обмена,

Место вставки определяется указанием ячейки, соответствующей левому верхнему углу диапазона, помещенного в буфер обмена. При выделении же диапазона вставки, необходимо следить, чтобы он по размерам в точности совпадал с копируемым диапазоном.

Передача информации через буфер обмена имеет в программе Excel особенности. Вставка данных возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Выполнение любой другой операции приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент вставки в новую позицию.

Чтобы скопированные данные сохранялись в буфере обмена для дальнейшей работы, необходимо перед началом операции копирования на вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкнуть на кнопке . Панель Буфера обмена отобразится в области задач окна Excel (в левой части экрана). В этом случае можно добавлять в буфер новые данные (до 24 элементов), выполнять другие операции и вставлять данные из буфера в любое время и в любое приложение Microsoft Office. Накопленные элементы остаются в буфере обмена до закрытия всех приложений.

Щелкнув на кнопке Параметры в нижней части панели буфера обмена, можно установить опцию Собирать данные без отображения буфера обмена.

Excel позволяет вставлять из буфера обмена не только скопированные значения, но и форматы, формулы и т.п. Кнопка Вставить в панели инструментов снабжена стрелкой, раскрывающей список параметров вставки:

Если команду Вставить вызывать не кнопкой панели инструментов, а из контекстного меню ячейки вставки (или Главная Буфер обмена Вставить), то рядом со вставленным в ячейку значением появится кнопка Параметры вставки), щелчок на которой откроет список параметров.

Примечание. Кнопка Параметры вставки появляется только при вставке скопированных данных, но не вырезанных.

Лист регистрации изменений

№ измене-ния	Номера листов (страниц)	Всего листов (страниц) в документе	Вход. № сопроводитель-ного документа и дата	Подпись ответствен-ного за внесение	Дата
Изменен-ных	Новых	Аннулиро-ванных