Строк перебування проекту розпорядження міського голови на візуванні у кожної з посадових осіб не повинен перевищувати 3 днів.

Посадова особа, яка візує проект розпорядження міського го­лови, може внести зауваження та пропозиції щодо змісту та оформлення документу, про що має свідчити запис «Із зауважен­нями» замість особистого підпису.

Зауваження обов'язково оформляються письмово — на віль­ному місці у тексті проекту рішення або на окремому аркуші.

Після внесення виконавцем до проекту розпорядження мі­ського голови всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування, проект розпорядження міського голови надається для повторного розгляду спеціалісту відділу з питань діловодства та господарського забезпечення виконкому, який корегує тексти розпорядчих документів, начальнику управління правового конт­ролю, керуючому справами виконкому, заступникам міського го­лови (відповідно до розподілу обов'язків), першому заступнику міського голови.

Завізований проект розпорядження міського голови подаєть­ся до протокольної частини відділу з питань діловодства та гос­подарського забезпечення виконкому.

Після підписання міським головою розпорядження реєст­руються протокольною частиною відділу з питань діловодства та господарського забезпечення виконкому.

Розпорядження міського голови набирає чинності з моменту підписання його міським головою, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного у роз­порядженні, а якщо його немає — постійно.

Розпорядження міського голови не пізніше З днів після його видання розсилається адресатам протокольною частиною відділу з питань діловодства та господарського забезпечення виконкому відповідно до розрахунку розсилки, погодженого керуючим спра­вами виконкому.

Організація виконання розпоряджень міського голови забез­печується органами та особами, зазначеними в розпорядженнях. Розпорядження міського голови є чинним правовим актом до призупинення чи скасування.

Порядок підготовки засідань виконкому. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скли­каються міським головою або особою, яка виконує його обов'яз­ки, не рідше одного разу на місяць.

Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який складає протокольна частина відділу з питань ді­ловодства та господарського забезпечення виконкому.

Через 3 дні після проведення засідання виконкому прото­кольна частина відділу з питань діловодства та господарського забезпечення, на основі плану роботи виконкому, складає попе­редній порядок денний наступного засідання виконкому, який підписується керуючим справами виконкому.

Протокольна частина відділу з питань діловодства та госпо­дарського забезпечення виконкому розсилає попередній порядок денний відповідно до розрахунку розсилки, який затверджує ке­руючий справами виконкому.

Проекти рішень виконкому, які виносяться на розгляд ви­конкому, з доданням необхідних документів подаються структур­ними підрозділами до протокольної частини не пізніше ніж за 7 днів до засідання. Це, зокрема, такі документи:

— проект рішення виконкому, завізований і погоджений з зацікавленими структурними підрозділами та іншими організаціями відповідно до п. 2.2. (у 13 екземплярах);

— довідкові та інформаційні матеріали (у 3 екземплярах);

— розпорядчий документ, якщо проект рішення виконкому
готується на його виконання (у 3 екземплярах);

— документи, на підставі яких розроблено проект рішення
виконкому, або їх затверджені копії (у 3 екземплярах);

— список запрошених (у 3 екземплярах).

Керуючий справами виконкому контролює своєчасність під­готовки та подання документів, перевіряє їх наявність та вірність оформлення. У разі порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому керуючий справами викон­кому доповідає міському голові, який вирішує, буде це питання розглянуто на засіданні виконкому чи ні.

Не пізніше ніж за 3 дні до засідання виконкому протокольна частина відділу з питань діловодства та господарського забезпе­чення виконкому розсилає відповідно до розрахунку розсилки уточнений порядок денний, який підписується керуючим справа­ми виконкому.

Матеріали з питань, які виносяться на розгляд виконкому, не пізніше ніж за 3 доби до засідання надаються:

— членам виконкому;

— заступникам міського голови;

— головам райадміністрацій виконкому;

— головам постійних комісій міськради, депутатам міськради
за їхнім запитом (через відділ з організації роботи ради);

— Прокуратурі м. Одеси;

— Державній податковій інспекції в м. Одесі;

— управлінню правового контролю виконкому;

— відділу організаційного та кадрового забезпечення виконкому;

— відділу з питань діловодства та господарського забезпечен­
ня виконкому;

— відділу з організації роботи ради.

Порядок проведення засідань виконкому. Засідання викон­кому є правомочними, якщо в них бере участь більше половини від загального складу виконкому.