Начало работы с программой Access

После запуска программы Access на экране появляется прикладное окно, включающее в себя рабочее пространство программы, меню команд и кнопки, при помощи которых выполняются разнообразные операции с базой данных. Большую часть информации и инструкций о том, что должна содержать в себе база данных и как она должна обрабатывать эти данные, Access получает от человека посредством специальных окон, называемых диалоговыми. В первом диалоговом окне, автоматически открывающемся после запуска Access, пользователь (студент) должен указать один из вариантов продолжения работы с программой: создание новой базы данных вручную (Новая база данных)^[4]; создание новой базы данных при помощи мастера^[5] (Запуск мастера); открытие готовой или находящейся в процессе разработки базы (Открыть базу данных). Первые два варианта отличаются друг от друга тем, что при помощи мастера можно выбрать и создать одну из нескольких стандартных баз данных, таких, например, как "Библиотека", "Основные фонды", "Проекты", "Ресурсы", "Склад" и т.д. Большинство транспортных информационных систем, даже тех, разработка которых рекомендована данными методическими указаниями, включает в себя уникальные элементы, поэтому воспользуемся этим мастером только один раз – для создания базы данных "Склад", на примере которой студент должен изучить основные приемы работы с Access.

Однако перед созданием собственной учебной базы данных, студенту необходимо ознакомиться с уже готовой информационной системой. Для этого, при помощи выбора команды (Открыть базу данных) начального диалогового окна или с помощью команды (Файл\Открыть базу данных) открыть файл "Борей.mdb", находящийся в папке "C: \Program Files \ Microsoft Office \ Office \ Samples". Описание дальнейших действий студента с учебной базой "Борей" представлено в разделе "Методика работы с учебными базами данных".

После окончания работы с базой данных ее необходимо закрыть при помощи команды (Файл\Закрыть). Необходимо отметить, что сохранения базы перед завершением работы не требуется, так как каждый элемент базы данных после его закрытия автоматически сохраняет все внесенные изменения (как, например, таблицы) либо выдает запрос на сохранение (формы, запросы, отчеты и т.д.).

Система помощи программы Access

При выполнении перечисленных простых операций, а тем более в процессе дальнейшей работы, могут и будут возникать вопросы, касающиеся как способов выполнения конкретных действий, так и проблемы понимания достаточно сложной терминологии, используемой в СУБД. Поэтому рассмотрим некоторые правила использования справочной системы (системы помощи) пакета Access.

Поскольку Access является Windows – приложением, в нем используется стандартная система помощи^[6].

Существуют различные способы получения справочной информации по Access-операциям, Access-объектам или понятиям: можно нажать функциональную клавишу (F1); щелкнуть по кнопке с изображением вопроса на панели инструментов; воспользоваться командой меню (?). Помощь в Windows является контекстной, т.е. в зависимости от действий, выполняемых человеком в момент вызова справки, выводится список разделов, содержание которых наиболее близко соответствует этим действиям. Однако при желании можно быстро получить доступ ко всем разделам справочной системы, воспользовавшись командой (см. полный список разделов справки)^[7]. При этом возникает диалоговое окно, состоящее из трех разделов: "Содержание"; "Указатель"; "Поиск". Содержание справочной системы разбито на разделы, которые отображаются на экране в виде книг. При выполнении двойного щелчка на имени такой книги появляется содержание раздела, который может включать в себя другие разделы и конкретные ответы на вопросы (в виде листа со знаком вопроса). При выборе необходимого вопроса и нажатии кнопки (Показать) на экране появляется окно помощи по данному вопросу.

В пределах текста справки часто встречаются один или несколько терминов, выделенные другим цветом. С каждым обозначенным таким образом термином связан отдельный текст справки, который, в свою очередь, связан с другими справками и содержит дополнительную информацию о выбранном термине. Перемещаться от термина к термину, от раздела к разделу "вглубь", практически до бесконечности, тем не менее при помощи кнопки (Назад) имеется возможность возврата на одну справку назад, а нажатие на кнопку (Разделы) приводит к возврату списка разделов справки.

Если пользователю требуется уточнить значение какого-либо термина или просмотреть разделы справки, где он используется, то рекомендуется пользоваться разделом "Указатель". В появившемся окне необходимо ввести термин полностью или его первые буквы, после чего указатель автоматически перемещается на соответствующий раздел справки.

Раздел справочной системы "Поиск" предоставляет дополнительные возможности поиска необходимой справки по ключевым словам или словосочетаниям справки. Этой возможностью справочной системы рекомендуется пользоваться, если точно не известно название справочного раздела или его расположение. Для того, чтобы испытать эту возможность, введите для поиска словосочетание "словарь терминов". Данным разделом справки необходимо пользоваться регулярно. Например, сразу рекомендуется уточнить понятие "панель инструментов", которое было использовано выше без комментариев.