Подстановка данных в таблицу из другой таблицы

Рис. 8. Использование списка подстановки

Использование фиксированного списка подстановки удобно только в тех случаях, когда размер этого списка содержит не более 50 значений. Например, для ввода с помощью подстановки данных о получателях вагонов, рациональным будет предварительно создать отдельную таблицу, из которой будет выполняться подстановка. На крупном промышленном предприятии имеются десятки и сотни потребителей (цехов, производств, служб, сторонних организаций и т.д.). Для сокращения объема хранимой в базе данных информации при задании кода потребителя вагона желательно использовать число. Однако нельзя требовать от операторов информационной системы знания того, какого потребителя обозначает тот или иной код. С другой стороны, информация о потребителе может содержать не только его код и название, но и множество другой полезной информации, например код и наименование завода (предприятия), к которому относится данный потребитель, признак того, является ли потребитель подразделением предприятия или его субклиентом и т.д. Кроме того, данные о потребителях могут довольно часто изменяться.

Поэтому рекомендуется создавать отдельную таблицу, содержащую информацию о потребителях (информационный объект ЦЕХ или ПОТРЕБИТЕЛЬ). Данные из этой таблицы можно будет использовать для подстановки в другие таблицы, а также для организации связей между таблицами.

Один из возможных вариантов структуры таблицы "Потребители" представлен на Рис. 9, а примерное содержимое – на рис. 10.

 

Рис. 9. Структура таблицы "Потребители"

После подготовки таблицы "Потребители" продолжим конструирование таблицы "Вагоны". В списке типов для поля "Код получателя" выберем "Мастер подстановок…" и в первом окне мастера установим переключатель в положение "столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса". Затем выберем таблицу "Потребители" и далее – поля, значения которых оператор должен будет просматривать при вводе.

Допустим, что этими полями будут "Код потребителя", "Наименование потребителя" и "Расшифровка". В следующем окне несколько увеличим ширину столбца "Расшифровка" так, чтобы содержимое этого поля полностью умещалось в столбце. Далее следует соглашаться с рекомендациями мастера. При вводе данных в поле "Код потребителя" оператор базы данных может выбрать нужное значение из списка, состоящего из двух колонок – "Наименование потребителя" и "Расшифровка", причем в поле "Код потребителя" будет введен скрытый код.

 

Рис. 10. Фрагмент примерного содержимого таблицы "Потребители"