Методика работы с учебными базами данных

1. Откройте раздел "Таблицы" и ознакомьтесь с их названиями. Соотнесите между собой задачи, решаемые базой данных, ее назначение со списком таблиц, в которых хранится вся информация данной базы.

2. Откройте по очереди каждую таблицу, при помощи кнопки (Открыть) и изучите их структуру. (В базе "Борей" таблицы уже заполнены информацией, что облегчает понимание их структуры.)

3. Откройте каждую таблицу в режиме конструктора при помощи кнопки "Конструктор". Изучите свойства (характеристики) каждого поля таблицы. Эти свойства располагаются в разделах "Общие" и "Подстановка". При помощи справочной системы выясните назначение и правила использования каждого свойства поля. Особое внимание уделите такой характеристике поля, как "тип данных" и типу данных "счетчик". Выясните назначение счетчика.

4. Поскольку Access – реляционная база данных (relation – связанная), то в ней между таблицами, а точнее между одинаковыми по характеристикам полями разных таблиц, установлены связи. Для просмотра схемы этих связей используйте команду (Сервис\Схема данных). Проанализируйте эти связи, выясните, почему связи заданны именно так, а не иначе. Не забывайте использовать помощь для получения ответов на возникающие вопросы. Особое внимание уделите маркировке этих связей значками "1" и "¥".

5. Изучите правила описания подстановки данных в таблицу из другой таблицы. Для этого откройте, например, таблицу "Заказы" в режиме конструктора, установите курсор на поле с именем "Код Сотрудника" и выберите раздел "Подстановка". С помощью справочной системы выясните назначение каждой из перечисленных в этом разделе характеристик поля. Основное внимание обратите на характеристику "Источник строк". Для лучшего понимания его содержимого выполните следующие действия: перейдите к просмотру таблицы "Заказы" в режиме таблицы при помощи кнопки (Вид) на панели инструментов; запомните или запишите имя сотрудника, занимающегося оформлением и выполнением первого заказа; вернитесь в режим конструктора при помощи той же кнопки (Вид) и обратите внимание на то, что поле "Код Сотрудника" с подписью "Сотрудник" может содержать данные типа "Числового типа", в то время как в таблице вместо неудобного условного (порядкового) номера сотрудника подставляется его имя; откройте таблицу "Сотрудники", проанализируйте ее содержимое; наконец, сопоставьте всю полученную на этом этапе информацию со схемой связей, сделайте выводы о необходимости связывания таблиц, а также необходимости подстановки данных из одной таблицы в другую.

6. Откройте список форм базы данных и при помощи кнопки "Открыть" изучите возможности пакета Access по разработке форм ввода и просмотра информации в таблицах. Открывайте формы в следующей последовательности: Поставщики; Сотрудники; Список товаров; Товары; Типы; Клиенты; Телефоны клиентов; Заказы. В первом заказе (Форма "Заказы") измените содержание поля "Продавец", закройте форму "Заказы", откройте список таблиц и просмотрите таблицу "Заказы". Сравните новое содержимое поля "Сотрудник" с запомненным в п.5 значением. Сделайте вывод о связи между формой и содержимым таблиц.

7. Изучите механизм связи форм с таблицами на примере формы "Клиенты". Для этого откройте данную форму в режиме конструктора. При помощи команды меню (Вид\Свойства) изучите общие свойства формы. Особое внимание обратите на раздел "Данные" и поле "Источник записей". Установите курсор в это поле и при помощи кнопки раскройте список возможных источников данных. Обратите внимание, что в качестве источников данных могут быть как таблицы, так и запросы. Щелкните правой кнопкой мыши на поле "Код Клиента" (выделено красным цветом). Поле приобретет следующий вид , что говорит о выделении поля и готовности к работе по просмотру его характеристик или внесению изменений в эти характеристики. Щелчок правой кнопкой мыши на выделенном поле открывает меню команд, относящихся к этому полю. Выберите команду "Свойства" и раздел "Данные". Просмотрите список возможных значений этого поля и сравните со списком полей таблицы "Клиенты". Сделайте выводы.

8. Выясните назначение запросов. Откройте каждый из имеющихся в базе данных запросов в режиме просмотра (кнопка (Открыть)) и в режиме конструктора (кнопка (Конструктор)). В режиме конструктора рабочее поле разделяется на две части. В верхней части рабочего поля находится одна или несколько таблиц, из которых берутся данные для формирования запроса. В нижней части находится таблица, каждый столбец которой содержит информацию о полях, включенных в запрос, а также условиях включения и отображения содержимого полей в запрос. Обратите внимание на то, что в запрос поля могут включаться из нескольких таблиц, а также на то, что таблицы могут быть связаны между собой, например, как в запросе "Счета". Попытайтесь понять смысл характеристики "Условие отбора" для поля "Цена" в запросе "Товары с ценой выше средней".

9. Ознакомьтесь с возможностями Access по составлению отчетов. Откройте по очереди каждый отчет в режиме просмотра. Откройте каждый отчет в режиме конструктора и изучите механизм получения и обработки отчетом данных из таблиц. Для этого используйте те же приемы, что и при изучении форм и запросов.