Порядок укладення та оформлення трудового договору з фізичною особою – підприємцем

З особами, які будуть регулярно виконувати роботи, потрібно укласти трудовий договір. При цьому у ФОП-роботодавця він має бути у письмовій формі, як наказує ст. 24 КЗпП. Це означає, що опис робочих функцій, тривалість робочого дня, розмір заробітної плати, кількість днів відпустки та інші умови праці мають бути зафіксовані на папері і ніяк інакше.

ФОП можуть скористатися «готовою» формою, затвердженою наказом № 260, яку достатньо скоригувати і внести до неї свої дані.

Зазначимо, що до 01.01.2015 р. всі ФОП-роботодавці не тільки мали складати трудовий договір за цією формою, але і реєструвати його в центрі зайнятості (далі — ЦЗ). З 01.01.2015 р. реєстрацію скасували, тому, на наш погляд, не обов’язково заповнювати затверджену форму трудового договору. До ЦЗ ви її не понесете, а ст. 24 КЗпП вимагає письмову форму договору без прив’язки до якогось підзаконного нормативного акта.

Однак дуже важливо, щоб у трудовому договорі були відображені умови, на яких побудовані трудові відносини з працівником. Тому наша порада така: візьміть за основу «готову» форму. Приберіть з неї пункти, в яких згадується ЦЗ, реєстрація, інші «зайві» відомості. Внесіть свої дані про розмір заробітної плати, характеристику робіт, режим праці тощо.

Але врахуйте! Умови трудового договору, що погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством, вважаються недійсними (ст. 9 КЗпП).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Трудовий договір потрібно заповнити в 2-х примірниках: один буде у ФОП, другий — у працівника. Але на кожному з них мають бути підписи обох осіб.

Чи потрібно працівнику писати заяву про прийняття на роботу? Вважаємо, що без нього можна обійтися. Формально працівник ФОП робить його в усній формі, після чого складається письмовий трудовий договір.

Які документи подають під час вступу на роботу? Паспорт або інший документ, що посвідчує особу, довідку з реєстраційним номером облікової картки платника податків.

Крім того, ФОП може попросити працівника надати документ про освіту, медичний висновок тощо. Але не передавайте куті меду своєю допитливістю. Пам’ятайте, що ст. 25 КЗпП забороняє вимагати від вступників на роботу відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, відомості про реєстрацію місця проживання, а також документи, подання яких не передбачено законодавством.

 

Як ми згадували, з 01.01.2015 р. ФОП-роботодавцям більше не потрібно реєструвати укладені трудові договори з працівниками в ЦЗ (з цієї дати зникла ст. 24¹ КЗпП, яка зобов’язувала проводити реєстрацію у тижневий строк). Але на зміну цій вимозі прийшла інша, причому, на наш погляд, суворіша.

ВАЖЛИВО! З 01.01.2015 р. працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, і повідомлення про це органу ДФСУ (ч. 3 ст. 24 КЗпП).

Як бачимо, до того, як працівник почне виконувати свої трудові обов’язки (буде допущений до роботи), потрібно:

1) скласти (укласти) трудовий договір;

2) видати наказ чи розпорядження про прийняття на роботу. Можна посперечатися, чи потрібно це ФОП, адже факт прийняття вже зафіксовано на папері в трудовому договорі. Але з пісні слова не викинеш, тим більше, вам знадобляться його реквізити для заповнення форми Повідомлення;

3) повідомити податківців про новачка за спеціальною формою.

ВРАХУЙТЕ! Ці правила стосуються прийняття працівників як за основним місцем, так і за сумісництвом! А от якщо ви укладаєте договір цивільно-правового характеру (договір підряду або договір про надання послуг), то подавати Повідомлення не потрібно.

Ви не оформили трудовий договір, не повідомили податківців, але працівник уже працює, тоді готуйтеся до штрафів. Правда, поки це лише теоретична небезпека. Притягнути до відповідальності за таке порушення може Держінспекція з питань праці, а на її перевірки у більшості ФОП поки накладено мораторій.

Але якщо вже грім ударить, то аргументи про те, що працівник працює перший день, на договорі не встигли висохнути чорнила, а Повідомлення вже приготували і готується до відправлення, вас не врятують.

Чи можна скласти трудовий договір у перший робочий день? Думаємо, що так. Водночас, видати розпорядження про прийняття на роботу і повідомити податківців безпечніше за день (кілька днів) до цього. При цьому в тексті розпорядження вкажіть дату початку трудових відносин. Як варіант, ви можете укласти трудовий договір заздалегідь, але вказати в окремому пункті дату, з якої він буде діяти (не пізніше дня фактичного допуску до роботи).

Формально, розпорядження ви складаєте після того, як майбутній працівник надасть вам паспорт та інші «вступні» документи. Вони ж потрібні під час заповнення форми трудового договору, тому логічно зробити це в один день.

 

Зробимо невеликий екскурс в історію. Розробити і затвердити порядок повідомлення законодавці доручили Кабміну і відвели на це три місяці починаючи з 01.01.2015 р. (п. 4 розд.II «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 77). Але цей строк не було дотримано, порядок та форму Повідомлення затвердили 17.06.2015 р., а запрацювало воно, на наш погляд, з 03.07.2015 р. (постанова № 413).

Як слід було повідомляти ДФСУ з 01.01.2015 р. до цієї дати? Офіційне роз’яснення ДФСУ дала в листі від 29.01.2015 р. № 2627/7/99-99-17-03-01-17. До затвердження форми Повідомлення досить було відомостей про дату прийняття у графі 11 таблиці 5 форми № Д4 (щомісячної ЄСВ-звітності) із зазначенням початку трудових відносин з прийнятими працівниками. Причому подавати її потрібно було за стандартними правилами у складі звіту в строк не пізніше 20 числа наступного місяця.

Зауважимо: незважаючи на появу Повідомлення, вам все одно доведеться в складі звіту з ЄСВ заповнити таблицю 5 форми № Д4 за той місяць, в якому прийняли працівника.

З 03.07.2015 р. ФОП-роботодавцям потрібно подавати Повідомлення до ДПІ за місцем обліку як платника ЄСВ (своєї ДПІ), приклад його заповнення ви знайдете тут.

Подати Повідомлення можна одним із таких способів:

· засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису;

· на паперових носіях разом з копією в електронній формі;

· на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж з п’ятьма особами.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Повідомлення надають тільки за тими працівниками, які стають до роботи з 03.07.2015 р. і пізніше. Інформувати заднім числом про нових працівників, що з’явилися з початку 2015 року, не потрібно.

Якщо ви приймаєте кілька працівників, то судячи з форми Повідомлення, інформацію про них можна навести в одній формі. Крім того, Повідомлення подають з відміткою «початкове» або «скасовуюче», а значить, ви можете виправити помилки (неточності) у раніше поданому Повідомленні (за аналогією зі звітністю з ЄСВ). Зауважимо: у делікатній ситуації опинилися ті, чиї працівники стали до роботи 03.07.2015 р. (у день опублікування Постанови № 413). Будемо сподіватися, що контролюючі органи заплющать очі на подання Повідомлення з невеликим запізненням.

А як вчинити, якщо ви за кілька днів до першого робочого дня подали Повідомлення, а громадянин передумав виходити на роботу? Безперечно, і таке можливо. На наш погляд, тут робити нічого не потрібно.

 

Працівникам, які прийняті за основним місцем (на повний день) і працюють більше п’яти днів, роблять запис у трудовій книжці. Правда, є одне «але». ФОП-роботодавець не може почати вести «чисту» трудову працівника (заповнити титульну сторінку), це роблять тільки кадровики юросіб. Якщо доля звела вас саме з новачком, то жодних записів про роботу робити не потрібно.

Нагадаємо, до 01.01.2015 р. під час реєстрації трудового договору спеціалісти ЦЗ завіряли і запис у трудовій. Зі скасуванням реєстрації звертатися в ЦЗ не потрібно і для таких дій. Ви вносите дату початку роботи, посаду, наяку прийнято працівника, а також посилаєтеся у графі 4 на номер і дату локального акта роботодавця, як рекомендує Мінсоцполітики в листі від 30.03.2015 р. № 191/06/187-15.

Зауважимо, під таким актом зазвичай розуміють накази і розпорядження роботодавців. Виходить, що, на думку Мінсоцполітики, ФОП потрібно навести реквізити розпорядження про прийняття на роботу, а не трудового договору. Зазначимо: заповненню трудових книжок працівників ФОП присвячений п. 2.21¹ Інструкції № 58. Він поки ще не упорядкований відповідно до КЗпП і вимагає реквізитів зареєстрованого трудового договору, що на сьогодні не актуально.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Трудові книжки зберігаються у працівників ФОП.