Создание схемы данных и корректировка БД

 

Схема данных является удобным и наглядным средством отображения логических связей таблиц БД. Связи используются для объединения записей связанных таблиц при любой обработке. Это упрощает процесс конструирования многотабличных запросов, форм и отчетов. Если создается связь с поддержкой целостности данных, то можно предусмотреть в БД следующие каскадные операции (операции по корректировке БД):

ü каскадное обновление связанных полей – изменение значений ключа в записи главной таблицы влечет автоматическое изменение значений вторичного ключа в подчиненных записях;

ü каскадное удаление связанных записей - удаление записи из главной таблицы приводит к автоматическому удалению всех подчиненных записей.

Для создания схемы данных вводится команда Сервис / Схема данных. Затем необходимо:

ü в окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы поочередно выделять значки связываемых таблиц и нажимать [Добавить], после чего нажать [Закрыть];

ü в окне Схема данных разместить списки полей таблиц, представленные в отдельных окнах, согласно логической структуре БД и приступить к связыванию таблиц. Для установки связи между двумя таблицами следует перетащить первичный ключ на вторичный;

ü в окне Изменение связей задать целостность данных, после чего – каскадные операции. При необходимости изменить способ объединения записей, заданный по умолчанию, воспользовавшись кнопкой «Объединение». После нажатия [Создать] произойдет возврат к окну Схема данных. В этом окне между таблицами установится связь, обозначенная на схеме, например, как 1:1, 1:

При создании схемы данных возможны неточные действия пользователя:

ü добавление таблицы лишний раз. Тогда для исключения лишнего списка полей из окна Схема данных он выделяется и нажимается клавиша Delete;

ü перетаскивание первичного ключа не на вторичный ключ. Для удаления образовавшейся в этом случае линии связи она выделяется и нажимается клавиша Delete.

Для печати схемы данных используется команда

Файл / Печать схемы данных

Для изменения параметров существующей связи выполняется:

ü открытие окна Схема данных;

ü двойной щелчок по линии связи, подлежащей изменению;

ü изменение параметров связи в появившемся окне Изменение связей.

 

 

Работа с таблицей

 

Работа с таблицей осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможны операции, описанные в нижеследующих таблицах.

 

Таблица 3

Операции со значениями полей и их выполнение

 

Наименование операции	Обеспечивающие действия и команды
Редактирование значения поля	ü щелчок на значении поля;
Поиск значения в поле	ü выделение поля; ü ввод команды Правка / Найти
Замена значения в поле	ü выделение поля; ü ввод команды Правка / Заменить

 

Таблица 4

Операции с записями и их выполнение

 

Наименование операции	Обеспечивающие действия и команды
Добавление записи	ü ввод команды Вставка / Новая запись
Удаление записи	ü выделение записи; ü ввод командыПравка / Удалить
Сортировка записей	ü выделение поля, по которому будут сортироваться записи; ü ввод командыЗаписи / Сортировка
Фильтр по выделенному	ü выделение значения поля; ü ввод командыЗаписи / Фильтр / Фильтр по выделенному
Обычный фильтр	ü ввод командыЗаписи / Фильтр / Изменить фильтр; ü выбор значений, по которым будет осуществляться отбор записей; ü ввод командыФильтр / Применить фильтр
Расширенный фильтр	ü ввод командыЗаписи / Фильтр / Расширенный фильтр; ü очистка бланка фильтра и формирование условия отбора записей; ü ввод командыФильтр / Применить фильтр
Отображение подчиненных записей для записи главной таблицы	ü выбор подчиненной таблицы по команде Вставка / Подтаблица; ü щелчок на значке «+» (плюс) слева от записи
Отображение всех подчиненных записей в главной таблице	ü ввод командыФормат / Подтаблица / Развернуть все

Примечание. Фильтр временно разделяет записи таблицы на два подмножества, одно из которых будет показано, а другое – нет. Для отмены фильтра используется команда Записи / Удалить фильтр.

2. Для отмены отображения подчиненных записей у записи главной таблицы производится щелчок на значке «-» (минус) слева от записи; всех подчиненных записей - применяется команда Формат / Подтаблица / Свернуть все.

 

Таблица 5

Операции со столбцами и их выполнение

 

Наименование операции	Обеспечивающие действия и команды
Переименование столбца	ü двойной щелчок на заголовке столбца
Вставка столбца	ü выделение столбца, перед которым осуществляется вставка; ü ввод команды Вставка / Столбец
Удаление столбца	ü выделение столбца; ü ввод команды Правка / Удалить столбец
Скрытие столбца	ü выделение столбца; ü ввод команды Формат / Скрыть столбцы
Перемещение столбца	ü выделение столбца; ü ухват мышью заголовка столбца и указание его нового расположения
Закрепление столбца	ü выделение столбца, который должен быть крайним левым при прокрутке таблицы вправо; ü ввод команды Формат / Закрепить столбцы

Примечание. Для отмены скрытия столбца используется команда Формат / Отобразить столбцы; для отмены закрепления столбца – команда Формат / Освободить столбцы.

Возможно также изменение макета таблицы, а именно:

ü изменение ширины столбцов (Формат / Ширина столбца) и высоты строк (Формат / Высота строки);

ü специальное оформление таблицы, задание линий сетки, их цвета и типа, фона и типа границы таблицы (Формат / Режим таблицы)

и проверка орфографии в текстовых полях (Сервис / Орфография).