Назначение и способы проектирования отчетов

 

Отчет является важным средством извлечения информации из БД и вывода ее на экран или на печать в виде, удобном для восприятия и анализа пользователем. В отчете можно сортировать и группировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на множестве таблиц и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным – включать другие отчеты.

Access предоставляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая графика, вставка объектов других приложений. Все это позволяет создавать отчеты высокого качества.

Существует три способа создания отчета: с помощью Конструктора, с помощью Мастера отчетов и автоматическое создание – автоотчет. Конструктор дает возможность самостоятельного проектирования отчетов. Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Автоотчет создает отчет в столбец и ленточный.

Отчет и форму можно создать с помощью Мастера, а затем доработать с помощью Конструктора.

 

 

Инструментальные средства конструкторов форм и отчетов

 

Для создания формы (отчета) с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора формы (отчета), выполнив последовательность действий:

окно База данных  вкладка Формы (Отчеты)  [Создать] 

окно Новая форма (Новый отчет)  выбрать Конструктор и указать источник формы (отчета) - таблицу или запрос  [OK]

Так как методика проектирования формы и отчета одинакова, то и окно конструктора формы, и окно конструктора отчета содержит одни и те же инструментальные средства конструирования:

ü панель Конструктора с набором графических кнопок, которая включается/выключается по команде

Вид/Панели инструментов;

ü разделы проекта, в которых размещают различные графические объекты, определяющие вид и содержание формы (отчета). Эти графические объекты называют элементами управления;

ü панель элементов управления, включаемая/выключаемая по команде

Вид/Панель элементов

ü список полей таблицы или запроса, служащих источником данных для формы (отчета). Он включается/выключается по команде

Вид/Список полей;

ü сетка, отображаемая в разделах проектадля удобства проектирования. Она включается/ выключается по команде

Вид/Cетка;

ü линейки – горизонтальная и вертикальная, включаемые/выключаемые по команде Вид/Линейка. Они также предназначены для удобства проектирования.

По умолчанию в окне Конструктора формы (отчета) выводится раздел проекта Область данных, в котором размещают поля БД из таблицы или запроса, а также вычисляемые поля. Кроме данного раздела при конструировании могут быть востребованы и другие разделы:

ü Заголовок формы(отчета) и Примечание формы(отчета), включаемые/выключаемые попарно соответственно по командам:

Вид / Заголовок! Примечание формы

Вид / Заголовок! Примечание отчета

ü Верхний колонтитул и Нижний колонтитул, включаемые/выключаемые попарно по команде Вид / Колонтитулы.

Если, например, в окне Конструктора формы включены все названные разделы, то они располагаются в рабочей области этого окна в такой последовательности, как показано на рис. 1.

 

Рис.1 Расположение разделов проекта формы
в окне конструктора формы

 

Заголовок формы содержит сведения, общие для всех записей, такие как название формы, дата и время. Примечание формы отображает сведения, общие для всех записей, такие как инструкции по работе с формой, командные кнопки, общие суммы в счетах. Верхний колонтитул и Нижний колонтитул используются в случае конструирования формы табличного вида. Тогда в Верхнем колонтитуле отображаются названия столбцов, а в Нижнем колонтитуле – номер страницы, дата.

Расположение разделов проекта отчета в окне Конструктора отчета и их назначение аналогично описанным разделам проекта формы. При необходимости группировки строк в отчете в окно Конструктора отчета должны быть добавлены еще два раздела: Заголовок группы и Примечание группы. Они включаются/выключаются по команде