Технология создания, редактирования и использования форм в MS ACCESS.

Технология создания, редактирования и управления использования запросов в MS ACCESS.

 

Понятие формы, ее назначение, типы и режимы создания в MS Access.

 

MS Access позволяет организовать удобный и понятный интерфейс для работы пользователя с помощью форм. Формы чаще всего используются для ввода данных.

Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы являются такими же объектами MS Access как таблицы и запросы. Формы используются для ввода и отображения данных. Формы предоставляют более удобный режим просмотра и правки данных, чем режим Таблица.

Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются:

· текстовые поля для ввода и правки данных;

· кнопки;

· флажки;

· переключатели

· списки;

· надписи;

· рамки объектов для отображения графики и объектов полей.

Создание форм существенно упрощает ввод данных и позволяет избегать ошибок. Кроме того формы предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач при обработке данных, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют осуществлять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления и обеспечивают доступ к данным связанным в таблице с помощью подчиненных форм.

Работа с формами в MS Access может происходить в трех режимах: в режиме формы, в режиме таблицы и в режиме конструктора.

 

Источник данных формы

Источником данных формы служит таблица или запрос.

Автоматическое создание форм на основе таблицы или запроса.

MS Access предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является режим автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемая форма бывает трех видов:

· организованная в столбец;

· ленточной;

· табличной.

Чтобы создать форму с помощью средств автоматического создания форм щелкните курсором на вкладке Формы окна База данных и выполните команду Создать. Перед вами появится диалоговое окно Новая форма. В списке диалогового окна Новая форма выделите один из элементов:

· Автоформа: в столбец;

· Автоформа: ленточная;

· Автоформа: табличная.

В поле со списком, находящимся в нижней части этого диалогового окна содержится полный список всех имеющихся таблиц (или запросов), которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Выбрав в этом списке необходимую, например, таблицу, нажмите клавишу ОК. В результате будет создана форма необходимого вида. Чтобы созданную форму можно было использовать в дальнейшем ее можно сохранить с помощью команды Сохранить из меню Файл, присвоив при этом ей соответствующее имя.

Вид автоматически созданной формы определяет способ отображения данных. Запись из источника данных в табличной форме отображается в виде таблицы. В форме в столбецкаждая запись отображается в виде набора элементов управления соответствующих полям записи расположенным в один столбец, в ленточной форме - в одну строку. Автоматически созданная форма включает все поля в выбранном источнике данных.

Автоматически созданные формы, или автоформы, удобно использовать для создания форм с целью их последующей доработки и модификации, в том числе для внедрения в более сложные формы, а также для создания диалоговых и модальных форм. Диалоговая форма представляет поля ввода информации и до тех пор пока эти поля не будут заполнены, форма не может быть закрыта. Модальная форма - это форма, которая всегда находится поверх других активных форм, т.е. она содержит информацию, которая всегда должна быть в поле зрения пользователя.

 

Создание сложных форм.

Для просмотра таблиц, связанных отношением "один ко многим", может быть создана многотабличная иерархическая форма. В иерархической форме вводится понятие главной и подчиненной форм, из которых она состоит. Главной формой называется форма, представляющая таблицу со стороны "один" в отношении "один ко многим". Подчиненная форма представляет таблицу со стороны "многие" в этом отношении. Например, форма Континенты является главной, а форма Страны - подчиненной. Такими же отношениями могут быть связаны форма Базис по отелям и Отели. Эти формы можно создавать как в режиме мастера, так и в режиме конструктора.

 

Использование мастера форм.

 

С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющих подчиненные формы. Намного проще создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора.

Рис. 1 Создание формы с помощью мастера

Мастер форм разбивает процесс создания форм на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить несколько параметров в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Как и в других мастерах приложений Windows на любом шаге можно вернуться к уже выполненным шагам для изменения параметров(кнопка Назад) или прекратить работу Мастера(кнопка Отмена).

Чтобы создать новую форму для ввода данных о сотрудниках вашей фирмы щелкните по вкладке Формы окна База данных, а в появившемся окне Новая форма нажмите курсором кнопку Создать (1).

Далее в этом диалоговом окне Новая форма необходимо выбрать Мастер форм из представленного там списка режимов работы. В списке таблиц, который находится в нижней части этого диалогового окна, находится список всех таблиц, которые могут быть использованы в качестве источника данных для создаваемой формы. Выбрав в нем таблицу Сотрудники, и нажав клавишу ОК, получим на экране диалоговое окно мастера Создание форм (Рис. 2)

 

Рис. 2 Диалоговое окно Создание форм

В этом диалоговом окне слева имеется список Доступные поля с полным списком наименований всех полей. Чтобы добавить в создаваемую форму только некоторые поля выберите их из списка и нажмите кнопку >. Выбранное поле будет перемещено из списка Доступные поля в список Выбранные поля, т.е. те поля, которые войдут в создаваемую вами форму. Чтобы добавить в форму все поля, нажмите кнопку >>. Завершая первый шаг создания формы, нажмите кнопку Далее. Во втором диалоговом окне мастера форм (Рис.3) можно выбрать тип формы.

Рис 3 Второй шаг создания формы с помощью Мастера.

 

В этом втором окне мастера имеются переключатели: В один столбец, Ленточный, Табличный и Выровненный. При выборе первого будет создана форма, у которой поля таблицы будут расположены в столбец. Табличная форма сохранит представление полей в табличном виде, а выбор переключателя Ленточный приведет к созданию формы в виде одной строки. Переключатель Выровненный позволяет создать форму, размещающую все поля записи на одной странице. После выбора внешнего вида формы необходимо нажать клавишу Далее и перейти на третий шаг. В этом диалоговом окне выбирается стиль оформления новой формы (Рис.4)

Мастер предлагает несколько стандартных стилей оформления: Диффузный, Камень, Международный, Наждачная бумага, Официальный, Промышленный, Рисовая бумага, Рисунок Суми, Стандартный, Чертеж. Выбрав один из предлагаемых стилей, нажмите кнопку Далее. На последнем четвертом шаге в диалоговом окне требуется указать название формы, а также выбрать режим просмотра формы и ввода данных (Рис. 5). Если же вы хотите внести изменения в созданный в автоматическом режиме макет формы, выберите переключатель Изменения макета формы. Тогда созданная форма будет открыта в режиме Конструктора.

Обычно пользователь работает с созданной формой для добавления записей и внесения изменений в них. Перед вами откроется, например, табличная форма, т.е источником данных для такой формы является таблица. В этом режиме не применяются параметры форматирования элементов управления. Содержимое формы можно напечатать, предварительно просмотрев ее содержимое с помощью команды Предварительный просмотр из меню Файл.

Таким образом, мастером за 4 шага создается форма в соответствии с указанными параметрами, сохранена с указанным именем (Сотрудники1) и открыта в заданном режиме. Форма готова к использованию. Однако можно улучшить ее внешний вид, изменив параметры оформления. Для этого необходимо использовать режим Конструктора.

 

Рис. 5 Четвертое диалоговое окно Мастера форм.

 

Созданная с помощью Мастера форма Сотрудники1 имеет вид(6):

Рис.6 Итоговое окно формы Сотрудники1