Что понимают под данными и информацией в контексте проектирования баз данных.

Что понимают под данными и информацией в контексте проектирования баз данных.

Понятие «данные» в концепции баз данных — это набор конкретных значений, параметров, характеризующих объект, условие, ситуацию или любые другие факторы. Примеры данных: Петров Николай Степанович, $30 и т. д. Данные не обладают определенной структурой, данные становятся информацией тогда, когда пользователь задает им определенную структуру, то есть осознает их смысловое содержание. Поэтому центральным понятием в области баз данных является понятие модели. Не существует однозначного определения этого термина, у разных авторов эта абстракция определяется с некоторыми различиями, но тем не менее можно выделить нечто общее в этих определениях. Модель данных - это некоторая абстракция, которая, будучи приложима к конкретным данным, позволяет пользователям и разработчикам трактовать их уже как информацию, то есть сведения, содержащие не только данные, но и взаимосвязь между ними.

Приложение пользователя, разработка приложения.

Для организации эффективной работы пользователя нужно создать целостное приложение данной предметной области, все компоненты которого должны быть сгруппированы по функциональному назначению. При этом необходимо обеспечить удобный графический интерфейс пользователя.
Особую роль при создании приложения играют формы, так как они являются основным диалоговым средством работы пользователя.
Формы построены таким образом, что любое действие пользователя вызывает реакцию системы, т.е. воспринимается как событие, в зависимости от которого могут выполняться необходимые действия. Для выполнения этих действий используются макросы или процедуры обработки события, созданные пользователем на языке VBA, которые связаны с событием. VBA позволяет вызвать внешние процедуры из библиотечных баз данных MS Access (.mda) и библиотек динамической компоновки (.dll). Именно при работе в форме возникает основной ряд событий, обработка которых позволяет связывать различные объекты в задачах обработки данных. Таким образом, ходом управления приложения можно управлять, обрабатывая возникающие в формах события. Приложения, создаваемые средствами Access, используют расширенную обработку событий, при которой программы приложения выполняются в ответ на различные события.
Для объединения объектов в едином диалоговом приложении могут быть созданы так называемые кнопочные формы. Кнопочная форма является панелью управления приложением. Кнопки такой формы обеспечивают вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов: Отчетов, форм, макросов, модулей, с которых начинается решение задачи. Сюда же помещаются и кнопки для возврата к кнопочным формам предыдущих уровней выхода из Access. Обычно также предусматривается кнопка для изменений самой кнопочной формы.
Пользователь, нажимая кнопку на панели управления, инициирует событие нажатия кнопки. К этому событию могут привязываться действия по открытию других кнопочных форм или конкретные действия по обработке данных, реализующие функции приложения.
Вызов главной кнопочной формы - панели управления приложением при открытии базы данных позволяет пользователю сразу начать работу в среде приложения и приступить к выполнению задач.
В Access имеется средство автоматизированной разработки формы по управлению приложением, называемое диспетчером кнопочных форм.

Язык структурированных запросов SQL основные команды

Язык SQL представляет собой совокупность

• операторов;
• инструкций;
• и вычисляемых функций.

Операторы

Согласно общепринятому стилю программирования, операторы (и другие зарезервированные слова) в SQL всегда следует писать прописными буквами

Операторы SQL делятся на:

• операторы определения данных (Data Definition Language, DDL)

o CREATE создает объект БД (саму базу, таблицу, представление, пользователя и т. д.)

o ALTER изменяет объект

o DROP удаляет объект

• операторы манипуляции данными (Data Manipulation Language, DML)

o SELECT считывает данные, удовлетворяющие заданным условиям

o INSERT добавляет новые данные

o UPDATE изменяет существующие данные

o DELETE удаляет данные

• операторы определения доступа к данным (Data Control Language, DCL)

o GRANT предоставляет пользователю (группе) разрешения на определенные операции с объектом

o REVOKE отзывает ранее выданные разрешения

o DENY задает запрет, имеющий приоритет над разрешением

• операторы управления транзакциями (Transaction Control Language, TCL)

o COMMIT применяет транзакцию.

o ROLLBACK откатывает все изменения, сделанные в контексте текущей транзакции.

o SAVEPOINT делит транзакцию на более мелкие участки.

Функциональная зависимость.

Если даны два атрибута X и Y некоторого отношения, то говорят, что Y функционально зависит от X, если в любой момент времени каждому значению X соответствует ровно одно значение Y.

Ограничения на поля таблиц

Обеспечение целостности БД - важнейшая задача при создании БнД, поскольку обеспечение адекватности базы данных отображаемой предметной области является одним из основных требований, предъявляемых к БнД.

При изложении вопросов создания и связывания таблиц мы уже касались некоторых аспектов обеспечения целостности БД. Рассмотрим другие возможности задания ограничений целостности.

В Access многие ограничения целостности могут задаваться при создании таблицы.

Ограничения, относящиеся к полю

Тип поля. Он определяет допустимые символы, которые могут быть использованы при его заполнении (в частности, не допускается ввод текста в числовые поля).

Для некоторых типов полей, например поля типа «дата», осуществляется и более сложная проверка. Если допущена ошибка в типе данных или неправильно введена дата, то пользователь должен обязательно исправить ошибку, так как СУБД не дает других возможностей продолжить работу.

Ряд свойств полей также позволяет обеспечивать контроль целостности:

· размер поля;

· формат поля;

· маска ввода;

· значение по умолчанию;

· условия на значения;

· сообщение об ошибке;

· обязательное поле;

· пустые строки;

· индексированное поле.

Каждое из них в той или иной степени связано с ограничениями целостности.

Поясним использование некоторых из перечисленных выше свойств в целях обеспечения контроля целостности на отдельных примерах.

Размер поля. В поле нельзя ввести больше символов, чем это зафиксировано в свойстве «размер поля» или предопределено типом поля.

Условия на значения. Это одна из самых гибких возможностей определения ограничений целостности. Условия вводятся как выражения. Выражения могут быть простыми или сложными. Используя их, можно задавать и диапазоны. Например, условие: >#1.92#, заданное как «Условие на значения» для поля «Дата_приема_на_работу», будет означать, что допустим ввод дат только после 1992 г. Значения даты необходимо заключать в символы номера (#). Такое ограничение целостности может быть использовано, например, в случае, если организация, для которой ведется БД, была создана 1 января 1992 г. и все зачисления на работу были после этой даты. При задании такого ограничения целостности ввод значения в поле будет обязательным (даже если в свойстве поля «Обязательное поле» зафиксировано -«Нет»).

Объект «Таблицы»

Таблица, в отличие от базы данных, это хранилище информации, касающейся отдельного объекта или события. Например, в базе данных, предназначенной для ведения складского учета, могут быть таблицы, описывающие такие объекты, как товар, склад, единица измерения, и таблицы, описывающие такие события, как продажа, приобретение, списание и т.д. Информация, хранящаяся в таблицах, организована в виде строк и столбцов. Каждая строка таблицы содержит данные об одном конкретном объекте или событии, например, о каком-либо товаре из списка имеющихся товаров. В столбце содержатся сведения о каком-либо одном из аспектов всех объектов или событий, хранящихся в таблице. В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard). Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру. Величина и тип полей определяется пользователем. Необходимо выбирать размеры полей не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевое поле каждой таблице. Чтобы задать первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются). Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:Имя поля;Тип данных;Описание. Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:

Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт)

Поле МЕМО - длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт)

Числовой - текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов)

Дата/время – даты и время (8 байт)

Денежный - используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов)

Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта)

Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит)

Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта)

Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков)

Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

 

Объект ЗАПРОСЫ

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language). QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов. SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL. Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Создание запроса на выборку с помощью Мастера

При создании query необходимо определить: Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информацииПредмет поиска в базе данныхПеречень полей в результате выполнения запросаВ окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов. В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если query формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.

Параметрические запросы Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя. Последовательность создания параметрического запроса:1 Создать Запрос в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».

2 В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]

3 Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный query будет выделен.

4 Выполнить query, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК.

Объект формы

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для:

ввода и просмотра информации базы данных

изменения данных

печати

создания сообщений

Способы создания форм:

Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности); Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

Алгоритм создания форм следующий:

Открыть окно БД;В окне БД выбрать вкладку Формы;Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД;В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных;Щелкнуть на кнопке ОК

Создание главной кнопочной формы

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов. Технология создания кнопочных форм следующая:

1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать элементы главной кнопочной формы;

4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Сервис/Программы запуска, и в открывшемся окне выбрать "Кнопочная форма" из раскрывающегося списка, кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка состояния. Можно также ввести заголовок и значок приложения.

 

36 Трехуровневая архитектура систем базы данных: внешний, внутренний,концептуальный уровни.

В процессе научных исследований, посвященных тому, как именно должна быть устроена СУБД, предлагались различные способы реализации. Самым жизнеспособным из них оказалась предложенная американским комитетом по стандартизации ANSI (American National Institute) трехуровневая система организации БД, изображенная на рис. 5.1.

 

Архитектура включает три уровня: внутренний, концептуальный и внешний. В общих чертах они представляют собой следующее:

Внутренний это уровень, наиболее близкий к физическому хранению, т.е. связанный со способами сохранения информации на физических устройствах хранения.

Внешний наиболее близок к пользователям, т.е. он связан со способами представления данных для отдельных пользователей.

Концептуальный уровень это ⌠промежуточный■ уровень между двумя первыми; другими словами, это центральное управляющее звено, где БД представлена в наиболее общем виде, который объединяет данные, используемые всеми приложениями, работающими с данной БД. Фактически концептуальный уровень отражает обобщенную модель предметной области (объектов реального мира), для которой создавалась БД. Как любая модель, концептуальная модель отражает только существенные, с точки зрения обработки, особенности объектов реального мира.

Внешний уровень это индивидуальный уровень пользователя. У каждого пользователя есть свой язык общения. Все эти языки включают подъязык данных, т.е. подмножество операторов всего языка, связанное только с объектами и операциями БД.

В принципе любой подъязык данных является на самом деле комбинацией, по крайней мере двух подчиненных языков и языка определения данных (DDL), который поддерживает определения или объявления объектов БД, и языка обработки данных (DML), который поддерживает операции с такими объектами или их обработку.

Внешнее представление это содержимое БД, каким видит его определенный пользователь (т.е. для этого пользователя внешнее представление и есть БД).

Концептуальное представление это представление всей информации БД в несколько более абстрактной форме по сравнению с физическим способом хранения данных. Однако концептуальное представление существенно отличается от способа представления данных какому- либо отдельному пользователю. Концептуальное представление это представление данных такими, какие ⌠они есть на самом деле■, а не такими, какими вынужден их видеть пользователь. Концептуальная схема √ это определение такого представления. В большинстве существующих систем ⌠концептуальная схема■ в действительности представляет собой немного больше, чем простое объединение всех отдельных внешних схем с дополнительными средствами безопасности и правилами обеспечения целостности.

Внутреннее представление это представление нижнего уровня всей БД. Внутреннее представление так же, как внешнее и концептуальное, не связанно с физическим уровнем. Это представление предполагает бесконечное линейное адресное пространство.Внутреннее представление описывается с помощью внутренней схемы, которая определяет не только различные типы хранимых записей, но также существующие индексы, способы представления хранимых полей, физическую последовательность хранимых записей и т.д.

Эта архитектура позволяет обеспечить логическую (между уровнями 1 и 2) и физическую (между 2 и 3) независимость при работе с данными. Логическая независимость предполагает возможность изменения одного приложения без корректировки других приложений, работающих на этой же БД. Физическая независимость предполагает возможность переноса хранимой информации с одних носителей на другие при сохранении работоспособности всех приложений, работающих с данной БД. Это именно то, чего не хватало при использовании файловых систем.Выделение концептуального уровня позволило разработать аппарат централизованного управления БД.

 

Объект ОТЧЕТЫ

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

1 Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

2 Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

3 Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

4 Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:Конструктор;Мастер отчетов;Автоотчет: в столбец;Автоотчет: ленточный;Мастер диаграмм;Почтовые наклейки.

38 Объект “Макросы”

Макрос – одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.

МАКРОС. Небольшая программа на языке макрокоманд системы. С помощью макросов можно определять реакцию приложения на различные события в формах и отчетах. Например, на такие события, как нажатие кнопок, изменение данных, открытие и закрытие форм, получение фокуса элементом управления и др. Макрос в СУБД представляет собой структуру из одной или более макрокоманд, которые выполняются последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Использование макросов во многих случаях позволяет избежать программирования на языках управления данными. Каждая макрокоманда имеет имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются разработчиком БД. Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать и во многих случаях отпадает необходимость в использовании языков программирования.

 

 

Технология Клиент/сервер

Одна из моделей взаимодействия компьютеров в сети получила название «клиент-сервер» (Рис. 1.). Каждый из составляющих эту архитектуру элементов играет свою роль: сервер владеет и распоряжается информационными ресурсами системы, клиент имеет возможность воспользоваться ими.

 

 

Сервер базы данных представляет собой мультипользовательскую версию СУБД, параллельно обрабатывающую запросы, поступившие со всех рабочих станций. В его задачу входит реализация логики обработки транзакций с применением необходимой техники синхронизации - поддержки протоколов блокирования ресурсов, обеспечение, предотвращение и/или устранения тупиковых ситуаций.В ответ на пользовательский запрос рабочая станция получит не «сырье» для последующей обработки, а готовые результаты. Программное обеспечение рабочей станции при такой архитектуре играет роль только внешнего интерфейса (Front - end) централизованной системы управления данными. Это позволяет существенно уменьшить сетевой трафик, сократить время на ожидание блокированных ресурсов данных в мультипользовательском режиме, разгрузить рабочие станции и при достаточно мощной центральной машине использовать для них более дешевое оборудование.

Как правило, клиент и сервер территориально отделены друг от друга, и в этом случае они входят в состав или образуют систему распределенной обработки данных.

Для современных СУБД архитектура «клиент-сервер» стала фактически стандартом. Если предполагается, что проектируемая информация будет иметь архитектуру «клиент-сервер», то это означает, что прикладные программы, реализованные в ее рамках, будут иметь распределенный характер, т. е. часть функций приложений будет реализована в программе-клиенте, другая - в программе-сервере. Основной принцип технологии «клиент-сервер» заключается в разделении функций стандартного интерактивного приложения на четыре группы:

· функции ввода и отображения данных;

· прикладные функции, характерные для предметной области;

· фундаментальные функции хранения и управления ресурсами (базами данных);

· служебные функции.

Исходя из этого деления любое приложение может состоять из следующих компонентов:

· компонент представления (функции 1-й группы);

· прикладной компонент (функции 2-й группы);

· компонент доступа к информационным ресурсам (функции 3-ей группы и протокол их взаимодействия).

Различия определяются четырьмя факторами:

· какие виды программного обеспечения в логических компонентах;

· какие механизмы программного обеспечения используются для реализации функций трех групп;

· как логические компоненты распределяются компьютерами в сети;

· какие механизмы используются для связи компонент между собой.

 

Недостатки файловых систем

Файловая система – Набор программ, которые выполняют для пользователей некоторые операции, например создание отчетов. Каждая программа определяет свои собственные данные и управляет ими. В этом случае каждая функция автоматизируемой организации может быть реализована одной или несколькими программами, и каждая функция имеет свои собственные данные. Для доступа к каждому файлу необходимо создавать свои –программы.

Недостатки файловых систем

1 Дублирование данных.

Из-за децентрализованной работы с данными, проводимой в каждом подразделении независимо от других, в файловой системе фактически поощряется бесконтрольное дублирование данных. Такое дублирование нежелательно по двум причинам.

А) Дублирование данных сопровождается неэкономным расходованием ресурсов, поскольку на ввод избыточных данных требуется затрачивать дополнительное время, денежные ресурсы и дисковое пространство.

Б) Дублирование данных может привести к нарушению целостности системы. Например, человека могут повысить в должности, что отразится в файле отдела кадров, но не в файле бухгалтерии, что приведет к начислению ему заработной платы по старой должности. /*Произведен товар, что зафиксировано в файле отдела производства, но эта информация не попала в файл отдела реализации, следовательно, товар не продается. */

2 Зависимость от данных.

Физическая структура и способ хранения информации жестко зафиксирован в коде программ. Это значит, что изменить существующую структуру. Например, изменение типа длины строки с 40 на 41 повлечет следующие действия. Пишется программа, которая создает временный файл с новой структурой, перекачивает данные в новый файл, удаляет старый файл, создает новый файл с новой структурой, но со старым именем, перекачивает данные, разрушает временный файл. Кроме этого, необходимо переписать все приложения, обрабатывающие этот файл.

3 Несовместимость форматов файлов.

Поскольку структура файлов определяется кодом приложений, она также зависит от языка программирования этого приложения. Таким образом, обратиться к файлу, созданному приложением, написанном на другом языке, может быть затруднительно. /*как минимум могут отсутствовать нужные типы данных */

4 Фиксированные запросы.

Файловые системы очень зависимы от программиста, потому что все требуемые запросы создаются именно им. Это происходит из-за того, что в файловых системах отсутствуют инструменты для создания произвольных запросов к данным, а также получения информации о структурах файлов.

Все перечисленные недостатки файловых систем являются следствием двух факторов:

1 Определение данных содержится внутри приложений, а не храниться отдельно и независимо от них.

2 Помимо приложений не существует никаких других инструментов доступа к данным.

Что понимают под данными и информацией в контексте проектирования баз данных.

Понятие «данные» в концепции баз данных — это набор конкретных значений, параметров, характеризующих объект, условие, ситуацию или любые другие факторы. Примеры данных: Петров Николай Степанович, $30 и т. д. Данные не обладают определенной структурой, данные становятся информацией тогда, когда пользователь задает им определенную структуру, то есть осознает их смысловое содержание. Поэтому центральным понятием в области баз данных является понятие модели. Не существует однозначного определения этого термина, у разных авторов эта абстракция определяется с некоторыми различиями, но тем не менее можно выделить нечто общее в этих определениях. Модель данных - это некоторая абстракция, которая, будучи приложима к конкретным данным, позволяет пользователям и разработчикам трактовать их уже как информацию, то есть сведения, содержащие не только данные, но и взаимосвязь между ними.

Приложение пользователя, разработка приложения.

Для организации эффективной работы пользователя нужно создать целостное приложение данной предметной области, все компоненты которого должны быть сгруппированы по функциональному назначению. При этом необходимо обеспечить удобный графический интерфейс пользователя.
Особую роль при создании приложения играют формы, так как они являются основным диалоговым средством работы пользователя.
Формы построены таким образом, что любое действие пользователя вызывает реакцию системы, т.е. воспринимается как событие, в зависимости от которого могут выполняться необходимые действия. Для выполнения этих действий используются макросы или процедуры обработки события, созданные пользователем на языке VBA, которые связаны с событием. VBA позволяет вызвать внешние процедуры из библиотечных баз данных MS Access (.mda) и библиотек динамической компоновки (.dll). Именно при работе в форме возникает основной ряд событий, обработка которых позволяет связывать различные объекты в задачах обработки данных. Таким образом, ходом управления приложения можно управлять, обрабатывая возникающие в формах события. Приложения, создаваемые средствами Access, используют расширенную обработку событий, при которой программы приложения выполняются в ответ на различные события.
Для объединения объектов в едином диалоговом приложении могут быть созданы так называемые кнопочные формы. Кнопочная форма является панелью управления приложением. Кнопки такой формы обеспечивают вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов: Отчетов, форм, макросов, модулей, с которых начинается решение задачи. Сюда же помещаются и кнопки для возврата к кнопочным формам предыдущих уровней выхода из Access. Обычно также предусматривается кнопка для изменений самой кнопочной формы.
Пользователь, нажимая кнопку на панели управления, инициирует событие нажатия кнопки. К этому событию могут привязываться действия по открытию других кнопочных форм или конкретные действия по обработке данных, реализующие функции приложения.
Вызов главной кнопочной формы - панели управления приложением при открытии базы данных позволяет пользователю сразу начать работу в среде приложения и приступить к выполнению задач.
В Access имеется средство автоматизированной разработки формы по управлению приложением, называемое диспетчером кнопочных форм.