Первичное наблюдение, документация, документооборот.

Отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошной учет всех хо­зяйственных операций путем их строгого документирования. Документальное оформ­ление хозяйственных операций является основной формой учетного наблюдения.

Наблюдение, измерение и регистрация хозяйственных операций, в совокупности представляющие собой документирование операций, относятся к первой стадии учет­ного процесса.

Документирование операций - это способ первичной регистрации хозяйственных операций, основывающийся на документальном подтверждении всех фактов хозяйст­венной деятельности правильно оформленными оправдательными документами.

Обязательность документирования операций установлена законодательной нормой, согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учет­ными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Учетный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, служит средством ее осуществления и основанием для ее учетной регистрации.

По своему назначению учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные документы.

Распорядительными являются документы, оформляющие распоряжение, приказ о выполнении операции (например, приказ руководителя о выдаче аванса работнику, распоряжение руководителя отдела снабжения об отпуске материалов со склада в произ­водство, доверенность на получение товара и др.).

Хозяйственная операция совершается лишь после получения соответствующего рас­поряжения или разрешения от уполномоченных на то должностных лиц организации.

Совершенная хозяйственная операция должна быть подтверждена оправдательными документами.

Оправдательными являются документы, подтверждающие совершение хозяйствен­ной операции.

К оправдательным документам можно отнести приходные кассовые ордера, наклад­ные, расчетные документы и др.

Распорядительный и оправдательный документы могут быть объединены в одном комбинированном учетном документе (например, расходный кассовый ордер, в котором содержится как распоряжение о выдаче определенной суммы денег конкретному лицу, так и расписка данного лица в их получении из кассы организации).

Оправдательный документ, являющийся Первым письменным свидетельством о со­вершении хозяйственной операции, называется первичным учетным документом.

Документооборот представляет собой процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете организации, включающий их составление или получение от дру­гих организаций, принятие к учету, систематизацию и передачу в архив.

В общем случае документооборот включает в себя следующие этапы:

- составление первичных учетных документов по совершенным хозяйственным операциям;

- перенос сведений из первичных учетных документов в учетные регистры;

- систематизацию переносимых сведений путем отражения на соответствующих счетах бухгалтерского учета;

- составление бухгалтерской отчетности организации по окончании отчетного перио­да на основании данных учетных регистров;

- составление инвентаризационных описей, ведомостей, актов;

- обработку и систематизацию всех документов для последующейЪдачи в архив.

Перечень первичных учетных документов, сроки составления, представления и обра­ботки первичных учетных документов, сроки систематизации и регистрации учетных дан­ных, а также сроки прохождения других стадий учетного процесса устанавливаются графиком документооборота.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером. На главного бухгал­тера и сотрудников бухгалтерии возлагается также и контроль за выполнением графика документооборота. График документооборота утверждается руководителем организации в виде приложения к приказу об учетной политике организации.

Примерный график документооборота должен содержать следующий перечень работ:

- порядок создания документов (устанавливаются ответственные за выписку, оформление и исполнение тех или иных документов, сроки их исполнения и количест­во экземпляров);

- порядок проверки документов (устанавливаются ответственные за представление документов к проверке, порядок и срок их представления, а также ответственные за про­верку представленных документов);

- порядок обработки документов (устанавливаются исполнители и сроки исполнения);

- порядок передачи документов в архив (устанавливаются исполнители и сроки пере­дачи документов в архив).

Первичные учетные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательной передаче в архив.