Документация и инвентаризация как элементы и методы БУ.

Документ — это письменное распоряжение на совершение хозяйственной операции или письменное свидетельство о факте совершения этой операции.

С помощью документов контролируется вся текущая деятельность и устанавливается персональная ответственность работников за выполнение конкретных операций. Документирование повышает достоверность и точность учетных данных. По назначению документы разделяются на распорядительные, оправдательные и документы бухгалтерского оформления и комбинированные. По порядку отражения операций документы делятся на первичные и вторичные (сводные). Первичные документы составляются в момент совершения операции. Вторичные документы составляются на основе первичных. По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. По способу составления документы разделяются на разовые и накопительные. Разовые документы оформляются единовременно и сразу могут использоваться для отражения одной или нескольких операций. К таким документам относятся накладные, платежные требования, расходные и приходные кассовые ордера и т.д. Накопительные документы составляют за определенный период (лимитно-заборные карты и т.д.). По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. По способу заполнения документы делятся на ручные, которые составлены от руки или на пишущей машинке, и документы, составленные с помощью вычислительной техники. Форма бух. документа должна обязательно содержать следующие реквизиты: наименование документа; код формы; дату составления документа; наименование организации; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровки. В графике документооборота фиксируется движение документов: момент поступления, этапы последующей обработки и использования вплоть до сдачи в архив. Важным способом обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности является инвентаризация, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств предприятия на определенную дату. С помощью инвентаризации сопоставляется и уточняется фактическое наличие средств и состояние расчетов с данными бухучета. Инвентаризация материалов, готовой продукции, товаров и другого имущества, имеющего вещественно-натуральную форму, проводится путем проверки их количества, качества и технического состояния в местах хранения и эксплуатации. В ходе инвентаризации могут быть обнаружены явления, которые ранее не могли быть зафиксированы и документально оформлены: излишки материалов или их недостача, порча или естественная убыль продуктов и т.д. Таким образом, инвентаризация выступает и как способ первичного наблюдения объектов учета в дополнение к документированию. Инвентаризация проводится при участии материально-ответственных лиц и является средством контроля за выполнением ими своих обязанностей. Проверке также подлежит правильность расчетов с банками, бюджетом, с другими организациями и лицами. Для проведения инвентаризации на крупном или среднем предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Инвентаризации могут носить плановый характер или проводиться внезапно; они могут быть полными или частичными. Сведения о наличии остатков ценностей, установленных при инвентаризации, отражаются в инвентаризационных описях, а при выявлении расхождений фактического наличия от учетных данных составляются сличительные ведомости. По окончании инвентаризации правильность ее проведения может проверяться с помощью контрольной проверки. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, при годовой инвентаризации - в годовом бух. отчете.