Основні завдання презентації

При підготовці до проведення презентації необхідно визначити:

- цілі та завдання презентації бізнес-плану;

- сценарій її проведення;

- способи підвищення ефективності презентації.

Отже, презентація як форма публічного оголошення бізнес-плану проводиться для:

- ознайомлення заінтересованих юридичних і фізичних осіб з ним підприємницьким проектом;

- демонстрації сутності та ефективності пропонованої підприємницької ідеї, ділових якостей підприємця і команди менеджерів фірми;

- налагодження ділових партнерських контактів з потенцій інвесторами та кредиторами.

Головне завдання презентації бізнес-плану полягає в тому, забезпечити усвідомлення діловими партнерами його реалістичності та ефективності.

Процес презентації бізнес-плану передбачає:

- переконування кредитора у спроможності фірми повернути своєчасно свій борг із належними відсотками;

- переконування інвестора в можливості одержання достатньої норми прибутку на вкладений капітал з урахуванням можливих ризиків;

- показ прогнозованих обсягів продажу продукту бізнесу в динаміці за певний період;

- пояснення обсягів необхідного інвестування і напрямів його використання за бізнес-проектом;

- обґрунтування прибутковості вкладеного капіталу (залучених коштів інвестора);

- доведення вміння підприємця передбачити всі можливі ризики та запобігти найбільш імовірним з них.

- У процесі підготовки до презентації належну увагу слід звернути на саму процедуру її проведення. Як свідчить практика, процес презентації здебільшого охоплює такі ключові моменти:

- фірма та її продукція (послуги): коротка історія розвитку фірми, її ділова репутація; конкурентні переваги запропонованого бізнесу; сутність маркетингової стратегії, перелік елементів плану маркетингової діяльності фірми; ціни на її продукцію проти цін на аналогічні товари конкурентів;

- необхідні обсяги початкового фінансування: обґрунтування потреби в інвестиціях за окремими складовими; конкретні цілі, на досягнення яких будуть спрямовані залучені кошти;

- команда управлінців, яка здійснюватиме запропонований бізнес-проект: ділові якості і практичний досвід окремих категорій персоналу, передовсім провідних менеджері*

- порядок повернення кредиторам та інвесторам фінансових коштів, які треба вкласти в нове діло за бізнес-проектом, а насамперед конкретні умови та способи повернення коштів. Завершальними програмними завданнями є питання, які висвітлюють способи підвищення ефективності презентації бізнес-плану.

- Свідчить вітчизняний і зарубіжний досвід, основними способами підвищення ефективності презентації можуть бути:

- попереднє ознайомлення з бізнес-планом учасників презентації у тому числі потенційних інвесторів;

- раціональний вибір тривалості й форми проведення презентації також методів налагодження контактів з учасниками презентації;

- привертання уваги учасників презентації до ключових положень і показників бізнес-плану: динаміка очікуваних продажу продукції (надання послуг) за кілька років; обсяги й напрямки використання інвестиційних ресурсів; прибутковість бізнес-проекту; можливість повернення позад обумовлений строк; запобігання можливим ризикам тощо;

- широке використання наочних матеріалів, включаючи продукції та інші графічні матеріали — схеми, рисунки, таблиці;

- проведена презентації бізнес-плану керівником (підприємцем особисто; залучення провідних менеджерів до процесу презентації значного за обсягом бізнес-плану. Тривалість презентації становить 20-30 хв. Під час презентації варто стомлювати слухачів зайвими подробицями та затягувати, повідь. Важливо уникати зайвого оптимізму. Після доповіді підприємець повинен бути готовим дати вичерпні відповіді на запитання, оскільки одна з цілей презентації є започаткування діалогу з потенційними кредиторами та інвесторами.

Процес презентації має показати особисті ділові якості підприємця, його наполегливість у досягненні поставленої мети, професійну компетентність підприємця та команди його менеджера.

Організація проведення презентації бізнес-плану

Що входить у процес презентації? Відповідь на це запитання значною мірою залежить від обсягу того чи іншого бізнес-плану. Беручи загалом, якщо підприємець уважає, що певне питання варте прилюдного розгляду, то він включає його в програму презентації. Більшість презентацій охоплює сім ключових моментів, а саме:

- фірма (компанія) та її продукція, послуги;

- ринок, клієнти й конкуренти;

- стратегія маркетингу;

- першочергові фінансові завдання та необхідні обсяги початкового фінансування;

- цілі, на досягнення яких спрямовуватимуться кошти;

- команда, яка здійснюватиме цей план;

- умови і способи повернення кредиторам та інвесторам вкладених коштів.

Процес презентації бізнес-плану передбачає також коротку й змістовну розповідь про історію розвитку підприємства. Можливо, що інвестор іще до презентації наводитиме довідки про ділову репутацію фірми та її майбутній бізнес. Треба наголосити на успіхах компанії за останні роки, а також подати короткі відомості щодо техніко-технологічної бази та організаційної структури підприємницького проекту.

Характеризуючи продукцію, треба більше підкреслювати ті переваги, які ця продукція дасть потенційним споживачам, і менше — технічні подробиці. Підприємцеві варто поставити себе на місце потенційних інвесторів. Найбільш імовірними можуть бути такі запитання:

1. Які потреби ринку задовольнятиме продукція (послуга)?

2. Що особливого в цій продукції (послузі)? Чому споживачі відрізнятимуть її від товарів і послуг конкурентів?

3. Наскільки довго цей товар буде новинкою на ринку?

Тому на презентації доцільно постійно наголошувати саме на відповідності даного товару (послуги) запитам ринку, на можливості створення стійкого попиту на нього. Наступний фрагмент презентації доцільно присвятити короткій розповіді про стан ринку та сутність маркетингової стратегії фірми. Передусім треба почати з оцінки потенційної місткості ринку та того сегмента ринку, який буде головним для даної компанії. Майбутні інвестори в процесі презентації мають одержати відповіді принаймні на такі запитання:

· Яка місткість ринку та частка ринку даного підприємства?

· Хто є потенційним клієнтом?

· Які переваги та слабкі сторони власні й конкурентів бачить сам підприємець?

· Яка стратегія забезпечення конкурентоспроможності підприємства та методи конкурентної боротьби?

У цьому зв’язку необхідно продумати й ґрунтовно пояснити потенційним партнерам та інвесторам основні елементи свого плану маркетингу: схему розповсюдження товарів, ціноутворення, рекламу, методи стимулювання продажу, організацію післяпродажного обслуговування клієнтів (для складних технічно товарів).

Особливо треба наголосити на співвідношенні ціни свого товару й цін на аналогічні товари конкурентів. Бажано подати ці дані в таблиці або в іншому наочному матеріалі.

Ураховуючи типову психологію сприйняття людиною нової пропозиції, не слід «виплескувати» на потенційного інвестора одразу «стрімкий та бурхливий» потік кількісної та якісної інформації. Підприємцеві треба відчувати, які напрями і проблеми започатковуваного бізнесу здатні найбільше заінтересувати інвестора, кредитора, майбутнього партнера.

Присутні на презентації повинні трохи «звикнути» до висловленої пропозиції, подумки її проаналізувати і позбутися негативного ставлення до майбутнього бізнесу, коли таке було. Головне «надзавдання» презентації бізнес-плану полягає в тому, щоб схилити майбутніх партнерів підприємця до прийняття його поглядів на проблеми.

Способи підвищення ефективності презентації бізнес-плану

На практиці підприємці застосовують різноманітні способи підвищення ефективності презентації. Основні з них такі:

- попереднє (до презентації) ознайомлення її учасників з бізнес-планом;

- обґрунтований вибір форми проведення презентації та методів установлення контактів з учасниками презентації;

- широке використання художньо оформлених наочних матеріалів (схем, рисунків, таблиць тощо);

- звертання уваги учасників презентації на ключові питання пропонованого бізнесу.

Якщо копію бізнес-плану буде заздалегідь передано потенційним інвесторам, то вони матимуть можливість підготуватися до зустрічі, а підприємець може виграти час на презентації, спиняючись одразу на головних проблемах та уникаючи допоміжних, другорядних уточнень і пояснень.

Якщо підприємець не зумів раціонально та по-діловому провести презентацію, то це, як правило, породжує сумнів щодо його здібностей ефективно керувати компанією. Відомо, що перше враження дуже важливе, має довготривалий і непропорційно великий вплив. Якщо підприємець одразу справить враження розумної та ділової людини, то існуватиме велика ймовірність позитивної відповіді на його пропозицію. Навпаки, якщо він недбало вдягнений, погано підготовлений чи надто самовпевнений і глухий до будь-чиїх аргументів, крім власних, то інвестори інстинктивно поставляться до нього упереджено і не прислухатимуться навіть до найспокусливіших пропозицій.

Налагодженню добрих взаємостосунків з учасниками презентації сприяють кілька чинників, а саме:

- віра в себе, яка базується на старанній підготовці до презентації;

- справжнє захоплення своїм ділом (продукцією, послугою);

- проведення презентації у формі діалогу, а не монологу;

- використання за можливості стверджувальних речень, уникнення невизначених, двозначних і негативних висловів, короткі, ділові відповіді на запитання;

- уміння сприймати проблеми свого бізнесу очима партнерів;

- привітання партнерів теплою усмішкою, але без надмірної фамільярності.

Дуже важливим у процесі презентації є широке використання художньо оформлених наочних матеріалів. Якщо є можливість, треба продемонструвати зразки своєї продукції. Якщо цього з якихось причин неможливо зробити або бізнес належить до сфери послуг, то демонструють фотографії, схеми, рисунки, таблиці тощо.

Якщо в процесі організації презентації майбутні партнери можуть оглянути зразки чи інші наочні матеріали, то це посилить враження від усної розповіді. Інша річ, коли треба одержати кредит під ідею, ще не втілену в дослідному зразку нового товару. Тоді можна послатися на наявні сертифікати, патенти, висновки експертів, продемонструвати проекти дизайнерів. Усі наочні матеріали мають бути виконані професійно та акуратно. Але навіть за найширшого використання наочних матеріалів підприємцеві слід завжди пам’ятати, що він не читає лекцію, а закликає присутніх до діалогу.

Проводити презентацію повинен керівник (підприємець) особисто. Якщо йдеться про порівняно велику суму інвестицій (понад 200 тис. грн), то до процесу презентації бажано залучити членів менеджерської групи. Але навіть тоді особиста присутність керівника є обов’язковою. У процесі презентації весь час слід пам’ятати, що головне завдання полягає в тому, щоб примусити потенційних інвесторів повірити в підприємця та його команду.

Резюме

1. Оцінку якості бізнес-плану можуть здійснювати як ініціатори відповідних підприємницьких проектів, так і зовнішні користувачі відповідної інформації: інвестори, кредитори, органи державної влади. Найчастіше для цього застосовується експертний підхід, оскільки показники якості бізнес-плану не піддаються безпосередньому вимірюванню.

2. Основними напрямками експертизи бізнес-планів є експертиза планового документа та експертиза бізнес-проекту. У процесі експертизи бізнес-плану як документа виконуються такі завдання: оцінка рівня відповідності бізнес-плану встановленим стандартам (формулюється користувачем інформації з орієнтацією на вимоги загальновизнаних у світі методик бізнес-планування); оцінка повноти та релевантності наданої інформації; розробка рекомендацій щодо залучення необхідної додаткової інформації, методів її збирання, а також напрямів коригування документа з метою усунення помилок.

3. Предметом експертизи бізнес-проекту в скороченому варіанті є якість і ціна продукції, потреби кінцевих споживачів, система каналів розподілу, методи просування продукції на ринок. У кінцевому підсумку експерти повинні зробити висновок щодо достовірності наведеного в бізнес-плані прогнозу обсягів продажу. Поглиблена експертиза бізнес-проекту передбачає комплексну діагностику ситуації і, по суті, є тестуванням стратегії його реалізації на здійсненність.

4. Найпоширенішу методику проведення експертизи бізнес-плану засновано на так званій критеріальній оцінці окремих розділів. Для кожного окремо взятого розділу бізнес-плану вибирають певну кількість загальних, найзначущіших для нього
критеріїв-еталонів. Потім ці критерії, сказати б, «накладаються» на певний розділ реального бізнес-плану, що його тестують на відповідність еталону. Інші методики побудовані на подібних засадах.

5. Презентація бізнес-плану — це публічне його пред’явлення (рекомендація) заінтересованим особам. Її проводять для: ознайомлення фізичних та юридичних осіб із започатковуваним бізнесом; демонстрації сутності підприємницької (бізнесової) ідеї, ділових якостей підприємця й менеджерів фірми (підприємства, організації); установлення взаємовигідних партнерських зв’язків із кредиторами та інвесторами.

6. У процесі презентації бізнес-плану треба досягти розумного компромісу між інтересами кредитора (спроможність фірми повер­нути борг, регулярно виплачувати проценти за користування позичкою) та інвестора (прибутковість бізнесового проекту, величина прибутку на вкладений капітал, посилення бізнесових позицій фірми на ринку, рівень ризику фінансування). Тому бажано окремо прокоментувати такі показники бізнес-плану: а) очікувані обсяги продажу в динаміці; б) необхідний обсяг інвестування та напрямки його використання; в) величина прибутковості вкладеного капіталу; г) спроможність повернути позичку в обумовлений строк; д) можливі типи ризиків тощо.

7. На презентації бізнес-плану, як правило, найбільшу увагу інвесторів та кредиторів привертають: особисті ділові якості підприємця як керівника фірми (підприємства, організації); міра заінтересованості підприємця у своєму бізнесі й бажання досягти поставленої мети; професійна компетентність підприємця в конкретних організаційно-економічних питаннях нового бізнесу; кваліфікація, досвід і попередні бізнесові досягнення провідних менеджерів фірми.

8. Процес презентації бізнес-плану охоплює кілька ключових моментів:

перший — фірма (підприємство, організація) та її продукція або послуги;

другий — ринок, клієнти та конкуренти;

третій — маркетингова стратегія;

четвертий — необхідні обсяги початкових інвестицій;

п’ятий — команда, яка втілюватиме бізнес-план у життя;

шостий — умови повернення кредиторам та інвесторам вкладених коштів.

9. Основними способами підвищення ефективності презентації бізнес-плану можуть бути:

попереднє ознайомлення з бізнес-планом учасників презентації;

оптимальний вибір тривалості й форми проведення презентації, а також методів налагодження контактів з учасниками презентації бізнес-плану;

звертання уваги учасників презентації на ключові положення і показники бізнес-плану;

широке використання художньо оформлених наочних матеріалів (схем, рисунків, таблиць);

проведення презентації бізнес-плану керівником (підприємцем) особисто.