Понятие положения о подразделении: цель, задачи, структура.

 

Положение о подразделении по СО: общая часть, функции и задачи, структура и организация работы.

Разделы положения о подразделении по СО: права, ответственность, поощрения.

15. Понятие должностной инструкции: цель, задачи, структура.

 

16. Должностная инструкция руководителя подразделения по СО: структура и содержание.

I. Общие положения

1. Начальник отдела по связям с общественностью относится к категории руководителей.

2. На должность начальника отдела по связям с общественностью назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 5 лет.

3. Назначение на должность начальника отдела по связям с общественностью и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

4. Начальник отдела по связям с общественностью должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела по связям с общественностью.

4.2. Нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок деятельности начальника отдела по связям с общественностью.

4.3. Порядок взаимодействия с гражданами, юридическими лицами (в том числе средствами массовой информации) по вопросам деятельности предприятия.

4.4. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

4.5. Этику делового общения.

4.6. Порядок ведения деловой переписки.

4.8. Состав информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования.

4.9. Основы экономики, организации труда и управления.

4.10. Законодательство о труде.

4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.12. Правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности начальник отдела по связям с общественностью руководствуется:

5.1. Положением об отделе по связям с общественностью.

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

6. Начальник отдела по связям с общественностью подчиняется непосредственно (директору предприятия, заместителю директора предприятия по коммерческим вопросам)

7. На время отсутствия начальника отдела по связям с общественностью (болезнь, отпуск, командировка, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке). Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Начальник отдела по связям с общественностью:

1. Осуществляет руководство деятельностью по планированию и организации информационных программ, касающихся работы организации.

2. Организует учет и регистрацию обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц.

3. Принимает, регистрирует и передает обращения граждан и юридических лиц руководству и исполнителям.

4. Контролирует исполнение обращений.

5. Самостоятельно принимает меры по обращениям граждан и юридических лиц в пределах своей компетенции.

6. Направляет обращения граждан и юридических лиц на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа, ставит на контроль.

7. Осуществлять контроль за прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан и юридических лиц со всеми документами по их исполнению.

8. Формирует исполненные обращения граждан и юридических лиц в дела.

9. Осуществляет подготовку обращений граждан и юридических лиц к последующему хранению и использованию, передает законченные производством дела в архив организации.

10. Осуществляет справочную работу по обращениям граждан и юридических лиц.

11. Организует пресс-конференции для представителей средств массовой информации, других заинтересованных лиц.

12. Дает разъяснения заинтересованным лицам по вопросам деятельности предприятия.

13. Принимает меры по защите информации, являющейся государственной, служебной или коммерческой тайной.

14. Руководит работниками отдела.

III. Права

Начальник отдела по связям с общественностью вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся деятельности отдела.

2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по улучшению деятельности предприятия (отдела).

4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений организации по вопросам предоставления необходимой информации.

5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

6. Вносить на рассмотрение директора предприятия:

6.1. Представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников отдела.

6.2. Предложения:

- о поощрении отличившихся работников;

- привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

1. Начальник отдела по связям с общественностью несет ответственность:

1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

2. Начальник отдела по связям с общественностью также несет персональную ответственность за:

2.1. Недостоверность и необъективность разъяснений, сообщений, изложения информации, иных действий; несвоевременность исполнения своих должностных обязанностей.

2.2. Разглашение сведений, составляющих государственную, служебную и коммерческую тайну.

V. Поощрения

17. Должностная инструкция специалиста подразделения по СО: структура и содержание.

I. Общие положения

1. На должность PR-специалиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (гуманитарное), дополнительную подготовку в области менеджмента, опыт работы в рекламной сфере, по связям с общественностью и средствами массовой информации не менее, опыт проведения PR-мероприятий. (1 года; 2 лет; 3 лет; др.)

2. PR-специалист должен знать:

2.1. Основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.

2.2. Основы маркетинга.

2.3. Общую методологию PR.

2.4. Место PR-подразделения в структуре предприятия.

2.5. Методы определения целевых аудиторий.

2.6. Основные PR-средства (средства массовой информации, корпоративный бюллетень, ассоциации, антураж, информация и т.д.).

2.7. Принципы планирования PR, PR-кампаний.

2.8. Методы организации и проведения PR-кампаний.

2.9. Структуру и функции средств массовой информации.

2.10. Методику работы со средствами массовой информации.

2.11. Порядок организации и подготовки пресс-релизов, информационных сообщений, проведения брифингов, пресс-конференций, медиа-китов, бэкграундов.

2.12. Основные принципы клиентского PR, внутрикорпоративного PR, кризисного PR, иных видов PR.

2.13. Основные принципы работы с конкурентной средой.

2.14. Основы журналистики.

2.15. Законодательство о рекламе, о средствах массовой информации.

2.16. Компьютерные технологии и программное обеспечение по автоматизированной обработке информации (текстов, базы данных и т.д.).

2.17. Основы этики, социологии, психологии, филологии.

2.18. Правила ведения деловой переписки.

2.19. Состав информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования.

3. Назначение на должность PR-специалиста и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия по представлению…..

4. PR-специалист подчиняется непосредственно (PR-менеджеру; иному должностному лицу)

II. Должностные обязанности

PR-специалист:

1. Реализует PR-стратегию, разработанную PR-менеджером.

2. Собирает информацию о внешнем имидже предприятия.

3. Проводит опросы целевых аудиторий в соответствии с принятыми планами.

4. Тестирует потребительское отношение к продукции (услугам) в фокус-группах.

5. Собирает статистические данные о потенциальных потребителях и конкурентах.

6. Классифицирует потребителей по целевым направлениям, систематизирует информацию о потребителях.

7. Готовит материалы официальных сообщений для печати.

8. Устанавливает контакты с представителями средств массовой информации, размещает необходимую информацию в СМИ.

9. Участвует в выставках, презентациях устраиваемых предприятием, или в акциях, организуемых совместно с иными предприятиями.

10. Готовит тексты выступлений, материалы (в т.ч. слайды, фильмы) для пресс-конференций, пресс-релизов и т.д.

11. Изучает публикации о предприятии, его товарах и услугах в средствах массовой информации, готовит обзоры и представляет их PR-менеджеру.

12. Готовит доклады и предложения по различным проектам.

13. Контактирует с рекламными агентствами.

15. Выполняет служебные поручения PR-менеджера.

III. Права

PR-специалист имеет право:

1. На информацию о всех показателях работы предприятия.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения обязанностей.

3. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

4. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения обязанностей.

IV. Ответственность

PR-специалист несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

V. Поощрения

18. Профессиограмма руководителя подразделения по СО

Должностные обязанности: осуществляет разработку внешней и внутренней информационной политики предприятия/организации, конкретных планов и программ и руководит работой по их реализации в целях формирования благоприятного коммуникационного климата вокруг деятельности предприятия/организации.

Участвует в подготовке комплексных программ развития предприятия/организации, составлении перспективных и текущих планов деятельности предприятия/организации.

Обеспечивает периодическую подготовку и своевременное предоставление аналитических материалов по вопросам корректировки текущих планов деятельности предприятия/организации в информационном поле.

Координирует деятельность функциональных подразделений по сбору и анализу коммерческо-экономической, общественно-политической и социологической информации, осуществляет контроль за использованием данной информации другими подразделениями организации, координирует работу по созданию и ведению банка данных информационно-аналитических материалов, стандартизации и унификации документации, применению средств вычислительной техники, коммуникаций и связи. Проводит работу по обеспечению надежной и эффективной системы обратной связи общественности с руководством предприятия/организации.

Руководит проведением исследований общественного мнения по основным факторам, влияющим на отношение целевых групп общественности к деятельности предприятия/организации с целью корректировки реализации существующих планов и программ предприятия/организации в области связей с общественностью, координирует работу штатных социологов и внешних специализированных организаций.

Определяет направления работы по управлению социальными процессами в среде целевых групп общественности и в коллективе, созданию благоприятного социально-коммуникационного климата вокруг деятельности предприятия/организации, стимулированию и развитию форм участия общественности в принятии решений об улучшении качества продукции и управлении деятельностью предприятия/организации.

Руководит работой по подготовке и распространению информационных материалов о деятельности предприятия/организации.

Формирует общую концепцию корпоративного издания и других информационных материалов, выпускаемых предприятием/организацией, и руководит работой по их созданию. Готовит предложения по формированию фирменного стиля предприятия/организации.

Организует проведение необходимого учета и составления отчетности.

В своей деятельности начальник отдела по связям с общественностью взаимодействует с рекламным отделом в вопросах разработки и планирования стратегии информационно-рекламной политики предприятия/организации и осуществлении отдельных мероприятий, направленных на ее реализацию; с отделом маркетинга и сбыта - при разработке и реализации концепции продвижения на рынок товаров и услуг предприятия/организации; с отделами по защите информации и автоматизированному управлению - по вопросам разработки оптимальных информационных связей между подразделениями предприятия/организации; с отделом по персоналу - по вопросам формирования благоприятного внутреннего климата внутри предприятия/организации.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, относящиеся к вопросам регулирования сферы связей с общественностью; законодательство о средствах массовой информации и рекламе; основные международные документы в области профессионального поведения специалиста в области связей с общественностью; международные стандарты качества организации связей с общественностью; стратегию развития и бизнес-план предприятия/организации; научные и методические материалы по организации и развитию коммуникационных связей, оценке состояния коммуникационной среды; перспективы и направления развития технологий коммуникации; методы анализа, планирования и прогнозирования коммуникационных процессов; основы социологии, психологии, маркетинга и организации системы управления; методы количественного и качественного анализа общественного мнения, мониторинга средств массовой информации; методы расчета финансово-экономических параметров информационно-рекламной деятельности предприятия; конъюнктуру информационного рынка и образовательных услуг в области связей с общественностью; технологию полиграфического производства и редактуры; стандарты и унифицированные формы ведения деловой документации; порядок формирования, наполнения и использования собственной информационной базы предприятия/организации; средства вычислительной техники, коммуникации и связи, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации: высшее профессиональное образование по специальности связи с общественностью или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области связей с общественностью, стаж работы по специальности не менее 3 лет.