Тема 1. История делопроизводства в России

КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

для студентов всех специальностей СПО

 

2016 год

 

 

Краткий курс лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления» является вариативной частью цикла общепрофессиональных дисциплин и предназначен для студентов всех специальностей СПО.

 

Разработчик:

Рыбъянова Н.И. преподаватель спецдисциплин ЧУ ПОО Столичный бизнес колледж

 

Введение

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего их деление на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

Если организационно-распорядительная и информационно-справочная документация отражает и фиксирует в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, то внешние контакты отражаются в деловой переписке.

При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия.

Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий хранится в организации. В целях сохранения информации, содержащейся в документах, необходимо знать правила их хранения, поиска и распространения.

Персонал является основным ресурсом организации. Работа с ним связана не только с содержанием основной деятельности организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Правильное оформление кадровых документов обеспечивает социальную и правовую защиту граждан.

Современное делопроизводство невозможно без применения технических средств управления: компьютерная подготовка документов, использование специальных программных средств хранения и обработки документов, средства множительной техники и средства коммуникации.

Особенностью работы современных организация является тот факт, что документы создают и обрабатывают не только сотрудники специализированного структурного подразделения (Службы ДОУ), но и менеджеры всех уровней. Кроме того, в своей служебной и внеслужебной деятельности любой человек составляет и использует документы. Поэтому знание основ делопроизводства необходимо любому специалисту любой отрасли деятельности.

 

 

Тема 4. Реквизиты документа

Реквизит документа – это обязательный элемент любого официального документа, позволяющий идентифицировать документ. Состав и правила оформления реквизитов документа определен стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

Герб РФ 02 Герб субъекта РФ

Данные реквизиты находятся по центру на верхнем поле документа с отступом от края 3 мм. Использовать гербовые знаки могут только те организации, которые указаны в Положении о гербе РФ, утвержденном Указом Президента РФ от 30.11.2003 № 2050.

Если на бланке используется герб субъекта РФ, то над ним обязательно указывается название государства.

Эмблема или товарный знак организации

Эмблема организации – это символическое графическое изображение. Она может представлять собой рисунок, который может включать в себя и буквенное обозначение. Размеры эмблемы не ограничены. Располагается она на левом поле документа на уровне наименования организации. Запрещается заменять наименование организации эмблемой.

Товарный знак – обозначение, дающее возможность отличить товар одного юридического лица от подобного товара другого юридического лица.

Код организации

Каждое предприятие обязательно должно быть зарегистрировано в органах государственной власти и внесено в Общероссийский классификатор организаций и предприятия (ОКПО) с присвоением кода, который представляет собой 8-значное число, последняя цифра которого печатается через интервал. Помещается под наименованием организации или под справочными данными об организации.

Код формы документа

Определяется по УСОРД и представляет собой 7-значное число.

07 ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выданными налоговым органом.

Наименование организации

Данный реквизит характеризует автора документа. Наименование автора на документе должно точно соответствовать названию организации в учредительных документах (Устав). Воспроизводится на ланке в именительном падеже. Нельзя указывать сокращенное название организации вместо полного. В данном случае сначала печатается полное название организации, а потом в круглых скобках указывается сокращенный вариант.

Под наименованием организации может быть указано название структурного подразделения, в котором создавался документ.

Если документ требует написания данного реквизита на иностранном языке, то сначала указывается название организации на русском языке, а затем – на иностранном.

Если автором документа является должностное лицо, то вместо наименования организации может быть указано полное наименование должности. Такой бланк называется бланком должностного лица и используется только для создания внутренних документов. Проставляется в левом верхнем углу или по центру документа. При отсутствии на документе данного реквизита документ считается недействительным, так как утрачивает свою юридическую силу.

Наименование вида документа

Проставляется через межстрочный интервал под справочными данными об организации. Печатается заглавными буквами без пробелов: ПРОТОКОЛ. Вид документа не указывается на бланках письма.

Дата документа

На документе может быть несколько дат:

- дата подписания

- дата утверждения

- дата согласования.

Датой документа является дата подписания документа. Проставляется ниже наименования вида документа рядом с номером документа.

Гриф ограничения доступа

Располагается на верхнем поле документа в правом углу без кавычек и может включать следующие слова: конфиденциально, лично в руки и т.п.

15 Адресат (тот, кому направляется документ)

Чаще всего используется в служебной переписке. Располагается в правом верхнем углу, печатается через два интервала и включает в себя:

- наименование организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- наименование должности в дательном падеже;

- инициалы и фамилия должностного лица в дательном падеже;

- почтовый адрес в именительном падеже.

Если письмо направляется физическому лицу, то сначала записывается почтовый адрес, затем инициалы и фамилия адресата.

Гриф утверждения документа

Некоторые документы приобретают юридическую силу только после их утверждения первым руководителем или вышестоящей организацией. Проставляется в правом верхнем углу документа на одном уровне с наименованием организации. Включает в себя слово УТВЕРЖДАЮ заглавными буквами без кавычек и двоеточия, полное наименование должности лица, утвердившего документ; личную подпись с расшифровкой и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

____________И.О. Фамилия

«___»__________20_____г.

Резолюция

Это рукописное распоряжение должностного лица о том, кто и в какие сроки должен исполнить документ.

Пишется на любом свободном месте документа или на отдельном листе формата А5 и включает в себя: фамилию или должность исполнителя (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок (когда?) и подпись руководителя без расшифровки.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным является тот, кто указан первым.

Отметка о контроле

Проставляется на левом поле документа рядом с заголовком к тесту и представляет собой слово «контроль» или букву К, выполненные от руки или штампом. Выполняется красным цветом.

Текст документа

Текст официального документа выполняется на русском языке на формате А4 через 1,5-2 интервала, а на формате А5 – через 1 интервал.

Данный реквизит представляет собой связный текст, таблицу или соединение этих структур.

Подпись

Обязательный реквизит, без которого документ не имеет юридической силы. В него входит: подлное наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи (И.О. Фамилия) без скобок.

Печатается реквизит от левого поля под текстом, расшифровка подписи - от правого поля:

Директор С.И. Иванов

В документе может быть несколько подписей, указывающих на то, что ответственность за содержание документа несут несколько лиц. Тогда подписи располагаются друг под другом с учетом сложившейся иерархии. Если документ подписывают руководители одного уровня иерархии, то подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Рассвет» Директор ОАО «Юнит»

 

___________М.И. Грачев ________________С.А. Токарев

 

Гриф согласования документа

В состав реквизита входят слово «СОГЛАСОВАНО» заглавными буквами без кавычек и без двоеточия, наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личная подпись данного лица с расшифровкой и дата согласования. Печатается от левого поля под реквизитом «Подпись»:

СОГЛАСОВАНО

Юрист_______________

С.П. Жуков

«___»__________20___г.

Если на документе два грифа согласования, то они печатаются на одном уровне через 5 ударов табулятора друг от друга.

Если согласований больше двух, то реквизиты оформляются на отдельном листе, который называется листом согласования.

Виза согласования

С помощью данного реквизита оформляется внутреннее согласование документа. Включает в себя наименование должности визирующего лица, личную подпись с расшифровкой и дату визирования.

Если должностное лицо не согласно с проектом документа, то к визе добавляются слова «замечания прилагаются».

Может проставляться в нижней части оборотной стороны документа или в нижней части лицевой стороны копии документа.

25 Печать заверяет подпись должностного лица.

Перечень документов, на которых проставляется печать, правила пользования и хранения печатей должны быть прописаны в Инструкции по делопроизводству и в должностных инструкциях.

Существую печати двух видов: гербовая и простая. Простая печать может быть любой формы и воспроизводить название организации или структурного подразделения. Гербовая печать имеет круглую форму, в центре круга располагается герб РФ, а по окружности – название организации и ее юридический адрес.

Печать на документе должна быть хорошо читаема и одним свои краем задевать наименование должности лица, подписавшего документ. Нельзя ставить печать на личную подпись руководителя.

Отметка о заверении копии

Проставляется ниже реквизита «Подпись» от левого поля. Печатается слово «Верно» без кавычек и двоеточия, на следующей строке печатается наименование должности заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой. Ниже – дата.

Верно:

Секретарь Е.В. Сергиенко

22 сентября 2010 года

Отметка об исполнителе

Используется для оперативной связи с исполнителем. Проставляется на лицевой или оборотной стороне документа в левом нижнем углу. Состоит из ФИО исполнителя и номера его телефона:

Зайцева Ирина Геннадьевна

000 00 00

Тема 9. Служебная переписка

Служебное письмо – документ, обеспечивающий оперативный информационный обмен между организациями.

Требования к составлению и оформлению письма:

1. Оформляется на бланке формата А4 или А 5.

2. Не более 2-х страниц машинописного текста.

3. Грамотно, аккуратно, без исправлений.

4. С соблюдение официально-делового стиля.

5. Письмо должно содержать только объективные и проверенные сведения.

6. В письме должна содержаться достаточная аргументация приведенных фактов.

7. Текст письма должен быть логически последователен, убедителен и корректен.

8. Одно письмо посвящается 1-2 вопросам.

9. Текст излагается от 1 лица множественного числа (просим) или от 1 лица единственного числа (прошу). Чаще используется форма 1 лица множественного числа, так как письмо отражает мнение коллективного субъекта: организации, предприятия….

Письма должны содержать формулы вежливости:

- обращение Уважаемый……………………

- заключение

С уважением……..

Надеемся на дальнейшее сотрудничество………..

При рассылке писем одного содержания разным адресатам слово «копия» не употребляется. В этом случае составляется список адресатов, а в письме можно указать обобщенный адресат.

Письмо подписывает первый руководитель или его заместитель в рамках своей компетенции. Финансовые письма подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.

Различают более 10 разновидностей писем.

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов. Начинается со слов:

Представляем Вам……

Направляем Вам………

Высылаем Вам………..

Текст может содержать разъяснения, просьбы, пояснения, связанные с высылаемым документом. Обязателен реквизит «Отметка о наличии приложения.

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Текст состоит из двух частей:

- обоснование просьбы

- просьба, которая выражается при помощи глагола «просить».

 

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст состоит из:

- обоснования (ссылка на законодательные или нормативные акты)

- изложение запроса.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

В данном случае используется принцип языкового параллелизма: в ответе употребляются те же языковые обороты и лексика, что использовал автор. В письме не пишется фраза «На Ваше письмо от……..». Для этого существует реквизит «Ссылка на номер и дату инициативного письма».

Отрицательный ответ должен быть обоснован и начинается со слов: «В связи….» Рекомендуется дать информацию о том, на каких условиях возможен положительный ответ.

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Обычно небольшое по объему и состоит из 1-2 предложений. Начинается со слов:

Сообщаем Вам, что……

Доводим до Вашего сведения, что…….

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…….

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов.

Ключевая фраза: «Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие на……)»

Может заканчиваться просьбой или пожеланием.

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Данные письма часто носят типовой характер и рассылаются органами управления подведомственным организациям. В них могут дословно приводиться положения законодательных и нормативных актов, могут содержаться рекомендации и приложения. Часто имеют достаточно большой объем.

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательства или подтверждение.

Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды и т.п. Обязательная юридически значимая формула: «Оплату (предоставление) гарантируем.»

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о проведении публичных мероприятий. В тексте может быть следующая информация:

- сообщение о мероприятии, месте и времени проведения;

- приглашение к участию;

- условия участия и другая дополнительная информация.

Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Может оформляться не на бланке, быть любой формы и цвета, иметь рисунок. Адресуется конкретному лицу, а значит, имеет обращение.

Письмо-предложение – служебное письмо, направленное потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. Если письмо отправляется впервые, оно начинается с краткой информацией об авторе, а затем излагается собственно суть предложения. Обязательно использование заключительной формы вежливости: «Надеемся на плодотворное сотрудничество».

Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства.

Текст состоит из двух частей:

1. Ссылка на документ, фиксирующий обязательства сторон (договор).

2. Просьба выполнить те или иные действия.

Ключевые слова:

Напоминаем Вам………

Обращаем Ваше внимание на то, что…………

Ставим Вас в известность, что………….

Письмо может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация-автор, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Ключевая фраза:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции………….

Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения договоренностей.

Структура текста:

1. Суть договоренностей со ссылкой на документ.

2. Существо сложившейся ситуации.

3. Требование.

4. Угрозы в адрес корреспондента.

Ключевые фразы:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства.

Срочно требуем…….

Требуем незамедлительно………..

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд.

В противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции.

В противном случае мы не несем ответственности за последствия.

Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Составляется в свободной форме и на любых бланках.

Ключевые фразы:

Благодарим за…….

Выражаем Вам свою благодарность………

Позвольте Вас поблагодарить……

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за……….

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в жизни организации или должностного лица.

Составляется в свободной форме. Может состоять из 1-2 предложений, но может быть и развернутым, если в нем излагаются основные этапы жизни и деятельности лица, которому адресовано письмо, или достижения организации. Оформляется на бланках любого цвета и формы.

Ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с……..

Искренне поздравляем Вас с………

Примите наши искренние поздравления в связи с ……….

Сердечно поздравляем Вас с……….

Вопросы для самоконтроля:

1. Какую роль играют служебные письма?

2. Каковы основные требования к содержанию и оформлению служебных писем?

3. Какие реквизиты должны быть на бланке письма?

Вопросы для самоконтроля

1. Почему прием входящей документации необходимо проводить в первой половине дня?

2. Перечислите в четкой последовательности действия, необходимые для приема входящих документов?

3. Что такое фальцевание документа?

4. Как следует отправлять документы, которые не фальцуются?

5. Как следует отправлять документы, записанные на машинных носителях?

 

 

Список рекомендуемой литературы

Основная литература:

Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение – М.: КноРус, 2014

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Уч. пособие для студентов в вопросах и ответах: Р.-Д.: «Феникс», 2013

Галахов В.В. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы –М.: Кодекс, 2015

 

Дополнительная литература:

1. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. – Р.-Д.: «Феникс», 2013

2. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Инфра-М, 2011

3. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2013

4. Исковые заявления и претензии. М.Ю. Тихомиров. – М.: Юниформцентр, 2011

5. Организация работы с документами/Под ред. профессора В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2012

6. Поневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. – Мн.: Ашанфея, 2010

7. Розенберг М.Г. Заключение договора международной купли-продажи товаров. – М.: ИНФРА-М, 2011

 

Нормативные документы:

1. Гражданский кодекс РФ. – М., 1997

2. Трудовой кодекс РФ. – М., 2002

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991

4. ГОСТ Р 6. 30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 2003

6. ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

 

Периодические издания:

«Секретарское дело», ежемесячный журнал

«справочник секретаря и офис-менеджера», ежемесячный журнал

КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

для студентов всех специальностей СПО

 

2016 год

 

 

Краткий курс лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления» является вариативной частью цикла общепрофессиональных дисциплин и предназначен для студентов всех специальностей СПО.

 

Разработчик:

Рыбъянова Н.И. преподаватель спецдисциплин ЧУ ПОО Столичный бизнес колледж

 

Введение

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего их деление на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

Если организационно-распорядительная и информационно-справочная документация отражает и фиксирует в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, то внешние контакты отражаются в деловой переписке.

При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия.

Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий хранится в организации. В целях сохранения информации, содержащейся в документах, необходимо знать правила их хранения, поиска и распространения.

Персонал является основным ресурсом организации. Работа с ним связана не только с содержанием основной деятельности организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Правильное оформление кадровых документов обеспечивает социальную и правовую защиту граждан.

Современное делопроизводство невозможно без применения технических средств управления: компьютерная подготовка документов, использование специальных программных средств хранения и обработки документов, средства множительной техники и средства коммуникации.

Особенностью работы современных организация является тот факт, что документы создают и обрабатывают не только сотрудники специализированного структурного подразделения (Службы ДОУ), но и менеджеры всех уровней. Кроме того, в своей служебной и внеслужебной деятельности любой человек составляет и использует документы. Поэтому знание основ делопроизводства необходимо любому специалисту любой отрасли деятельности.

 

 

Тема 1. История делопроизводства в России

Делопроизводство в Древнерусском государстве. В Древнерусском государстве государственных учреждений еще не существовало. Их роль выполняли отдельные должностные лица. Но культура написания документов существовала даже в этот период, например, сохранившиеся до нашего времени данные о договорах с Византией 945 года.

Основные документы этого периода – разнообразные грамоты: уставные, вкладные, купчие, отпускные и т.п.

По виду грамота – отдельный лист пергамента шириной около 15-17 см. Размеры могли быть различными за счет подклейки следующих листов.

Хранились документы в центральных храмах, а в крупных городах существовали даже специальные хранилища документов.

По мере увеличения числа создаваемых документов формировался круг профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. В основном это были псаломщики и дьяки.

Приказное делопроизводство. Название приказного делопроизводства произошло от названия первых государственных учреждений – приказов. Точное число приказов неизвестно, называют от 40 до 70 приказов. Вот некоторые из них: посольский, тайных дел, холопий, большой казны, поместный, разрядный. Деятельность приказов объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой.

Во главе приказа стоял приказной судья, у него в подчинении состояли дьяки, в подчинении у дьяков находились подьячие. Приказному судье принадлежала распорядительная деятельность, дьяки и подьячие занимались организацией и ведением делопроизводства.

В делопроизводстве приказов использовалась специфическая форма документа – столбец или свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь очень большие размеры.

Составные части столбца назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела, начиная с инициативного документа (например, челобитной) и заканчивался документом, содержавшим решение. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления резолюции, адреса.

Документы хранились свернутыми в свиток. Для важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще всего они хранились просто в сундуках. В некоторых приказах были шкафы для хранения документов, а затем придумали меры по охране документов (например, снабжение сундуков замками).

Видовой состав документов приказного делопроизводства был следующим:

- грамоты (царские указы, посылаемые из приказов на места);

- приговоры;

- наказы;

- доклады;

- памяти;

- отписки (документы, поступавшие в приказы с мест);

- челобитные (обращения граждан к центральной власти).

Внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата и содержание документа составляли один сплошной текст.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовка дела «к докладу»;

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение.

Коллежское делопроизводство. В результате петровских реформ сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии. Вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Доминирующее значение здесь получил коллегиальный способ принятия решений. В 1720г. Петром 1 был утвержден Генеральный регламент. С этого момента и начинается система делопроизводства, получившая название «коллежской» по названию учреждений – коллегий.

Делопроизводственная деятельность коллегии закрепилась за самостоятельным подразделением – канцелярией. Центральной фигурой канцелярии стал секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, «докладывание» дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Например, нотариус вел протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии. Актуариус вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей. Регистратор вел регистрационные книги:

- журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии;

- регистрационные книги для входящих и исходящих документов.

При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия. Например: указные грамоты, наказы заменены указами, инструкциями; челобитные – прошениями; памяти и отписки – рапортами, доношениями, известиями.

В 1700 г. Петр 1 издал указ об отмене столбцовой формы документов и всеобщем переходе к тетрадной форме. Для многих документов разработаны образцы, по которым следовало составлять документы.

Выделяется из текста и становится самостоятельным реквизитом дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Мая 25 дня 1724 года».

Наименование документа тоже стало самостоятельным реквизитом. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования: подписи, отметки о согласовании, отметки о контроле и т.п.

Министерское делопроизводство. В начале 19 века зародилась новая система управления – министерская. Она основывалась на принципе единоначалия (во главе министерства стоял единолично управляющий министр, ответственный перед самим императором). Были созданы следующие министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства – Государственное казначейство.

С этого нововведения начинается отсчет нового периода делопроизводства – министерского.

В 1811г. Был издан законодательный акт «Общее учреждение министерств». В этом акте давался как «образ» порядок производства дел, включающий:

- порядок вступления дел;

- движение (производство) дел;

- отправку дел;

- ревизию дел;

- отчетность в делах.

Поступающие в министерство дела делились на три категории:

- текущие дела (донесения, ведомости, переписки);

- чрезвычайные дела;

- дела, не терпящие отлагательства.

Чрезвычайные и срочные дела рассматривались в первую очередь. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланков включались:

- наименование учреждения;

- наименование структурных подразделений;

- дата документа;

- регистрационный номер документа.

Особенность делопроизводства этого периода – появление делопроизводственной литературы. Большое значение имели письмовики – сборники образцов документов.

Несмотря на существенные изменения, которые произошли в системе министерского делопроизводства, к концу 19 века жизнь требовала ускорения процесса делопроизводства.

Далее развитие делопроизводства в России начинает соотноситься с техническим прогрессом. В конце 19 века начали использоваться пишущие машинки. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм, письменной записи переданного по телефону сообщения.

Революция 1917 года привела к полному слому государственного аппарата и созданию нового, что отразилось на развитии делопроизводства.

Делопроизводство 1917-1941 гг. Октябрьский переворот 1917 года изменил государственный аппарат. Для управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления были созданы 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие и солдаты, не имеющие специального образования. В связи с этим уровень делопроизводства существенно понизился, хотя дореволюционный опыт использовался.

В этот период начали проводиться исследования в области научной организации труда (НОТ) и делопроизводства, были изданы важные нормативно-методические документы в сфере делопроизводства.

В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ). Он занимался такими вопросами, как:

- документооборот учреждений и методы его оптимизации;

- способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;

- контроль исполнения документов;

- хранение документов.

В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. С другой стороны, рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ, и разнобой в деятельности организаций и ведомств в вопросах делопроизводства нарастает. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике.

Но Великая отечественная война прервала все эти начинания.

Делопроизводство 1945-1993 гг. В начале 60-х годов тема делопроизводства стала вновь актуальной для государственного управления.

Первым юридически важным этапом стало принятие в 1963 году постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов была поручена разработка ЕГСД (Единая Государственная Система Делопроизводства). Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.

В 1988 году вышла новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы. Внедрение ГОСТов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации.

Затем встал вопрос о создании автоматизированных систем управления (АСУ) и унификации системы документации (УСД).

Концепция информатизации до на