Тема 8. Информационно-справочные документы, передаваемые по каналам электросвязи

Телеграмма – документ, передаваемый по телеграфной сети общего пользования.

Это разновидность переписки, когда требуется своевременное решение вопроса.

Порядок осуществления телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 года № 1108.

Телеграммы подразделяются на категории и виды. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Сроки прохождения: простая – 6 часов, срочная – 3 часа.

Оформляется на специальном бланке или листе бумаги светлых тонов.

Реквизиты:

- наименование вида документа

- вид телеграммы

- адрес получателя

- текст

- подпись

- дата и номер

- адрес отправителя.

Требования к тексту:

- не более 300 слов

- кратко, без союзов и предлогов (кроме «не»)

- заглавными буквами

- через один межстрочный интервал

- числовые обозначения могут быть цифрами или словами

- знаки препинания не ставятся

- словами пишут «дробная черта», «плюс», «минус», «вопросительный знак», «восклицательный знак»

- не используются многословные предложения

- без переноса слов, абзаца и исправлений

Подпись оформляется отдельной строкой. Под подписью проводится черта, ниже которой указывается адрес отправителя, должность и ФИО отправителя, дата отправления.

Факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.

Факсограмма не считается отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ. Чаще всего факс используют для передачи различных информационных сообщений.

Документ, переданный по факсу, является копией, поэтому не имеет юридической силы. Но по договору между организациями он может приравниваться к документу.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по каналам телефонной связи.

Отправитель составляет телефонограмму как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Реквизиты:

- наименование организации

- адресат

- должность и ФИО сотрудника, отправившего телефонограмму

- должность и ФИО сотрудника, принявшего телефонограмму

- номера телефонов отправителя и получателя

- наименование вида документа

- дата и номер документа

- время передачи

- текст

- должность и ФИО лица, от имени которого передана телефонограмма.

Требования к тексту:

- не более 50 слов

- без труднопроизносимых слов

- без сложных речевых оборотов.

Принимающая сторона сначала записывает текст телефонограммы от руки, затем оформляет печатный вариант документа.

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Какую роль выполняют документы, переданные с помощью электронных средств связи?

2. В чем особенность оформления телеграммы?

3. Каковы правила передачи телефонограммы?

Тема 9. Служебная переписка

Служебное письмо – документ, обеспечивающий оперативный информационный обмен между организациями.

Требования к составлению и оформлению письма:

1. Оформляется на бланке формата А4 или А 5.

2. Не более 2-х страниц машинописного текста.

3. Грамотно, аккуратно, без исправлений.

4. С соблюдение официально-делового стиля.

5. Письмо должно содержать только объективные и проверенные сведения.

6. В письме должна содержаться достаточная аргументация приведенных фактов.

7. Текст письма должен быть логически последователен, убедителен и корректен.

8. Одно письмо посвящается 1-2 вопросам.

9. Текст излагается от 1 лица множественного числа (просим) или от 1 лица единственного числа (прошу). Чаще используется форма 1 лица множественного числа, так как письмо отражает мнение коллективного субъекта: организации, предприятия….

Письма должны содержать формулы вежливости:

- обращение Уважаемый……………………

- заключение

С уважением……..

Надеемся на дальнейшее сотрудничество………..

При рассылке писем одного содержания разным адресатам слово «копия» не употребляется. В этом случае составляется список адресатов, а в письме можно указать обобщенный адресат.

Письмо подписывает первый руководитель или его заместитель в рамках своей компетенции. Финансовые письма подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.

Различают более 10 разновидностей писем.

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов. Начинается со слов:

Представляем Вам……

Направляем Вам………

Высылаем Вам………..

Текст может содержать разъяснения, просьбы, пояснения, связанные с высылаемым документом. Обязателен реквизит «Отметка о наличии приложения.

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Текст состоит из двух частей:

- обоснование просьбы

- просьба, которая выражается при помощи глагола «просить».

 

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст состоит из:

- обоснования (ссылка на законодательные или нормативные акты)

- изложение запроса.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

В данном случае используется принцип языкового параллелизма: в ответе употребляются те же языковые обороты и лексика, что использовал автор. В письме не пишется фраза «На Ваше письмо от……..». Для этого существует реквизит «Ссылка на номер и дату инициативного письма».

Отрицательный ответ должен быть обоснован и начинается со слов: «В связи….» Рекомендуется дать информацию о том, на каких условиях возможен положительный ответ.

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Обычно небольшое по объему и состоит из 1-2 предложений. Начинается со слов:

Сообщаем Вам, что……

Доводим до Вашего сведения, что…….

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…….

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов.

Ключевая фраза: «Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие на……)»

Может заканчиваться просьбой или пожеланием.

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Данные письма часто носят типовой характер и рассылаются органами управления подведомственным организациям. В них могут дословно приводиться положения законодательных и нормативных актов, могут содержаться рекомендации и приложения. Часто имеют достаточно большой объем.

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательства или подтверждение.

Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды и т.п. Обязательная юридически значимая формула: «Оплату (предоставление) гарантируем.»

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о проведении публичных мероприятий. В тексте может быть следующая информация:

- сообщение о мероприятии, месте и времени проведения;

- приглашение к участию;

- условия участия и другая дополнительная информация.

Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Может оформляться не на бланке, быть любой формы и цвета, иметь рисунок. Адресуется конкретному лицу, а значит, имеет обращение.

Письмо-предложение – служебное письмо, направленное потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. Если письмо отправляется впервые, оно начинается с краткой информацией об авторе, а затем излагается собственно суть предложения. Обязательно использование заключительной формы вежливости: «Надеемся на плодотворное сотрудничество».

Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства.

Текст состоит из двух частей:

1. Ссылка на документ, фиксирующий обязательства сторон (договор).

2. Просьба выполнить те или иные действия.

Ключевые слова:

Напоминаем Вам………

Обращаем Ваше внимание на то, что…………

Ставим Вас в известность, что………….

Письмо может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация-автор, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Ключевая фраза:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции………….

Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения договоренностей.

Структура текста:

1. Суть договоренностей со ссылкой на документ.

2. Существо сложившейся ситуации.

3. Требование.

4. Угрозы в адрес корреспондента.

Ключевые фразы:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства.

Срочно требуем…….

Требуем незамедлительно………..

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд.

В противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции.

В противном случае мы не несем ответственности за последствия.

Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Составляется в свободной форме и на любых бланках.

Ключевые фразы:

Благодарим за…….

Выражаем Вам свою благодарность………

Позвольте Вас поблагодарить……

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за……….

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в жизни организации или должностного лица.

Составляется в свободной форме. Может состоять из 1-2 предложений, но может быть и развернутым, если в нем излагаются основные этапы жизни и деятельности лица, которому адресовано письмо, или достижения организации. Оформляется на бланках любого цвета и формы.

Ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с……..

Искренне поздравляем Вас с………

Примите наши искренние поздравления в связи с ……….

Сердечно поздравляем Вас с……….

Вопросы для самоконтроля:

1. Какую роль играют служебные письма?

2. Каковы основные требования к содержанию и оформлению служебных писем?

3. Какие реквизиты должны быть на бланке письма?