Ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа

Используется только на бланке письма под номером и датой документа и представляет собой: На №­­­____от "___"________20___г. Заполняется только на письмах-ответах.

13 Место издания документа

Указывается после названия организации в том случае, если необходимо указать структурное подразделение – автора документа.

Гриф ограничения доступа

Располагается на верхнем поле документа в правом углу без кавычек и может включать следующие слова: конфиденциально, лично в руки и т.п.

15 Адресат (тот, кому направляется документ)

Чаще всего используется в служебной переписке. Располагается в правом верхнем углу, печатается через два интервала и включает в себя:

- наименование организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- наименование должности в дательном падеже;

- инициалы и фамилия должностного лица в дательном падеже;

- почтовый адрес в именительном падеже.

Если письмо направляется физическому лицу, то сначала записывается почтовый адрес, затем инициалы и фамилия адресата.

Гриф утверждения документа

Некоторые документы приобретают юридическую силу только после их утверждения первым руководителем или вышестоящей организацией. Проставляется в правом верхнем углу документа на одном уровне с наименованием организации. Включает в себя слово УТВЕРЖДАЮ заглавными буквами без кавычек и двоеточия, полное наименование должности лица, утвердившего документ; личную подпись с расшифровкой и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

____________И.О. Фамилия

«___»__________20_____г.

Резолюция

Это рукописное распоряжение должностного лица о том, кто и в какие сроки должен исполнить документ.

Пишется на любом свободном месте документа или на отдельном листе формата А5 и включает в себя: фамилию или должность исполнителя (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок (когда?) и подпись руководителя без расшифровки.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным является тот, кто указан первым.

Заголовок к тексту документа

Этот документ обязателен на бланках формата А4. На бланках документов формата А5 данный реквизит не проставляется.

Представляет собой краткое содержание документа и проставляется под № и датой документа. Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: о чем? о ком? кого? чего?

Заголовок должен точно передавать содержание документа, но при этом должен быть максимально кратким.

Отметка о контроле

Проставляется на левом поле документа рядом с заголовком к тесту и представляет собой слово «контроль» или букву К, выполненные от руки или штампом. Выполняется красным цветом.

Текст документа

Текст официального документа выполняется на русском языке на формате А4 через 1,5-2 интервала, а на формате А5 – через 1 интервал.

Данный реквизит представляет собой связный текст, таблицу или соединение этих структур.

Отместка о наличии приложения

Приложения являются дополнением к документу для подтверждения вопросов, затронутых в документе.

 

От левого поля сразу после текста печатается слово «Приложение» с большой буквы, ставится двоеточие, печатается название прилагаемого документа, указывается количество листов и экземпляров.

Приложение: план развития организации на 5л. в 1 экз.

Подпись

Обязательный реквизит, без которого документ не имеет юридической силы. В него входит: подлное наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи (И.О. Фамилия) без скобок.

Печатается реквизит от левого поля под текстом, расшифровка подписи - от правого поля:

Директор С.И. Иванов

В документе может быть несколько подписей, указывающих на то, что ответственность за содержание документа несут несколько лиц. Тогда подписи располагаются друг под другом с учетом сложившейся иерархии. Если документ подписывают руководители одного уровня иерархии, то подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Рассвет» Директор ОАО «Юнит»

 

___________М.И. Грачев ________________С.А. Токарев

 

Гриф согласования документа

В состав реквизита входят слово «СОГЛАСОВАНО» заглавными буквами без кавычек и без двоеточия, наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личная подпись данного лица с расшифровкой и дата согласования. Печатается от левого поля под реквизитом «Подпись»:

СОГЛАСОВАНО

Юрист_______________

С.П. Жуков

«___»__________20___г.

Если на документе два грифа согласования, то они печатаются на одном уровне через 5 ударов табулятора друг от друга.

Если согласований больше двух, то реквизиты оформляются на отдельном листе, который называется листом согласования.

Виза согласования

С помощью данного реквизита оформляется внутреннее согласование документа. Включает в себя наименование должности визирующего лица, личную подпись с расшифровкой и дату визирования.

Если должностное лицо не согласно с проектом документа, то к визе добавляются слова «замечания прилагаются».

Может проставляться в нижней части оборотной стороны документа или в нижней части лицевой стороны копии документа.

25 Печать заверяет подпись должностного лица.

Перечень документов, на которых проставляется печать, правила пользования и хранения печатей должны быть прописаны в Инструкции по делопроизводству и в должностных инструкциях.

Существую печати двух видов: гербовая и простая. Простая печать может быть любой формы и воспроизводить название организации или структурного подразделения. Гербовая печать имеет круглую форму, в центре круга располагается герб РФ, а по окружности – название организации и ее юридический адрес.

Печать на документе должна быть хорошо читаема и одним свои краем задевать наименование должности лица, подписавшего документ. Нельзя ставить печать на личную подпись руководителя.

Отметка о заверении копии

Проставляется ниже реквизита «Подпись» от левого поля. Печатается слово «Верно» без кавычек и двоеточия, на следующей строке печатается наименование должности заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой. Ниже – дата.

Верно:

Секретарь Е.В. Сергиенко

22 сентября 2010 года

Отметка об исполнителе

Используется для оперативной связи с исполнителем. Проставляется на лицевой или оборотной стороне документа в левом нижнем углу. Состоит из ФИО исполнителя и номера его телефона:

Зайцева Ирина Геннадьевна

000 00 00