Особенности организации приема и размещения. Учет по месту пребывания.

 

По прибытии в пункт назначения въезжающий обязан в течение трех суток, исключая праздники и выходные дни, представить свой паспорт для регистрации. Для того чтобы гостиница имела право самостоятельно регистрировать иностранных граждан, следует получить лицензию на международную туристскую деятельность

Во время регистрации в гостинице администратор обращает внимание на срок действия визы, проставляет в визе регистрационный номер гостя, название гостиницы и дату регистрации. [6]

В некоторых гостиницах иностранные граждане не заполняют анкету. В счет иностранца включается государственная пошлина в размере 20% МРОТ, если это первый пункт регистрации после пересечения границы.

Или же пересекаю границу, иностранный гражданин должен заполнить миграционную карту.Карта оформляется на каждого, кто въезжает в Россию и имеет право на временное безвизовое нахождение в стране. Он содержит данные о человеке, цель поездки и сроки посещения страны.

Миграционным учетом занимается УФМС РФ, именно в базу данных этой службы заносится информация о каждом иностранце, пересекающем границу, там же содержится идентификационный номер выданных МК, на которые после заполнения ставится штамп Пограничной службы, подтверждающий легальное пересечение границы РФ. [7]

МК состоит из въездной и выездной частей.

Это так называемые талоны «А» и «Б». Талон «А» остается у пограничников, талон «Б» со штампом о пересечении границы РФ передается иностранцу. Информация вносится кириллицей. Если иностранец не владеет русским, то допускается заполнение латиницей.

МК заполняется на каждого иностранца, в том числе и на детей. Информация в МК вносится лично иностранцем, однако, если это невозможно (гражданин не владеет грамотой, является малолетним ребенком или внести информацию в МК он не способен по состоянию здоровья), то заполнить документ вправе третьи лица. [7]

Графа «Цель визита»

Важный момент — в графе, где указывается цель визита, следует проставить отметку, с какой именно целью вы посещает РФ.

Некоторые считают, что если указать вместо «работа» «частный» или «туризм», то это позволит избежать усиленного контроля со стороны ФМС и позволит спокойно работать, там, где они захотят.

Это в корне неверно, так как после выяснения того обстоятельства, что вы все-таки занимаетесь трудовой деятельностью, вас могут оштрафовать или выдворить из РФ. В дальнейшем попасть в страну станет невозможным. Более того, если иностранец не указывает в МК работу как цель визита, то в выдаче патента и разрешения на работу ему безоговорочно откажут.

Срок действия МК и его продление

Иностранным лицам следует знать, что выданный документ имеет ограниченный время действия, после чего МК считается недействительной. Срок действия миграционной карты ограничен 3 месяцами. Если иностранец, например, заключает трудовой контракт, он имеет право оставаться в стране в течение всего срока действия этого соглашения, но не дольше 12 месяцев со дня вьезда. Если спустя год работодатель пролонгирует трудовое соглашение, то следует продлить и МК. [7]

Самый простой способ продления документа — выезд за пределы РФ и повторный въезд на ее территорию. Если вы не планируете надолго покидать страну, то можете вернуться в этот же день. Въезжая в Россию повторно, вы получите новый бланк МК с новым сроком пребывания.

Важный нюанс: если на момент выезда из страны МК окажется просроченной, то вам грозит штраф до 5 тыс. руб.

Но это и наиболее затратный вариант, ведь не у каждого иностранца есть лишние деньги и время на подобную поездку.

Чтобы продлить миграционную карту без выезда иностранец или принимающая сторона (ПС) должны обратиться в ближайшее отделение ФМС. Продление МК происходит при наличии заявки от ПС и весомых причин для дальнейшего проживания в стране. [7]

Срок продлевается без выезда, если иностранец:

· Получил РВП либо только подал прошение на его получение (продлевается до выдачи РВП);

· Подал документы на вступление в гражданство (продлевается до вынесения решения);

· Заключил трудовое соглашение и его работодатель подал официальное прошение в органы ФМС о продлении срока пребывания (продлевается на период действия договора, но не больше 12 месяцев со дня въезда в РФ);

· Зачислен в один из вузов страны (на срок действия договора на предоставление образовательных услуг, но не больше 12 месяцев, затем возможно дальнейшее продление);

· Подал заявление о предоставлении временного убежища в РФ либо ходатайствует о продлении его срока;

· Получил разрешение на работу либо патент, а также ходатайствовал о продлении этих документов.

Документы для продления МК

Для продления МК, в зависимости от ситуации потребуются документы:

· Заявление от иностранца о необходимости продления МК (пример бланка можно скачать по ссылке, но лучше обратиться в ФМС за актуальной версией);

· Копия трудового контракта, на основании которого подается прошение о продлении МК;

· Заявление от ПС о продлении срока действия МК;

· Копии паспорта и МК;

· Разрешение на работу.

Контактная служба (фронт офис) организует обслуживание клиентов и отвечает за оплату гостиничных услуг. Через нее осуществляется связь с любым другим отделом отеля. Основным инструментом службы приема и размещения является работа с информацией, которая направляется по двум каналам - к гостям и в администрацию. К туристам поступает информация о составе номерного фонда, тарифах, видах обслуживания.

При оформлении въезда и выезда происходит обмен информацией между контактной службой и соответствующими подразделениями гостиницы: о занятости номерного фонда, составе гостей по целям приезда и продолжительности пребывания, уровне удовлетворенности предоставленными услугами, запросах на сопутствующие услуги (питание, транспорт, досуг и др.). Служба приема и размещения является сердцем любого отеля. Во многих отелях она получила название reception. С этой службой клиент контактирует чаще всего, обращаясь за информацией и советами. Работник службы приема и размещения первый после швейцара человек, который встречает клиента и вступает с ним в тесный контакт. И именно первые 5 -7 минут контакта с портье создают сильное впечатление у клиента о гостинице, которую он выбрал. [8]

Основные цели и стратегии службы приема и размещения гостиницы совпадают с главной задачей всей гостиницы - это предоставление гостям самого высокого качества услуг, а также увеличение процента занятости гостиницы. Что касается стратегий для достижения поставленных целей, то это, например, улучшение рекламы представления отеля, уменьшение времени регистрации гостей. Сотрудники этой службы должны быть предельно внимательны и корректны, их разговор с клиентами никогда не должен прерываться длительным телефонным разговором. [16]

К службе приема и размещения предъявляются следующие требования:

· В первых, служба приема и размещения должна быть расположена в непосредственной близости от входа в гостиницу.

· Во вторых, стойка регистрации клиентов должны быть чистой и свободной от посторонних предметов.

· В третьих, сотрудники службы приема и размещения должны быть опрятно одетыми, иметь безупречный внешний вид. [9]

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, исполнитель обязан обеспечить круглосуточное оформление проживающих, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее. Поэтому работа службы приема и размещения имеет сменный характер.

Основными функциями службы приема и размещения считаются: бронирование мест в гостинице; регистрация и размещение туристов; оформление расчетов при выезде гостя; предоставление различной информации.

Перед началом работы необходимо также просмотреть информацию о наличии свободных мест и заявки на текущие сроки. На основании ряда документов администратор ведет учет использования номерного фонда. [10]

При приеме гостя портье должен: проверить все условия предварительного бронирования; предложить клиенту заполнить анкету; проверить документы клиента. До прибытия гостя служба приема и размещения получает от службы бронирования обработанные заявки и составляет карту движения номерного фонда, помогающую вести учет свободных номеров в гостинице. В большинстве гостиниц учет свободных номеров производится автоматически с использованием специальных компьютерных программ

Сведения о наличии свободных мест в гостинице и количестве проживающих гостей служба приема и размещения четко передает всем остальным службам отеля. Для хранения ключей от номеров используется стенд с пронумерованными отделениями. Во многих гостиницах используются электронные ключи. [10]

Сразу после размещения гостя в отеле расчетная часть открывает счет на имя клиента. Обычно гость пользуется услугами различных гостиничных служб, предъявляя при этом или карточку гостя, или называя номер комнаты. Эти службы подают сведения о расходах гостя в расчетную часть, которая включает их в общий счет. В конце пребывания гостя расчетная часть рассчитывается с ним и подает информацию об этом во все гостиничные службы.

Одна из функций службы приема - ведение картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка, в которой содержится информация, собранная со всех служб гостиницы, имевших с гостем контакт. При повторном приезде гостя эта информация дает возможность персоналу значительно повысить качество обслуживания, позволяет предвидеть пожелания и потребности гостя. [11]

В службу приема и размещения входят следующие сотрудники. Руководитель службы приема и размещения - руководит работой службы, решает основные вопросы и конфликтные ситуации, возникшие между персоналом отеля и клиентами, ведет учет и контроль работы службы, контролирует соблюдение пропускного и паспортно-визового режима.

Заместитель руководителя службы приема и размещения (администратор) - обеспечивает своевременное размещение туристских групп и участников массовых заездов, отвечает за правильное ведение служебной документации, ее сохранность, состояние архива, принимает меры по устранению конфликтов между персоналом отеля и клиентами. [18]

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, исполнитель обязан заключить с потребителем договор на предоставление гостиничных услуг. Договор на предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта, военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность потребителя. Если подтверждение на размещение получено, то заполняется анкета гостя, которая и является договором между гостиницей и потребителем, подтверждающим вид размещения, продолжительность пребывания, стоимость номера и гарантию оплаты услуг. [11]

После того как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты с паспортными данными гостя, вписывает в анкету номер комнаты, в которой будет проживать гость, дату и время прибытия и подписывает ее. Далее администратор выписывает разрешение на поселение - документ, дающий право на занятие номера или места в номере.

Администратор также заполняет визитную карту гостя - документ на право входа в гостиницу и получения ключа от номера. Карта всегда выписывается в одном экземпляре и должна содержать следующие данные: Ф. И. О. гостя, номер комнаты и сроки проживания. Часто в такой карте указывается разнообразная информация о гостинице, работе вспомогательных и сервисных служб, рекламная информация.

Расчеты с проживающими. В отелях используются два основных вида расчетов - наличный и безналичный. В отелях высокой категории в качестве платежного средства используются дебетовые и кредитные карты. В таком случае в заявке на бронирование указываются номер и срок действия кредитной карты, а также название платежной системы. Естественно, что в таком случае гостиница должна иметь электронный терминал и банкоматы. [15]

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, плата за проживание производится в соответствии с единым расчетным часом - 12 часов текущих суток по местному времени. Расчет платы за проживание начинают считать с 12 часов той даты, когда гость заехал, независимо от фактического часа заезда. При проживании менее суток плата взимается за целые сутки, независимо от расчетного часа.

Согласно Федеральный закон "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" Принят Государственной Думой 4 октября 1996 года, который определяет принципы государственной политики, направленной на установление правовых основ единого туристского рынка в Российской Федерации, и регулирует отношения, возникающие при реализации права граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства на отдых, свободу передвижения и иных прав при совершении путешествий, а также определяет порядок рационального использования туристских ресурсов Российской Федерации. [4]