Тема 14. Порядок и способы хранения документов.

1. Перечень документов подлежащих хранению

2. Подготовка документов для сдачи в архив

3. Сроки хранения бухгалтерских документов

4. Изъятие бухгалтерских документов

Перечень документов подлежащих хранению

Все документы, создающиеся в бухгалтерии предприятия, содержат различную информацию, и их значение определяются степенью важности содержащихся в них сведений. Наряду с разовыми документами, существует ряд документов, ценность которых составляет сохранять их в течение многих лет. Поэтому специально созданной экспертной комиссии (ЭК) необходимо систематически проводить экспертизу ценности документов на основе установленных критериев с целью определения порядка и сроков их хранения. Это позволяет экономить помещения и оборудование для хранения документов, а также время работников, занимающихся поиском нужной информации.

Для установления конкретных сроков хранения документов архивных учреждениями разрабатываются и утверждаются перечни документальных материалов с указанием категорий документации. Исчислением срока хранения документов производится с первого января года, следующего за годом отчётности.

 

Подготовка документов для сдачи в архив

Правила группировки в дела по видам и хронологии

а) уставы, положения инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

б) приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, подлинные экземпляры приказов по основной деятельности подшивают в дела вместе с приложениями в порядке их номеров, а документы к приказам по основной деятельности группируют и подшивают отдельно;

в) приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшивают в личные дела сотрудников или составляют из них самостоятельно дело приложений к данным приказам;

г) плановые и отчётные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

д) документы в отчётах необходимо располагать в определённой последовательности. Так, документы отчёта о финансовой деятельности, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в следующем порядке: объяснительная записка к отчёту, баланс, приложения;

е) лицевые счета сотрудников организации по зарплате группируют в самостоятельные дела и располагают в них в алфавитном порядке фамилий;

ж) протоколы собраний и заседаний совета трудового коллектива (правления акционерных обществ и др.) группируют по хронологии порядку номеров. Документы, подготовительные к заседаниям, помещают после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов;

з) переписку группируют за календарный гол и систематизируют в хронологической последовательности; документ-ответ помещают за документом – запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности субъекта, группируют в одно дело при условии, что они касаются одного и того же вопроса;

и) папки с документами переплетают, и на титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчётный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Учетные регистры, бухгалтерские отчёты и балансы до передачи их в архив в организации хранят в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчётности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, либо в кассе организации. Документы прошлого года в соответствии с правилами архивного дела хранят в бухгалтерии в течении всего наступившего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения документов несёт руководитель предприятия.

Документы, имеющие научно- историческую ценность, по истечении установленных сроков сдают по акту в местный государственный архив, не имеющие такой ценности документы согласно надлежаще оформленному акту уничтожают.